Главная Ступени

Как правильно снять z отчет. Z-отчёт: что это такое и как его сделать. Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта

Z-отчетом называется документ, на основании которого осуществляется ведение учета выручки при применении ККТ. Он представляет собой контрольную ленту и составляется по окончании смены или рабочего дня. В Z-отчете содержатся сведения о ККТ и денежных расчетах (с помощью наличных или электронных средств). Это закреплено в п. 2 Положения, утвержденном постановлением правительства от 23.07.2007 №470.

Z-отчет в онлайн-кассе – это документ, который формируется в конце смены в результате использования нового вида ККТ. Сразу после формирования он передается в ФНС.

Переход на онлайн-кассы

Федеральный закон от 03.07.2016 №290-ФЗ внес ряд изменений в порядок применения ККТ.

В частности он обязывает юридических лиц и ИП применять новую ККТ, передающую в онлайн режиме информацию о расчетах в ФНС. Это, по мнению налоговиков, улучшит эффективность налогового контроля и позволит в автоматическом режиме выявлять все нарушения.

В законе (ст. 7) предусматривается поэтапный переход на онлайн-кассы:

С 1 февраля 2017 г. еще можно работать на зарегистрированной ККТ старого образца, но поставить ее на учет уже нельзя;
С 1 июля 2017 г. на онлайн-ККТ должны перейти все организации и ИП, применяющие кассовую технику в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 №54-ФЗ;
С 1 июля 2018 г. установить онлайн-кассы должны предприниматели на ПСН и ЕНВД, оказывающие населению бытовые услуги и выписывающие БСО, т.е. те, кто сейчас не обязан применять ККМ.

Z-отчет: онлайн-касса

По старым правилам юридические лица и ИП, которые применяли ККТ, формировали Z-отчет, чтобы занести соответствующие данные в журнал (форма №КМ-4) и справки-отчеты (форма №КМ-6) кассира-операциониста. Эти формы утверждены в постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132.

В п. 3 постановления Правительства от 12.11.2016 №1173 закреплено, что с 1 июля 2017 года перестает действовать положение, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 №470, в котором было предусмотрено использование бумажных контрольных лент.

В п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ установлено, что после того, как расчеты с применением ККТ окончены, должен быть сформирован отчет о закрытии смены. По факту речь идет о Z-отчете. Таким образом, в новой ККТ будет формироваться Z-отчет, который сразу же автоматически будет передаваться в ФНС. Благодаря автоматизации, сведения, содержащиеся в отчете, будут отражаться в бухгалтерском учете юридических лиц и ИП, применяющих ККТ.

Z-отчет онлайн-кассы содержит сведения о произведенных на данной ККТ расчетах, указанных в кассовых чеках (или БСО) и кассовых чеках коррекции (или БСО коррекции). Его можно распечатать на бумажном носителе.

Новая контрольно-кассовая техника должна обеспечивать хранение Z-отчетов без возможности корректировки в течение 30 календарных дней (п.4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ).

Таким образом, Z-отчет онлайн-кассы – это отчет о завершении смены, который формируется новым фискальным накопителем и передается в режиме онлайн в налоговую. Это позволит предприятиям и ИП не хранить, как прежде, распечатанные Z-отчеты, что существенно упростит ведение бухгалтерского учета. Заметим, что вмененщикам и ИП на патенте затраты на покупку новых касс в определенных пределах, возместят . Отметим также, что новая техника требует меньше затрат на свое содержание, и процедура ее регистрации быстрее и проще.

Предусмотренная законодательством обязанность применения контрольно-кассовой техники вынуждает также оформлять соответствующую документацию. Одним из таких требований является Z-отчёт. В данной статье мы ознакомимся с основными принципами его оформления в соответствии с действующими законодательными нормами.

Государственная межведомственная экспертная комиссия по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) утвердила Перечень печатаемых на чековых и контрольных лентах основных буквенно-символьных обозначений, используемых в контрольно-кассовых машинах, в котором указано, что буквой Z обозначают отчёт с гашением - итоговый чек, отображающий операции и сумму выручки за день.

В новой редакции законодательства этот отчёт называют отчётом о закрытии смены.

Чтобы оформить такой отчёт, не потребуется дополнительных финансовых, материальных, трудовых или особых временных затрат. Кассовая техника запрограммирована на самостоятельное оформление Z-отчёта, вводить вспомогательную информацию нет нужды.

От кассира требуется лишь знание того, на какие кнопки следует нажимать (согласно инструкции к кассовому аппарату), в результате он получит распечатанный чек с итоговыми данными.

Важно! Законодательство определяет, что между двумя Z-отчётами временной промежуток не может быть больше 24 часов.

Современная кассовая техника часто программируется таким образом, чтобы исключить такой фактор, как забывчивость кассиров: если в течение 24 часов после оформления предыдущего Z-отчёта не оформить следующий, она будет заблокирована.

Для чего он нужен

Z-отчёт нужен для:

кассира, чтобы закрыть смену и сдать выручку инкассаторам или бухгалтеру;
бухгалтера, чтобы проконтролировать правильность сданной выручки;
владельца, чтобы проверить честность работы кассира и эффективность бизнеса;
проверяющего из налоговой, чтобы проверить правильность применения контрольно-кассовой техники в процессе встречных проверок, а также правильность начисления и уплаты налогов, так как при обнулении сумма выручки запоминается фискальным накопителем.

Читайте также: Кассовый аппарат «Штрих-Мпей-Ф»

Основное предназначение Z-отчёта - обнулить результат работы магазина, передать данные для контроля налоговой службой. Отчёт с гашением является основой для управления магазином и оформления бухгалтерской и статистической отчётности.

Важно! Нужно понимать, что из кассы после обнуления нельзя будет выдать деньги или вернуть их клиенту, отказавшемуся от покупки. Такие операции будут оформляться уже через центральную кассу с разрешения главного бухгалтера и руководителя.

Виды Z-отчётов

Можно снимать такие виды Z-отчётов:

Базовый - такой отчёт завершает работу смены и обнуляет работу всего магазина.
По подразделениям - показывает работу каждого отдела за смену.
По каждому продавцу - позволяет контролировать работу отдельных лиц.
В ассортиментном разрезе, если такая функция предусмотрена в модели кассового аппарата, позволяет оценить скорость товарооборота разных товаров.
Нулевой - в случае отсутствия операций за итоговый период.

Накопления в отчёте

Накоплениями называют общую сумму выбитых кассовых чеков от начала работы кассовой машины. Согласно действующему законодательству она не имеет значения с точки зрения полноты и своевременности уплаты налогов.

В каких случаях накопления могут обнулять

Z отчет кассового аппарата: видео

Обнуление накоплений может происходить при:

перерегистрации ККМ;
установке нового блока памяти;
после ремонта, перепрограммирования или технического обслуживания.

Знаете ли вы? Если кассовый аппарат отказывается выдать Z-отчёт, возможно, вы не открыли смену (отсутствуют операции продажи за день). Чтобы оформить его с нулевыми показателями, выбейте нулевой чек.

Обязательно ли делать Z-отчёт при передаче смены

Законодательство не требует обнуления кассы при передаче смены, главное - чтобы процедура проводилась 1 раз в 24 часа. Однако внутренним распорядком работы предприятия такое правило может быть предусмотрено для собственного удобства. Максимальное количество Z-отчётов за сутки не ограничивается.

Читайте также: Выявлена недостача денежных средств в кассе: проводка

Есть ли штраф за не распечатанный Z-отчёт

Если не распечатать Z-отчёт, наступает ответственность согласно статье 19.7 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации в виде штрафа:

С лица, ответственного за распечатку отчёта, взыскивается штраф в размере 100-300 руб.
С бухгалтера, руководителя взыскивается 300-500 руб.
С предприятия взыскивается 3000-5000 руб.

Однако такое нарушение может попасть также под статью 19.4 Кодекса о неповиновении законному распоряжению или требованию лица, осуществляющего государственный или муниципальный финансовый контроль, в результате чего оштрафованными могут быть:

Граждане - на сумму 500-1000 руб.
Должностные лица - на сумму 2000-4000 руб.

Ещё 1 статья Кодекса (15.6) гласит, что неоформление, ненадлежащее оформление или фальсификация данных отчёта о закрытии смены и других документов, являющихся основой для налогового контроля, приводит к наложению штрафа на:

Граждан в сумме 100-300 руб.
Должностных лиц в сумме 300-500 руб.

Как сделать Z-отчёт на кассовом аппарате

Как снять Z-отчет (закрыть смену) на кассе АМС 100К: видео

Рассмотрим порядок оформления отчёта о закрытии смены на примере кассового аппарата АМС-100МК.

Необходимо нажать такие клавиши:

Для каждой модели кассового аппарата имеется свой набор клавиш и последовательность их нажатия, прочитать об этом можно в прилагающейся инструкции.

Знаете ли вы? Если вы распечатаете схему, по которой нужно действовать для оформления отчёта о закрытии смены для аппарата, установленного на вашем предприятии, и прикрепите её на видном для кассира месте, то вероятность того, что он забудет распечатать или допустит ошибки при оформлении, значительно снизится.

Куда подшивать Z-отчёт

Z-отчёт нужно подклеить к Справке-отчёту кассира-операциониста. Допускается также скрепление без помощи клея, но первый способ лучше обеспечивает сохранность документа. Справка оформляется после заполнения Журнала кассира-операциониста.

Работа с кассовым аппаратом требует определенных навыков. Кассир должен знать все тонкости работы с ККМ, уметь заполнять журнал кассира-операциониста, снимать Z и X-отчеты и конечно иметь опыт закрытия кассы.

Как работать с кассовым аппаратом

Предварительную подготовку ККМ к работе проводит специалист вашего центра технического обслуживания (ЦТО). При вводе ККМ в эксплуатацию присутствуют кассиры – материально ответственные лица. Представитель ЦТО проверяет исправность кассы, опробует ее в работе и вводит данные для обязательных реквизитов чека.

Работу с ККМ можно доверить только сотрудникам, которые прошли специальное обучение (например, в ЦТО или просто в процессе введение в должность). С кассирами нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Если вы директор или индивидуальный предприниматель, вам можно и лично работать на кассе.

Обязанности директора и кассира при работе с ККМ

До начала работы с ККМ ключ от кассы хранится у вас. Перед началом работы вы, ваш заместитель, дежурный администратор или главный (старший) кассир (в зависимости от размера вашего бизнеса) выдаете кассирам под расписку:

ключи от кассы и денежного ящика;
купюры и монеты для размена;
необходимые принадлежности для работы и обслуживания кассы (чековые ленты, красящую ленту, такие инструменты как щетки для чистки и пинцеты для вытаскивания застрявшей ленты).

Кроме того, перед тем как работать на кассе вы или ваше доверенное лицо обязаны вместе с кассиром:

сверить показания секционных и контрольных счетчиков с данными книги кассира-операциониста за предыдущий рабочий день;
занести эти данные в книгу за текущий день и заверить своими подписями;
оформить начало контрольной ленты – указать на ней тип и номер ККМ, дату и время начала работы, показания счетчиков;
закрыть замок показания денежных счетчиков;
убедиться в исправности кассового аппарата и готовности к работе.

После этого вы выдаете кассиру ключи – он может начинать работу.

Как снять X-отчет в ККМ

X-отчет показывает, какие операции и на какие суммы проведены, и позволяет контролировать выручку. Первый Х-отчет кассир снимает в начале дня, после того как подключит кассовый аппарат к электричеству, убедится, что нумератор показывает ноли, заправит чековую и контрольную ленту, проверит дату и при необходимости подправит ее вручную. Х-отчет в начале дня будет совпадать с данными из журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) за предыдущий день.

Можно снимать не только полный X-отчет, но и отдельно по каждому отделу или товару, а также по кассирам. Запрашивать такой отчет можно любое количество раз в течение дня – например, в конце каждой смены. В отличие от Z-отчета, Х-отчет не обнуляет выручку.

При выводе Х-отчета проводится сверка его данных с реальной суммой выручки в денежном ящике кассы. Последний X-отчет снимается в конце дня при окончательной сверке выручки (при инкассации).

Онлайн касса 54-ФЗ Бизнес.Ру за 1 день! Получить удобное приложение можно в один клик. Это и поддержка продавца-кассира и удобная складская программа и онлайн-касса с фискальным накопителем.

Как работать на кассовом аппарате

В начале работы с кассовым аппаратом кассир пробивает несколько нулевых чеков, чтобы проверить исправность ККМ. Убедитесь, что ваши кассиры высчитывают и озвучивают покупателям общую сумму покупки, уточняют способ оплаты (наличными или картой), а если вдруг касса не принимает карточки – предупреждают об этом клиентов. Также следите, чтобы кассиры выдавали покупателям чеки, если не хотите штрафов.

Когда нужен акт по форме № КМ-3

Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре в конце дня при сдаче выручки. Его подписывает кассир, а утверждаете вы. Акт КМ-3 понадобится, только если:

клиент отказался от покупки и оформил возврат;
кассир ошибся.

Во втором случае кассир своевременно должен выбить правильный чек и отдать его клиенту. Чек с ошибкой погашается и подшивается к акту (поскольку чеки быстро выцветают, лучше сразу их скопировать).

Форма КМ-3 включает в себя информацию о кассовом аппарате, о кассире, о вашей программе учета. Также в акт вписывают номер и сумму каждого чека.

Закрытие кассы. Как снять Z-отчет в ККМ

В конце дня нужно сверить выручку в кассе с показаниями ККМ. Сделать это можно с помощью X-отчета. Затем составляется Z-отчет кассира, который содержит:

данные контрольных регистров на начало и конец дня;
сумму выручки;
сведения об общей сумме возвращенных клиентам денег и чеков, аннулированных чеков;
информацию о скидках.

Кассир не сдаст выручку, пока не снят Z-отчет. Конец контрольной ленты (распечатки) Z-отчета подписывается, в нем указывается тип и номер ККМ, показания контрольных счетчиков, сумма, выручки, дата и время окончания работы. На основании этого отчета заполняются другие формы отчетности – например, журнал кассира-операциониста.

Кассиры сдают деньги и кассовый отчет по форме КМ-6 старшему (главному) кассиру. Если у вас одна-две ККМ, выручка сдается непосредственно инкассатору. Затем кассиру нужно заполнить журнал, проверить состояние кассового аппарата и подготовить его к завтрашнему дню, отключить кассу от сети, накрыть чехлом и сдать вам ключи под расписку.

Как заполнять журнал кассира-операциониста

Правила ведения журнала кассира-операциониста схожи с правилами заполнения книги кассира-операциониста, применявшейся раньше. Журнал заводится на каждую кассу отдельно либо один общий на все ККМ.

В общем случае этот регистр ведется по форме № КМ-4, но допускается заполнение журнала кассира-операциониста по сокращенной форме № КМ-5, если касса установлена на прилавке магазина. Официанты в точках общепита также пользуются формой КМ-5.

Записи в журнал кассира-операциониста заносятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок, исправления заверяются подписями кассира и руководства (то есть вашим автографом).

Если ведется один журнал на все кассы, записи вносят в порядке нумерации касс. Естественно, вся информация вводится в хронологическом порядке.

Журнал вместе с другими важными документами, например, паспортом кассового аппарата, должен храниться у вас.

Журнал заполняется ежедневно после снятия Z-отчета по кассе. В него вносятся данные выручке, о возвращенных клиентами чеках, о количестве нулевых чеков за день или за смену. В журнале отражается также информация о недостачах или излишках, если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с выручкой.

Что такое Z-отчет?

Z-отчет или Суточный отчет с гашением - это фискальный документ, который закрывает кассовую смену, фиксирует в фискальной памяти накопленный итог пробитых сумм и обнуляет счетчик выручки за смену.

Нужно ли снимать Z-отчет, если за смену не было продаж ?

Если обратиться к законодательной позиции, то в соответствии с официально действующими документами, получение ежедневных Z-отчетов, независимо от того была выручка или нет, является обязанностью кассира-операциониста. Снятый Z-отчет является основанием для записей в журнал кассира-операциониста. На это ссылаются «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 и .

Понятно, что эти документы создавались во времена использования электромеханических кассовых аппаратов, где не было встроенных электронных часов и фискальной памяти. Дата на этих кассах переводилась вручную, в противном случае дата на чеке была бы неверной. Именно отсюда и берет свое начало требование об обязательном ежедневном снятии отчетов независимо от наличия или отсутствия выручки, а, следовательно, и обязанность ежедневно заполнять на основании Z-отчетов журнал кассира-операциониста. Аналогичного мнения придерживается в своем письме .

На сегодняшний день эти инструкции и с моральной, и с технической точки зрения уже устарели. Да и не все модели кассовых аппаратов технически имеют возможность снимать полноценные Z-отчеты при нулевой выручке.

В этом случае можно пойти следующими путями при оформлении журнала кассира-операциониста:

1. Пробиваем копейки и снимаем суточный отчет с гашением, заполняем журнал кассира-операциониста со всеми значениями, как того требуют . Инструкция, как говорится старая, но никем не отмененная. И этот вариант точно не вызовет никаких нареканий со стороны налоговых инспекторов.

2. Издаем письменный приказ по предприятию, что из-за специфики кассового аппарата, не снимающего суточный отчет с гашением при отсутствии продаж, в журнал кассира-операциониста пишется строка: «выручка отсутствовала» без внесения каких-либо цифр. Также, можно запросить у обслуживающего ЦТО техническое заключение об особенности функционирования Вашей кассы. Могут, конечно, придраться к «неправильному» ведению кассового журнала. Но штрафы за неправильное ведение этого журнала не предусмотрены, если, конечно, это не повлияло на оприходование выручки и, соответственно, уплату налогов.

3. Самый, на наш взгляд, разумный подход в сегодняшних реалиях к вопросу снимать или нет Z-отчет при отсутствии продаж - это издать внутренний приказ по предприятию о том, что смена на кассовом аппарате открывается при первой выручке за день. Тогда, в журнал Вам не придется вписывать «пустую» информацию. Опять же могут указать на несоответствие заполнения журнала с действующими нормативами, но к факту неоприходования выручки это отношения не имеет, а значит и штрафовать Вас не за что.

Если же у Вас кассовый аппарат, у которого смена открывается автоматически при включении питания или фискальный регистратор, где смена открывается принудительно кассовой программой, то в этом случае, даже если не было выручки, нулевой Z-отчет снять придется. В противном случае, через 24 часа, кассовый аппарат выдаст ошибку и будет требовать закрыть смену. Это значит, у Вас на руках появится «нулевой» Z-отчет и Вы будете обязаны внести его в журнал кассира-операциониста, чтобы все строчные записи Z-отчетов шли по нарастающему порядку без пропуска их номеров.

Где хранить Z-отчеты?

Практика хранения Z-отчетов в организации самая разнообразная. Его прикрепляют в журнал кассира-операциониста, наклеивают в тетрадь, хранят в конверте. Специально ни один норматив не регулирует, где именно они должны храниться. Поэтому, есть смысл обратиться к общим требованиям хранения первичных документов, установленными в разделе 6 «Положения о документах и документообороте», утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105.

Необходимо учитывать, что на основании Z- отчета заполняется справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6) о выручке за смену, т. е. по сути, суточный отчет с гашением является приложением к этой справке. Поэтому, мы рекомендуем скреплять два этих документа.

Сколько хранить Z-отчеты?

Срок хранения Z-отчета, впрочем, как и любого документа, имеющего отношение к кассовой дисциплине, установлен в п. 11 от 30 июля 1993 года № 745 и составляет не менее 5 лет. Ответственность за хранение документов возложена на руководителя организации. И чиновники Минфина в этом вопросе непреклонны даже, если у Вас несколько десятков магазинов и хранить такой огромный объем бумаги накладно.

Но ими же были утверждены ,где в п. 6.4. черным по белому написано, что «использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации".

Инвентаризацию имущества организация должна проводить регулярно. Обязательные инвентаризации - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и плановые инвентаризации, периодичность которых устанавливается самим предприятием. В торговых организациях, как правило, не реже одного раза в месяц, в крайнем случае - раз в квартал. Результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия. Значит и срок хранения Z-отчетов можно сократить.

Очень важный момент, который необходимо учитывать, это свойство самой бумаги, на которой печатается Z-отчет. На современных кассовых аппаратах, использующих метод термопечати, применяется термочувствительная бумага, которая имеет ряд условий хранения:

Избегать попадания солнечных лучей, контакта с химическими веществами;

Не хранить изображением друг к другу;

Не хранить в пластиковых полиэтиленовых пакетах;

Не применять для склеивания клей на жидкой основе;

Не держать бумагу под прессом.

В зависимости от производителя и качества термобумаги, контрастность информации, может сохраняться до 5 лет. Но не редки ситуации, когда реквизиты, отпечатанные на документе, выцветают и отраженная информация становится не читаемой. Поэтому, аудиторы дают рекомендации делать копии с Z-отчетов заверенные руководителем с приложением оригинала Z-отчета.

Экспериментальным методом получен результат - при нагреве выцветшего чека с обратной стороны горячим феном или зажигалкой можно получить хорошо читаемый негатив. Главное здесь не переусердствовать и не сжечь документ, потеряв его тем самым безвозвратно =) .

Из всего вышеизложенного следует, что предприятие может либо беречь Z-отчеты все пять лет, либо ограничить их срок жизни до результатов ближайшей инвентаризации. Мнение проверяющих, в последнем случае, может не совпасть. Что грозит предприятию?

Так ли страшно потерять Z-отчет?

В ходе проверки налоговые инспекторы истребуют документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и просят предоставить Z-отчеты. В случае их отсутствия организацию пытаются привлечь за налоговые правонарушения по ст. 120 НК за отсутствие первичных документов и по ст. 126 НК за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.

Для того, чтобы разобраться является ли Z- отчет первичным документом, обратимся к Перечню унифицированных форм, утвержденный Постановлениями Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132 и от 18 августа 1998 г. N 88. Никакого Z-отчета там нет. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.

Также, документ является первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В Z-отчете, как мы знаем, реквизит подписи ответственного лица не предусмотрен.

То есть, если нет оснований отнести Z-отчет к первичным документам, то нет и состава налогового правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК.

По статье 126 НК организации могут привлечь к ответственности за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах". Штраф, который за это нарушение предусмотрен - пятьдесят рублей за каждый документ. Но и здесь можно вынести аргумент в защиту - п. 11 № 745 предусмотрено применение контрольных лент и их хранение, но к законодательству о налогах и сборах этот документ отношения никакого не имеет. А действующим законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. Это значит, что и для применения мер ответственности, предусмотренной ст. 126 НК, правовых оснований у налоговых инспекторов не имеется. Имеется арбитражная практика, в которой судьи придерживаются именно такой позиции.

Но если само юридическое лицо к ответственности привлечь достаточно спорно, то наказать руководителя вполне удастся, т. к. именно он отвечает за хранение учетных документов. Штраф должностному лицу может быть наложен по ст. 19.4 за неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор от 2000 до 4000 рублей, либо по ст. 19.7 или 15.6 КоАП за непредставление сведений от 300 до 500 рублей.

При этом, действует срок давности привлечения к административной ответственности, который составляет 2 месяца со дня его совершения.

Что делать, если потерян Z-отчет?

При утере Z-отчета лучше сразу документально оформить отсутствие документа. Для этого написать в произвольной форме на имя руководителя организации объяснительную записку, в которой указать причины, которые привели к пропаже Z-отчета, поставить дату и подпись. Руководителю такое заявление нужно заверить и указать предпринятые меры.

Поскольку все современные кассовые аппараты оснащены электронной контрольной защищенной лентой (ЭКЛЗ), то необходимо получить отчет о закрытии смены с помощью специалиста ЦТО, в котором будет дата, номер закрытой смены и итог выручки. Эти данные подтвердят Ваши записи в книге кассира-операциониста.

Что делать, если несвоевременно сняли Z-отчет?

Снимать Z-отчет необходимо в конце каждой смены. Именно на его основании составляется справка-отчет по форме КМ-6, сдается по приходному кассовому ордеру выручка и вносятся запись в журнал кассира-операциониста именно датой, указанной на самих отчетах. Несвоевременно снятый Z-отчет - это нарушение кассовой дисциплины. Поскольку возникает несоответствие данных фискальных отчетов и даты оприходования средств. И при проверке это может повлечь за собой штрафные санкции: штраф может быть наложен либо на само предприятие от 40 000 до 50000 руб., либо на должностное лицо от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст.15.1 КоАП).

Штрафов можно избежать, если в течение 2-х месяцев с момента правонарушения к Вам не придут налоговые инспектора с проверкой, т. к согласно ст. 4.5 КоАП взыскание не может быть вынесено после этого срока.

Если все-таки время не сработало в Вашу пользу, то можно попытаться доказать, что несоответствие данных фискальных отчетов с данными журнала кассира-операциониста - не говорят о неоприходовании в кассу денежной наличности. Журнал кассира-операциониста является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков кассовой машины. Весь учет операций, проводимых в кассе предприятия, отражается в кассовой книге. Это предусмотрено . Ведение журнала кассира-операциониста этим не предусмотрено и, значит, к процессу оприходования денег в кассу он не имеет отношения! Так что различия с данными журнала кассира-операциониста не могут свидетельствовать о том, что фирма не оприходовала полученную от покупателей наличную выручку.

Что делать, если во время снятия Z -отчета оборвалась чековая лента?

Если лента просто закончилась, то нужно вставить новую и отчет будет допечатан. Допускается склеивание двух частей Z-отчета. Никаких оправдательных документов при этом можно не составлять.

Если допечатать Z-отчет не удалось по причине обрыва чековой ленты, то необходимо составить в произвольной форме объяснительную с описанием ситуации, заверить ее подписью руководителя. Из блока ЭКЛЗ надо снять отчет за смену и на основании полученных данных внести запись в журнал кассира-операциониста. Обрыв ленты во время печатания может свидетельствовать о возможной неисправности кассового аппарата. Поэтому, рекомендуем вызвать специалиста ЦТО.

Что делать, если дата на Z -отчете не верная?

Программные сбои, иногда случающиеся на кассе (например, при скачке электричества) могут привести к тому, что на кассовом аппарате сбивается дата. И замечают этот казус часто не сразу. В этом случае надо учитывать, что Z-отчет - это критерий любой отчетности по кассе. И дата этого фискального документа будет восприниматься как верная. Поэтому, любые объяснительные здесь помогут мало. Разумнее в такой ситуации «подогнать» бухгалтерию под дату Z-отчета, т. е. внести изменения в журнал кассира-операциониста, переделать справку-отчет КМ-6 и сводную справку-отчет КМ-7. Естественно, с учетом лимита кассы (здесь у бухгалтерии тоже есть способы его не нарушить).

Если в течение 2 месяцев к Вам не пришли с проверкой, то срок давности правонарушения истекает.

Сколько можно пробивать Z-отчетов?

Один Z-отчет снимать по кассовому аппарату обязательно.

Во-первых, техническими требованиями к фискальной памяти утверждено, что продолжительность рабочей смены на ККМ не должна превышать 24 часов.

Во-вторых, в п 6.1. предусмотрено, что по окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.

Время и порядок закрытия смены определяется внутренним распоряжением руководителя с учетом трудовой специфики работы и учетной политики предприятия. В законодательстве нет ограничений по количеству снимаемых Z-отчетов за смену, т. к. ст. 15.1. КоАП предусматривает ответственность за прямо поименованные в ней нарушения и такого нарушения, как неоднократное снятие Z-отчета там нет. Поэтому количество гашений в сутки Вы устанавливаете сами.

Для снятия материальной ответственности с кассира, закончившего смену выручки можно установить механизм передачи кассовой выручки в организации либо закрытием смены со снятием Z-отчета и составлением КМ-6, либо обычными X-отчетом и закрепить его приказом руководителя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Правила документооборота кассовых документов необходимо отразить в учетной политике организации. Также, имеет смысл издать приказ по предприятию «Об утере кассовых документов и их восстановлении», где прописать действия работников в случае утраты документов.

Эти действия помогут либо вовсе избежать грозящего штрафа, либо ограничиться самым его минимальным размером.

Возможно, наличие в кассовых аппаратах ЭКЛЗ и возможное получение из нее по запросу данных по номеру документа, смены, периоду, приведет к тому, что бумажные кассовые документы уйдут в прошлое. Все-таки хранить такой электронный аналог гораздо безопасней и не так обременительно.

Но пока лучше, конечно, не допускать подобных нарушений и сберечь свои силы и нервы в отстаивании своих прав в суде, а организовать порядок хранения и учета кассовых документов таким образом, чтобы избежать их утерю или порчу.

Для учета выручки при использовании кассовой техники существует специальный документ. Этот документ — Z-отчет «онлайн-касса». Он представляет собой контрольную ленту, которая формируется по окончании трудовой смены или дня. Подробнее о том, для чего он нужен и как осуществляется его формирование, читайте в данной статье.

Для квалифицированной организации работы кассового аппарата требуется не только провести регистрацию кассового устройства в налоговой службе, но и разбираться в нюансах оборота документов по нему.

Отчеты по форме Z и Х являются одними из основных отчетов кассового работника. Отличие между ними состоит в том, что отчет по форме Х применяется с целью промежуточного снятия данных кассы, то есть данная форма используется несколько раз в день без осуществления обнуления данных счетчиков. Зет-отчет в онлайн-кассе составляется для снятия конечных значений, в конце дня. При этом осуществляется сброс данных счетчиков.

Ключевым назначением отчета по форме Z является предоставление в налоговую службу сведений о полученной прибыли за день. Это необходимо с целью обеспечения контролирования ИФНС за ИП.

Отчет составляется только в конце трудовой смены. При этом вся информация вносится на фискальный носитель кассового аппарата, а данные оперативной памяти сбрасываются. После этого кассовый работник может передать наличность на инкассацию, внося при этом конечную информацию (порядковый номер и дата формирования отчета; объем наличности в кассе на начало и конец смены; объем полученной за смену прибыли; платежи и возвраты, осуществленные безналичным способом – если есть) в по форме КМ-4.

После этого формируется справка кассового работника, которая направляется в отдел бухгалтерии. Она является основанием для заполнения кассового журнала.

Классификация отчетов по форме Z

Z-отчеты «онлайн-касса» бывают четырех видов:

Основной – является главным документом кассового работника, который в обязательном порядке должен формироваться по итогам каждого дня. Благодаря формированию такого отчета можно осуществить обнуление счетчиков кассового аппарата и погасить регистры. Если кассовый работник забудет про снятие этого отчета, кассовый аппарат перестанет функционировать.
По кассирам – такой отчет предназначается для обобщения сведений отдельно по кассовым работникам. Он отражает, сколько прибыли получил тот или иной работник кассы.
По отделам – благодаря такому отчету можно узнать, сколько прибыли получил каждый из отделов фирмы.
По товарам – такой вид отчета будет доступен только в том случае, если кассовое устройство запрограммировано на сбор сведений по базе услуг или товаров.

Стоит отметить, что снятие любого из этих видов отчетов всегда сбрасывает сведения на кассовом аппарате в текущем режиме работы.

Порядок формирования отчета

Каждый из зет-отчетов в онлайн-кассе должен быть пронумерован в хронологическом порядке. Он должен включать в себя следующую информацию:

Номер по порядку и дату формирования;
Начальные и конечные данные по счетчикам;
Итоговые сведения по выручке, полученной за смену;
Общий размер возвратов;
Итоговые сведения по предоставленным скидкам;
Число чеков, которые были аннулированы.

Сведения, которые вносятся в журнал кассира-операциониста, должны полностью соответствовать сведениям Z-отчета. Если были обнаружены несоответствия, требуется определить и обосновать их причины.