Главная Крыльцо и вход

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени. Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени Оформление табеля учета рабочего времени

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

2000 — обычный рабочий день,
2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Я — рабочий день,
Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).

Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заполнение формы Т-13

Табель можно заполнять 2 способами:

Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)

Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня

Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.

Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).

Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.

Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.

Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:

Я – полностью отработанный рабочий день

В – выходной или праздничный день

К – служебная командировка

Б – временная нетрудоспособность (больничный)

ОТ – основной оплачиваемый отпуск

Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.

Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.

Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.

При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.

Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты

Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.

Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.

Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).

- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -

Каждому работодателю вменяется вести учет фактически отработанного персоналом времени, согласно требований ТК РФ. Исключений для организаций с разными формами собственности и даже для индивидуальных предпринимателей - нет.

Особенности учета рабочих часов

Вести учет рабочего времени бухгалтерия предприятия может по одному из 2-х вариантов:

поденным способом, при котором ведется учет каждого дня;
суммированным, в случае, когда не удается установить ежедневную продолжительность трудового дня у сотрудника.

Нормами Трудового Кодекса длительность рабочей недели должна составлять 40 часов.

Но именно для второго варианта учета этот показатель может отклоняться от норматива. Зато на протяжении отчетного периода все фактические переработки должны компенсироваться недоработками. В данном случае отчетным периодом может служить хоть месяц, хоть квартал.

Продолжительность рабочей недели в 40 часов предусмотрена для совершеннолетних работников. Для тех, кто не достиг пока 16 лет – это 24 часа в неделю.

Для начала ведения суммированного учета рабочего времени в компании, достаточно издать приказ руководителя, который может быть создан в произвольной форме.

Для того, чтобы табель по учету за отработанным временем персонала велся правильно и своевременно, назначьте ответственное лицо по учету. Такие обязанности прописываются внутренним нормативным документом фирмы, и чаще всего возлагаются на кадровика, секретаря, бухгалтерию и т.п.

Отличия бланков табелей рабочего времени

Ведется этот важный документ на бланке форм Т12 либо Т13. Разрешается разработка и собственного бланка, если он будет содержать все необходимые реквизиты (они указываются в Законе №402-ФЗ).

Выбранную форму можно закрепить приложением к приказу по предприятию.

Если в организации не налажен автоматический учет присутствия персонала на рабочем месте, применяйте стандартную форму Т-12 .

С ее помощью предусмотрены возможности для контроля отработанного сотрудниками времени и по учету произведенных им выплат.

Если эти показатели ведутся у вас отдельно, можно заполнять только 1-й раздел под названием «Учет рабочего времени». В этом случае он и будет самостоятельным бланком.

Форма Т13 используется в тех компаниях, на которых налажен контроль входа и выхода персонала в автоматическом режиме с помощью пропускных систем контроля доступа.

Это позволяет сократить временные издержки по учету, и для этих целей лучше подойдет форма Т13, поскольку в ней не предусмотрено отображение данных по оплате труда.

В табелях обеих форм располагаются графы, которые требуют обязательного занесения данных. Это число появлений на рабочем месте или отсутствий с указанием причин невыхода, сведения о сверхурочной работе или переработках, сведения о командировках и простоях в процессе производства.

Именно на основании Табеля учета каждому из сотрудников производится начисление заработной платы.

Для этого используются тарифные ставки согласно сетки должностных окладов. Одновременно учитывается фактически отработанное количество часов.

Под повременную оплату труда подпадают сотрудники вспомогательных типов производств, а также руководители компаний.

Эта же ситуация имеет место в случае оплаты труда совместителей. А вот при сдельной форме оплаты труда вознаграждение рассчитывают на основании расчетного табеля, наряда на работы, маршрутных листов и других подобных бланков.

Благодаря разнообразию предусмотренных для оплаты труда возможностей, каждая бухгалтерия может выбирать для определенной категории персонала ту или другую форму занятости и оплаты.

Заполнение и обработка табеля

Бланк табеля по учету отработанного рабочего времени составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре. В него заносят данные о фактических выходах на работу сотрудника или неявках на рабочем месте, о сокращенной продолжительности трудового дня и так далее.

В случае необходимости разрешается добавление количества граф для отображения дополнительных критериев. Затраты на рабочее время могут отображаться в табелях регистрацией только невыходов на работу с указанием причин.

Бланки табелей могут изготавливаться с использованием современных печатных технических средств. В этом случае часть реквизитов может быть уже заполнена, например:

структурное подразделение компании;
ФИО работника;
профессия и специальность сотрудника;
табельный номер.

Это сведения, которые относятся к разряду постоянных и потому редко подлежат изменениям. На основании заполненного табеля производится начисление оплаты труда, контролируется соблюдение режима рабочего времени персоналом и составляется статистическая отчетность.

Кроме того, форма служит основанием при проверке инспекциями по охране труда – на основании ее смотрят, не было ли нарушений по допустимой продолжительности рабочего времени и нарушений трудового законодательства вообще.

Неправильное заполнение табеля влечет штрафы для руководства в сумме 1000-5000 рублей, а для самого предприятия 30-50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАп).

Заполняется табель, как уже говорилось выше, уполномоченным лицом, а подписывается сотрудником, ответственным за кадровый учет и начальником структурного подразделения. После этого документ передается в бухгалтерию для произведения начислений заработной платы.

Время, отработанное в компании в праздничные дни, отражается при помощи специальных кодов. За выход на работу в такие дни сотруднику полагается двойной размер оплаты, равно как и дополнительный день для отдыха.

В табелях такие ситуации отмечают кодировкой РВ.

Необходимость своевременного отображения данных

Рассмотрим пример: работник одного из предприятий уехал в медицинское учреждение, предупредив отдел кадров о том, что подтверждающим документом станет больничный лист. Однако согласно предоставленной им справке, речь шла о получении медицинской консультации.

В этом случае, причиной отсутствия на рабочем месте стала не болезнь, а собственная инициатива сотрудника. А, значит, такая неявка может расцениваться прогулом со всеми вытекающими отсюда последствиями.

За такие дни в табеле будет проставляться отметка с кодом «НН». Для периодов командировок в табель заносятся отметки «К».

Необходимость правильного заполнения табеля обусловлена еще и тем, что Фондом соцстрахования могут быть не засчитаны затраты компании по листку нетрудоспособности. Невозможно будет подтверждение количества отработанных работником дней, а это необходимо для правильного расчета вознаграждения.

Изменения в табелях учета рабочего времени в 2016 году

В 2016 году изменений, касающихся форм бланков по учету рабочего времени, не запланировано.

Табель учета рабочего времени на 2016 год: сложности с больничными

При расчете и оформлении детских больничных в любой момент вы можете столкнуться с двумя ситуациями. Во-первых, сотрудница может принести вместо листка нетрудоспособности за дни болезни ребенка справку от врача. Во-вторых, филиал ФСС РФ может отказать в возмещении детского больничного, если сотрудница при этом была в отпуске по уходу за ребенком, но работала неполный день. В обеих ситуациях совершенно не ясно, как отразить нетрудоспособность в табеле учета рабочего времени и внести эти дни в справку о заработке.

Табель учета рабочего времени, когда вместо больничного листа - справка

Количество дней больничного, которые должна оплатить компания, зависит от возраста ребенка. Например, если болеет малыш младше 7 лет, то пособие оплачивают не более чем за 60 календарных дней за год, если возраст ребенка от 7 до 15 лет - не более 45 календарных дней (ст. 6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если этот предел превышен, за сверхлимитные дни нетрудоспособности пособие не назначают. Исходя из этого некоторые врачи сверхлимитные дни по уходу за ребенком оформляют справками, а не больничными листками.

Однако законодательство не предусматривает другого документа о временной нетрудоспособности, кроме больничного листка (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). И даже чиновники считают, что врач должен выписать больничный листок на весь период ухода за ребенком, в том числе за сверхлимитные дни (письмо ФСС России от 19 декабря 2014 г. № 17-03-14/06–18772).

Тем не менее, справка от врача подтверждает, что работа пропущена по уважительной причине. Принять ее в качестве оправдательного документа можно. Если же количество дней по уходу за ребенком еще не превысило лимит, для для пособия нужен листок нетрудоспособности.

Проставьте в табеле те же коды, как если бы на сверхлимитные дни сотрудник принес больничный. А именно дни болезни ребенка, подтвержденные листком нетрудоспособности, обозначьте в табеле кодом «Б». А дни, которые врач оформил справкой, - кодом «Т» (больничный без назначения пособия).

Причина отсутствия на работе уважительная, и это подтверждает справка от врача. Именно поэтому нельзя оформлять эти дни как прогул, и отправлять сотрудника в отпуск за свой счет тоже нет смысла, к тому же это сократит отпускной стаж работника. Ведь время детского больничного, в том числе учтенного в табеле на основании справки врача, входит в этот стаж полностью. А отпуск за свой счет - только в пределах 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ).

Такую справку в день увольнения вы обязаны выдавать каждому сотруднику (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Среди прочего в ней нужно указать и время ухода за больными детьми. В том числе в ней нужно привести и те дни, пособие за которые вы не выплачивали. Даже если они оформлены не больничным, а справкой.

Табель учета рабочего времени, когда сотрудница на неполном дне

Сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, имеет право выйти на неполный рабочий день и при этом продолжать получать ежемесячное пособие. Причем, если она заболеет сама или заболеет ее ребенок, врач должен выдать больничный (п. 23 Порядка № 624н), а компания оплатить его. В таком случае сотруднице одновременно положено и пособие по уходу за ребенком, и больничные, связанные его с болезнью. Ведь у этих двух пособий разные основания для выплаты.

Но специалисты некоторых филиалов ФСС РФ считают, что в такой ситуации больничное покасобие работнице не положено. По их мнению, чтобы получить больничные, она должна прервать отпуск по уходу за ребенком. В ФСС нам подтвердили, что такая позиция незаконна. Поэтому компания должна назначить пособие. А если филиал фонда откажется его возмещать, можно жаловаться руководителю этого филиала или в региональное отделение ФСС РФ.

Какие коды поставить в табеле учета рабочего времени

Отпуск по уходу за ребенком до трех лет обозначайте кодом «ОЖ». В рабочие дни сотрудницы рядом с кодом «ОЖ» ставьте также код «Я» (явка). А дни, когда сотрудница должна была выйти на работу, но не пришла из-за болезни ребенка, - кодом «Б» (или «Т», если дни болезни сверхлимитные).

Пример
Работница ООО «Пионер» Свиридова И.С. ухаживала за больным ребенком с 12 по 26 декабря 2016 года включительно (всего 15 календарных дней). Из них пять дней - сверхлимитные (с 22 по 26 декабря). Возраст ребенка на момент заболевания один год и пять месяцев. Сотрудница находится в отпуске по уходу за этим ребенком и при этом с 11 января 2016 года вышла на неполную рабочую неделю.
Так как сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, в табеле учета рабочего времени бухгалтер все дни декабря обозначит кодом «ОЖ». Одновременно дни, когда сотрудница выходила на работу - 1 декабря, с 5 по 8 декабря, с 27 по 29 декабря - бухгалтер обозначил кодом «Я», дни оплачиваемого больничного (с 12 по 21 декабря) - кодом «Б», а сверхлимитные дни (с 22 по 26 декабря) - кодом «Т».
Каким получится табель учета рабочего времени на 2016 год, смотрите в образце.

Как заполнить справку о заработке

Если сотрудница, которая работала по сокращенному графику и брала детский больничный в 2015 году, уволится в 2016 году, то обязательно встанет вопрос: как заполнить справку о заработке и исключаемых периодах? Во-первых, в разделе 3 справки нужно указать всю сумму начисленной зарплаты. А во-вторых, в разделе 4 - все дни отпуска по уходу за ребенком, то есть включая те дни, когда сотрудница работала неполный рабочий день (письмо ФСС РФ от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12–7942).

Кроме того, по общему правилу нужно показать и время, когда сотрудница брала больничный по уходу за ребенком. Однако в данном случае это не имеет никакого смысла, поскольку дважды исключить один и тот же период все равно не получится. Но если вы все же укажете в справке периоды временной нетрудоспособности, которые накладываются на время отпуска по уходу, ошибкой это не будет. При этом само количество исключаемых дней в справке должно соответствовать фактическому.

Например, весь 2015 год работница была в отпуске по уходу и работала неполный день. Кроме того, она оформляла больничные в общей сложности на 25 дней. Тогда в справке должно стоять 365 исключаемых дней. Указывать сумму (390 дней) не нужно. Но если вы затем расшифруете все исключаемые периоды, то есть покажете и отпуск по уходу, и периоды болезни, справку можно не переделывать.

Табель учета рабочего времени на 2016 год (образец)

1. Учет использования рабочего времени

По материалам: blog.ksio.ru и glavbukh.ru

Табель учета рабочего времени в 2016 году должны вести все работодатели. Форма табеля учета рабочего времени на 2016 год для большинства организаций (за исключением бюджетных учреждений) представляет собой типовой бланк №Т-13 или №Т-12. Работодатели могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Из статьи вы узнаете, какой порядок ведения табеля учета рабочего времени, как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время, а также как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.

Из этой статьи вы узнаете:

какой порядок ведения табеля учета рабочего времени;
как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время;
как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.

Трудовое законодательство обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником: соответствующая норма закреплена ч.4 статьи 91 Трудового кодекса. Основным учетным документом, как правило, становится табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12, Т-13), требующий ежедневного заполнения. За отсутствие или неправильное оформление такого документа работодатель может привлекаться к ответственности, поэтому всем организациям необходимо добросовестно вести табель учета рабочего времени в 2016 году и контролировать соблюдение работниками установленного режима.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год

Важность точного учета рабочего времени сложно переоценить: табель с данными о точном количество отработанных персоналом дней и часов служит основанием для расчета заработной платы, используется при формировании статистической отчетности и наглядно подтверждает факт соблюдения или несоблюдения сотрудниками режима рабочего времени, установленного работодателем. Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год осуществляется уполномоченным лицом (чаще всего табельщиком или сотрудником кадровой службы) в единственном экземпляре, после чего документ подписывается руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию.

Форма учета табеля рабочего времени на 2016 год

Используемые для учета рабочего времени унифицированные формы Т-12 и Т-13 практически идентичны по составу реквизитов. Напомним, что организации могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Визуально форма учета табеля рабочего времени на 2016 год представляет собой таблицу, в которой учитываются явки и неявки на работу сотрудников предприятия (каждому работнику присваивается свой табельный номер и отдельная строка). Заполнять бланк можно двумя способами: ежедневно отмечать все явки и неявки либо отмечать только опоздания сотрудников, их отсутствие на рабочем месте и прочие виды отклонений от нормального режима работы. При заполнении используются кодовые отметки - буквенные или цифровые. Вот некоторые из них:

явка на работу - Я (01);
вахтовый метод - ВМ (05);
служебная командировка - К (06);
работа в ночное время Н (02);
ежегодный основной оплачиваемый отпуск - ОТ (09);
дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением - У (11);
повышение квалификации с отрывом от работы - ПК (07);
отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка - Р (14);
временная нетрудоспособность с назначением пособия - Б (19);
временная нетрудоспособность без назначения пособия - Т (20);
прогул - ПР (24);
выходной или нерабочий праздничный день - В (26);
время простоя по вине работника - ВП (33);
невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей - Г (23).

Заполняется форма следующим образом: в графы 2-3 вносятся сведения о работнике (должность, ФИО, табельный номер), в графе 4 ставится код явки или неявки на работу. Каждый календарный день отмечается в отдельной клетке. Под кодовым обозначением прописывается количество отработанных за рабочий день часов; если учет рабочего времени ведется в днях, нижнюю клетку можно не заполнять.

В графе 5 отражается количество дней и часов, отработанных в течение половины месяца, в графе 6 - аналогичные показатели за месяц. Бланк Т-13 содержит графы 7-9, предназначенные для фиксации сведений об оплате труда: в них проставляются кодовые обозначения вида оплаты труда (например, оплата труда и командировочные - код 2000, оплата отпускных - 2012, оплата больничного - 2300 и т. д.). В оставшиеся графы таблицы вносятся данные о причинах опозданий и неявок на работу.

Вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Далеко не всегда работодатели соблюдают тонкости заполнения, хранения и применения форм Т-12 и Т-13. Ответы на самые актуальные вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени, помогут не допустить ошибок.

Как долго нужно хранить заполненный табель рабочего времени?

Согласно ст.586 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», табель нужно хранить не менее 5 лет, а если он применялся для учета рабочего времени сотрудников, занятых на тяжелых или вредных работах, срок хранения продлевается до 75 лет.

Какие этапы движения табеля учета рабочего времени следует предусмотреть при разработке локальной документации, регламентирующей правила его составления и движения?

Стандартный путь, который проходит табель учета рабочего времени, состоит из пяти этапов:

оформление;
контроль правильности составления;
передача на подпись;
передача в бухгалтерию;
передача на последующее хранение в соответствии с принятыми в организации нормами (в кадровую службу, в архив и т. д.).

Составляя график документооборота, обязательно внесите в него все учетные документы, в том числе и табель, сделав небольшую поправку на специфику оформления бланка (длительность составления, возможные задержки представления работниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время, потраченное на внесение исправлений).

Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

Законодательство предусматривает возможность заполнения табеля не только табельщиками (тем более что далеко не на каждом предприятии предусмотрена такая должность), но и другими уполномоченными лицами. В зависимости от принятой системы учета рабочего времени эти обязанности могут делегироваться сотруднику кадрового отдела, специалисту по кадрам или руководителю структурного подразделения. Данный нюанс следует отразить в должностной инструкции и трудовом договоре сотрудника, занимающегося заполнением табеля.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно?

Если сотрудник работает дистанционно, работодатель все равно должен вести учет его рабочего времени (). Законодательство предусматривает два способа учета рабочего времени в табеле: метод сплошной регистрации явок и неявок на работу и метод регистрации только отклонений – неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.. Для учета времени, отработанного дистанционным сотрудником, можно использовать любой из этих методов.

Если в организации есть дистанционные работники, порядок учета их рабочего времени можно отразить в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).

Специфике дистанционной работы больше соответствует метод регистрации отклонений, так как табельщик не владеет информацией о явках сотрудника на работу. Если неявок, переработок и т. д. нет, то в табель заносят лишь итоговые данные о результатах работы сотрудника за первую и вторую половины месяца. В случае ведения табеля методом отклонений в табеле не нужно регистрировать рабочие дни. Незаполненная клетка табеля означает рабочий день.

Однако если вести табель на дистанционного работника методом отклонений, могут возникнуть сложности технического характера (при внесении сведений в программу «1С» и др.). В этом случае удобнее метод сплошной регистрации явок и неявок.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2016 году

Несмотря на простой алгоритм, заполнение формы Т-12 или Т-13 может вызывать определенные затруднения. Чтобы упростить задачу, можно просто скачать и распечатать готовый бланк табеля, а затем оформить его, руководствуясь образцом заполнения. В нашей базе кадровых документов представлен образец заполнения табеля учета рабочего времени в стандартных ситуациях, а также варианты его оформления в особых обстоятельствах (когда сотрудник работает по совместительству или по графику «сутки через трое», берет дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом, выходит на неполное рабочее время в период отпуска по уходу за ребенком и т. д.).

Приведем пример заполнения табеля в ситуации, когда смена частично приходится на ночное время.

Напомним, что ночным считают время с 22.00 до 6.00. Работу в этот период оплачивают в увеличенном размере. Если часть смены попадает на дневное время, а часть – на ночное, работу днем отмечают буквенным кодом «Я», а ночью – кодом «Н». В нижней строке указывают продолжительность работы в часах и минутах. Можно ставить коды через дробь или добавить в табель дополнительные строки.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

8 цифр для юрлиц;
10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.
Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Порядковый номер в табеле.
Фамилия и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
В — выходной;
К — командировка;
ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

2000 — зарплата (оплата труда);
2012 — отпускные.

Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

3 дня — в связи с командировкой;
10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

сотрудник, ответственный за ведение;
руководитель отдела;
кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

какой именно вид отпуска проставлять;
период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

	очередной оплачиваемый отпуск
	дополнительный оплачиваемый
	административный (без сохранения ЗП)
	учебный с сохранием ЗП
	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
	учебный без сохранения ЗП
	по беременности и родам
	по уходу за ребёнком до 3 лет
	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
	прогул без уважительных причин
	режим неполного рабочего времени
	выходные и праздничные нерабочие дни
	дополнительный оплачиваемый выходной
	дополнительный неоплачиваемый выходной
	забастовка
	невыясненная причина неявки
	простой по вине работодателя
	простой по не зависящим ни от кого причинам
	простой по вине работника
	отстранение от работы (оплачиваемое)
	отстранение без сохранения ЗП
	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):