Организация работы делопроизводителя. Автоматизированное рабочее место делопроизводителя Какое рабочее место должно быть у делопроизводителя

Для выполнения этого задания необходимо ознакомление обучающихся с:

Рабочим местом, режимом работы, формами организации труда и правилами внутреннего распорядка в организации (учреждении, предприятии).

Правилами и нормами безопасного труда.

Мерами по предупреждению пожаров, с противопожарным инвентарем, правилами пользования первичными средствами пожаротушения

- изучение требований безопасности, предъявляемых при эксплуатации офисной техники; требований, предъявляемых к личной гигиене

Отработка приемов работы при эксплуатации офисной техники

Для выполнения этого задания необходимо:

Отработка приемов работы копирования и тиражирования документов;

Отработка приемов работы с различными видами телефонной и факсимильной связи;

Отработка приемов работы с оргтехникой для обработки служебных документов.

В отчете необходимо отразить следующее:

- изготовление копий на ксероксе.

- прием и отправка сообщений с телефакса.

3. Выполнение работ по компьютерной подготовке и обработке документов

Во время прохождения практики необходимо:

Выполнение работ в текстовом редакторе Microsoft Word,

Ввод, форматирование, редактирование и копирование текста,

Работа с файлами и папками,

Работа с периферийными устройствами

В отчете необходимо отразить следующее:

- форматирование, редактирование и копирование текста.

Организация делопроизводства

Составление и оформление служебных документов

Выполнение работ по оформлению организационно-правовых, распорядительных, справочных, договорно-правовых документов; переписки; документов по личному составу организации (учреждения, предприятия) и др.

Обработка служебных документов

Выполнение работ по приему и отправке, регистрации и оформлению входящих и исходящих служебных документов

Контроль прохождения (исполнения) служебных документов и принятых решений.

Изучение порядка передачи служебных документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя организации (учреждения, предприятия) или ее подразделения, организации контроля исполнения.

Информационно-справочная работа

Выполнение работ по составлению и использованию информационно-справочной базы (картотеки)

Составление номенклатуры дел.

Выполнение работ по систематизации и формированию дел по группам документов, введению документов в информационную базу.

В отчете необходимо отразить следующее:

- компьютерная обработка документов;

- овладение правилами отправки электронной почты;

- составление справки об исполнении документа и снятии документа с контроля;

- овладение приемами получения информации через Интернет.

- составление Номенклатуры дел предприятия.

Организация архивного дела

Выполнение работ по подготовке и оформлению документов для архивного хранения.

Оформление регистрационной картотеки, описи дел, подготовка компьютерных баз данных

Прием и передача дел для архивного хранения

В отчете необходимо отразить следующее:

- формирование навыков использования архивного фонда

Составление отчета по практике.

Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.

ОТЧЕТНОСТЬ СТУДЕНТОВ

После прохождения практики студент оформляет текстовый отчёт, в котором обобщает результаты практики.

В текстовом отчёте должны быть отражены:

Характеристика служб делопроизводства организации, являющейся базой практики (структура, история создания);

Сведения о выполнении представленных в плане заданиях;

Составленные в ходе прохождения практики документы представляются в приложениях;

Общая оценка деятельности организации по организации делопроизводства в учреждении.

С текстовым отчетом студент должен представить:

Договор БПОУ ВО «Вологодский колледж технологии и дизайна» с организацией на прохождение практики с подписью руководителя организации и печатью организации;

- дневник прохождения практики (Приложение А);

- характеристику руководителя практики от организации (с печатью учреждения и подписью руководителя практики от организации) (Приложение Б);

Аттестационный лист по производственной практике(Приложение В);

Задание на производственную практику (Приложение Г).

Заключение о выполнение практической квалификационной работе (Приложение Е).

Отчет выполняется: на компьютере на листах формата А4 и вкладывается в папку-скоросшиватель. Текст оформляется в соответствии с требованиями делопроизводства. Печатается через 1,5 интервала. На странице располагается 28 – 30 строк. В строке 58 – 62 знака, включая пробелы. Сверху страницы делается отступ 20 мм, слева – 30 мм, справа 10 мм, снизу – 20 мм. Абзацные отступы равны 1.25 см. Нумерация страниц сплошная. Титульный лист не нумеруется и оформляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении Д.

Примерный объем отчета 7 листов. Объем отчета уменьшен быть не может, а может быть только увеличен. Текст отчета может быть поделен на разделы и пункты.

На последнем листе отчета студент ставит свою подпись и дату окончания работы над отчетом.

Последний лист основного текста скрепляется подписью непосредственного руководителя практикой с обязательным письменным указанием об ознакомлении с содержанием отчета, даты ознакомления.

Студент отвечает за грамотность и аккуратность оформления отчета. Отчет, страницы которого ненадежно скреплены, в котором отсутствуют подписи студента и руководителя практики от организации прохождения практики, к рассмотрению не допускается.

По окончании производственной практики студент сдает руководителю практики отчет по установленной форме, надлежащего объема и структуры, а также дневник, подписанный руководителем практики. В дневник заносится заключение, данное руководителем практики о работе практиканта (подписывается, датируется).

По итогам практики студент предоставляет выполненную практическую квалификационную работу – Номенклатуру дел организации .

По окончании практики студент защищает отчет с дифференцированной оценкой руководителя практики. Защита производится в помещении Колледжа.

К защите допускаются отчеты, соответствующие требованиям к оформлению и содержанию, установленные данной программой. После защиты отчета, руководитель практики колледжа составляет письменное заключение, ставит дату, оценку и свою подпись в дневнике.

Не выполнение отчета в установленные сроки рассматривается как нарушение учебной дисциплины и невыполнение учебного плана и влечет применение мер взыскания.

Результаты защиты практики проставляются в ведомости и зачетной книжке студента.

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ

Производственная практика, завершается дифференцированным зачетом , оценивается по пятибалльной системе

Оценка работы студента на практике основывается на отзыве руководителя практики от организации, качестве доклада, оформлении и содержании отчёта, ответах на вопросы, деятельности в период практики.

Оценка одновременно проставляется в зачётной книжке и зачётной ведомости.

Оценка	Критерии
5 (отлично)	Изложение материалов полное, последовательное, грамотное. Отчет написан аккуратно, без исправлений. Индивидуальное задание и задание по практике (задачи) выполнены. Приложены первичные документы. Приложения логично связаны с текстовой частью отчета. Отчет сдан в установленный срок. Программа практики выполнена. Отзыв положительный.
4 (хорошо)	Изложение материалов полное, последовательное в соответствии с требованиями программы. Допускаются несущественные и стилистические ошибки. Оформление аккуратное. Приложения в основном связаны с текстовой частью. Отчет сдан в установленный срок. Программа практики выполнена. Отзыв положительный.
3 (удовлетво-рительно)	Изложение материалов неполное. Оформление не аккуратное. Текстовая часть отчета не везде связана с приложениями. Отчет сдан в установленный срок. Программа практики выполнена не в полном объеме. Отзыв положительный.
2 (неудов-летво-рительно)	Изложение материалов неполное, бессистемное. Существуют ошибки, оформление не аккуратное. Приложения отсутствуют. Отчет сдан в установленный срок Отзыв отрицательный. Программа практики не выполнена.

Нормативно-правовые акты

1. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 // Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс]. http://ivo.garant.ru/#/document/12137300/paragraph/19084:0 – 2016.

2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" // Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс] - http://ivo.garant.ru/#/document/190736/paragraph/606:0 – 2016.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – введ. 1988–05–25. – М.: ВНИИДАД, 1991. – 75 с.

4. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" // Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс http://ivo.garant.ru/#/document/199315/paragraph/34:0 . – 2016.

5. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации. – введ. 2003-07-01.– М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.

Литература

6. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник для ссузов / М.И. Басаков. - 9 - е изд. - Ростов н/Д.: Феникс, 2014. - 376 с.

7. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3 - е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов [и др.]. - М.: Проспект, 2015. - 480 с.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2014. - 528 с.

9. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: практикум: учеб. пособие для студентов сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко. – М.: Издательский центр «Академия», 2014.

10. Сологуб, О.П. Практикум по документационному обеспечению управления: учебное пособие / О.П. Сологуб. – М.: Издательство «Омега-Л», 2010.

Интернет-ресурсы

11. Информационный сайт о делопроизводстве [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delpro.narod.ru/Index.html

12. Первая кадровая справочная система «Система Кадры» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.1kadry.ru

13. Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://ivo.garant.ru/#/startpage:0

14. Федеральный портал «Российское образование» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.edu.ru

15. Электронная библиотека нехудожественной литературы [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.

Техническое оснащение рабочего места

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т. д. В действительности под малой оргтехникой в настоящее время понимается вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, степлеры, клей, скрепки и т. д.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Так, для создания документов в настоящее время используются две технологии.

Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов или написание проекта документа от руки. Для этого каждый сотрудник должен иметь средство письма: шариковую, капиллярную или чернильную ручку любой модификации.

Во-вторых, составление документа непосредственно на компьютере. Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу, т. е. иметь только одного «хозяина» или быть средством коллективного пользования. Для подготовки текстовых, табличных документов пригоден практически любой современный компьютер стандартного оснащения: устройства для чтения дискет и лазерных дисков, клавиатура, манипулятор. В качестве манипулятора может использоваться «мышь», трекбол, сенсорный экран, электронный планшет.

Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеет величина оперативной памяти и емкость жесткого диска, т. к. новые версии офисных приложений (программ) становятся все более требовательными именно к этим показателям, а с работами по распознаванию текстов успешно справляются и процессоры частотой 100 МГц.

Каждое рабочее место должно иметь набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др. На рабочем месте необходимы лотки, а то и настольные этажерки для хранения бу-маги, ящики столов должны позволять убирать в них коробки с дискетами, скрепками, ручки, карандаши, маркеры и другую «мелочь». Обязателен ящик, приспособленный для хранения папок с бумажными документами, лучше подвесного хранения, и соответствующие специальные папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов и т. д.

Для организации личной работы необходимы настольные календари, папки и лотки для визиток, папок с документами, контрольных карточек, карманные и настольные органайзеры, скрепки для скрепления различного количества листов, зажимы для бумаги, кнопки, степлер и антистеплер, другая малая оргтехника. Но значительная часть оргтехники не нужна сотрудникам в течение длительного времени, поэтому такие офисные средства вполне могут быть общими или для нескольких рабочих мест, или в целом на структурное подразделение.

Если предполагается работа только с компьютером, может быть оборудовано специальное рабочее место - «компьютерный уголок».

Средствами оргтехники коллективного пользования может быть не только принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, но и один из компьютеров, дооснащенный сканером, факс-модемной платой для выход в Интернет и другими аксессуарами.

В коллективном пользовании целесообразно иметь степлеры и дыроколы, различающиеся производительностью (толщина пробиваемых листов, количество пробиваемых отверстий).

В коллективном пользовании могут находиться средства корректировки текста, запас бумаги, чистых бланков, дискет и папок. Кроме офисных столов, как правило, необходимы в единоличном, а чаще коллективном пользовании шкафы и стеллажи для хранения справочных, черновых материалов и литературы. По усмотрению руководства рабочие помещения могут быть оснащены стационарными шкафами для открытого или сейфового хранения дел и справочников общего пользования.

Рабочее место специалиста службы ДОУ, структурного подразделения, связанных с обработкой больших массивов документной информации, должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.

Во-первых, при наличии в структурном подразделении секретаря или иного сотрудника, ответственного за работу с документами, техника коллективного пользования (принтеры, телефакс, копировальный аппарат и др.) для более продуктивного ее использования, своевременной замены сменных печатающих картриджей, организации ремонта должна быть в ведении этого сотрудника. Наличие специального работника подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вовне организации.

Рабочее место специалиста службы ДОУ должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, полученных сотрудниками подразделения и находящихся у них на исполнении. Нелишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением, при отказе компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки или особой секретности подготавливаемого документа.

Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;

средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе - портативная пишущая машинка);

средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;

средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;

средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;

копировальные средства и аппараты;

шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

офисная мебель и оборудование.

Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до зав. Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения...

Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организационные формы работы с документами . Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел Д.
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .

для работы
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .

В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .

В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .

При Kзо =1 обеспечивается узкая специализация рабочего места , и создаются предпосылки для роста производительности труда за счет выработки трудовых навыков рабочих , возможностей технического оснащения труда и т.п.

Выделение непродолжительных по времени выполнения операций позволяло упрощать технологическое оснащение и организации производства, совершенствовать навыки рабочих , увеличивать производительность их труда.

...техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы
Законодательные документы по охране труда обязывают администрацию предприятий
В случае причинения увечья или иного повреждения здоровья организация , ответственная за...

Проектная документация , разработанная в соответствии c исходными данными, техническими условиями
Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется
Ссылочные документы в состав рабочей документации не входят и могут передаваться...

Найдено похожих страниц:10

Представление о рабочем месте секретаря Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.

Обязательный набор мебели: канцелярский стол с придвижной тумбой; подъемно-поворотный стул; вспомогательный стол или подставки для оргтехники; шкаф для хранения документации; сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей; стул для посетителей.

Канцелярские принадлежности: письменный прибор; справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник; папка или лоток для текущих документов и бумаги; дырокол, степлер; нож для бумаги, ножницы; корректирующая паста («штрих»), клей; магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи; настенные часы; папки с надписями «К докладу», «На подписание», «Документы в работе» и т. п.

Технические: К техническим факторам условий труда секретаря относится оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях

Гигиенические: Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. п. Пыльное, давно не ремонтировавшееся тесное помещение создает ощущение дискомфорта у работающих в нем, что не способствует их хорошему самочувствию

Социальные: Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т. д.

Психологические: Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, то есть психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам – все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою; сотрудники её ценят и дорожат своим рабочим местом.

Психофизические: Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения. Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.

Эстетические: Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи. современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.

Эргономические требования: Наименование мебелиРост работникаВысота мебели Канцелярский столДо 170 см Выше 170 см 72 см 75 см Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПК До 170 см Выше 170 см 66 см 68 см Стул, креслоДо 170 см Выше 170 см 45 см 47 см

Эргономические требования Обзаведясь обязательными элементами секретарского рабочего места, следует подумать о рациональном размещении всего этого в помещении. Размещение мебели, оборудования и приспособлений должно соответствовать здравому смыслу: часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»; расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется или делается правой рукой, слева – то, что берется или делается левой рукой); каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.

Компьютеризированное рабочее место секретаря У секретаря офиса, работу которого вы в настоящее время осваиваете, рабочее место, как правило, оснащено множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные средства телефонной связи: телефон, факс-модем, многофункциональный телефон или мини-АТС. Возможно, имеются средства громкой связи, множительная техника, принтер, сканер и т. п.

Санитарно-гигиенические требования для работников офиса ПараметрыЗначения Естественная и искусственная освещенность300 – 500 люкс Уровень шумаНе более 65 дБ Площадь на один ПКНе менее 6 м 2 Объем на один ПКНе менее 20 м 3 КреслаПодъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки ВоздухообменНормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование) Микроклимат (оптимальные параметры)Влажность % t 0 воздуха зимой t 0 воздуха летом Расстояние до экрана монитора (при работе)50 – 70 см Непрерывное время работы за ПКНе более 2-х часов, обязательные перерывы Специальные мерыКомплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка

Средства работы с документами Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различные технические средства, которые являются средствами работы с документами. По назначению их можно разделить на группы: средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны); средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы); средства хранения документов (папки, конверты, коробки).

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СОТРУДНИКА ОФИСА

1. Общие требования к организации рабочего места

2. Требования к микроклимату и санитарно-гигиеническому режиму рабочего места

3. Требования к размещению и оборудованию рабочего места

4. Требования к условиям труда ответственного за делопроизводство

СанПиН 2.2.2.1332-03 "Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике"

СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы

СанПиН 2.2.4.1294-03 "Гигиенические требования к аэроионному составу воздуха производственных общественных помещений",

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.

Поскольку любой офис находится в здании, то изначально необходимо соблюдать ряд правил при распределении помещений:

В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.

Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

1. общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;

2. число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;

3. нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

Таблица 1. Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (кв.м)

Современный офис - это сложная комплексная система, синтезирующая в себе несколько компонентов:

рабочие помещения;
оргтехнические средства;
документационное и информационное обеспечение;
кадры служащих.

В этой связи организация рабочего места включает в себя:

оснащение рабочего места необходимой мебелью, техническими средствами и приспособлениями в соответствии с характером выполняемой работы;
их рациональное расположение;
создание благоприятных гигиенических и психологических условий.

В состав рабочего места работника (сотрудника) офиса входит 3 зоны:

Основная – стол с приставками;

Вспомогательная – комбинированные шкафы;

Зона обслуживания посетителей (если по долгу своей работы сотруднику приходится общаться с ними).

Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12-16 м 2 , но иногда может быть и более.

По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей – это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качества труда. Эта зона должна быть продуманной уютной, представлять собой красивый цветовой и световой художественней ансамбль, включающий источники света и озеленения.

Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места целесообразно расположить журнальный столик и 1-2 удобных кресла. На столике могут находиться газеты и журналы, бумага для записи, ручки и карандаши.

Рабочее место строится в модульном варианте из взаимодополняемых и заменяемых элементов.

Конфигурация и площадь рабочего места должны обеспечивать:

размещение необходимого количества персональных компьютеров (ПК), предназначенных для выполнения работ по обработке документов - из расчета не менее 6 м 2 на один ПК с видеотерминалом на базе электронно-лучевой трубки (В ДТ на ЭЛТ) и не менее 4,5 м2- на один ПК с ВДТ на базе плоских дискретных экранов (ПДЭ), в т. ч. жидкокристаллических, плазменных и т. д. (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03);
размещение офисной мебели, предназначенной для установки ПК и периферийных устройств к ним, а также для хранения документов, бланков, расходных материалов, машинных носителей информации, запасного имущества и принадлежностей;
размещение вспомогательного оборудования, в частности, предназначенного для поддержания в помещении заданных параметров микроклимата, а также сигнализации, связи, пожаротушения, освещения и т. д.

С целью обеспечения надежности функционирования делопроизводства целесообразно включать в состав рабочего места не менее двух ПК, один из которых предназначается для хранения документированной информации в электронном виде, а в случае выхода из строя другого ПК используется для выполнения всех остальных видов работ. Таким образом, для размещения автоматизированного рабочего места необходимо не менее 9-12 м 2 . При этом автоматизированное рабочее место не следует располагать вблизи силовых кабелей, вводов и технологического оборудования, создающего помехи в работе ПК, например, расположенных в смежных помещениях. Оборудование помещения делопроизводства защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации является обязательным.

Для размещения средств хранения документов - шкафов, сейфов, стеллажей - потребуется примерно такая же площадь (9-12 м 2). При расстановке средств хранения документов следует принимать во внимание предусмотренные на этот счет нормы Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее - Основные правила) (табл. 2).

Таблица 2 Нормы расстановки средств хранения документов

Таким образом, общая площадь помещения должна составлять 18-24 м 2 . Целесообразно предусмотреть деление помещения на функциональные зоны: зону обработки документов, зону хранения документов, вспомогательную зону. Во вспомогательной зоне размещается шумящее оборудование - например, матричные принтеры, - а также копировально-множительное оборудование типа "ксерокс" и лазерные принтеры, при этом осуществляются мероприятия по защите работников от вредного воздействия шума и электростатического поля, образующегося при работе указанного оборудования.

Оборудование помещения системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, электротехническими устройствами и искусственным освещением производится в соответствии с требованиями действующих нормативных документов. Для внутренней отделки интерьера помещения следует использовать диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения; для потолка – 0,7-0,8, для стен – 0,5-0,6, для пола - 0,3-0,5.

Использование для внутренней отделки интерьера полимерных материалов допускается только при наличии соответствующего санитарно-эпидемиологического заключения. Рабочее место должно иметь естественное и искусственное освещение, соответствующее требованиям действующей нормативной документации. Желательно, чтобы окно (окна) помещения были ориентированы на север и (или) северо-восток, а оконные проемы оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи, занавесей, внешних козырьков и т.д. Жалюзи (занавеси) должны быть однотонными, гармонирующими с окраской стен помещения.

Входная дверь помещения должна открываться в сторону коридора, иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт охраны (дежурного администратора) предприятия. Внутренняя дверь (при наличии в помещении тамбура) также оборудуется замком с автоматически защелкивающимся язычком.

Помещение должно быть оснащено аптечкой для оказания первой медицинской помощи (с внутренней описью) и углекислотными огнетушителями. Содержимое аптечки должно регулярно обновляться, а огнетушители - своевременно перезаряжаться (заменяться).

Для срочной эвакуации документов - например, при пожаре - в помещении (в строго определенном месте) должно храниться необходимое количество мешков из плотной темной ткани, снабженных приспособлениями для завязывания (стягивания) горловин, Опись имущества, находящегося в помещении, таблички с пояснительными и предупредительными надписями располагаются на видных местах в соответствии с правилами, действующими на предприятии.

Казанцева А.К.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Колледж сферы услуг № 3»

olga 1-92@ mail . ru

В современных условиях развития экономики особое значение в работе управленческого аппарата приобретает организация рабочих мест сотрудников. Цель автоматизации в увеличении эффективности и производительности труда. В современное время компьютер стал обыденностью и уже не вызывает изумления в душах обывателей. Поэтому даже то, что его нет в приемной секретаря уже говорит о не серьезности данной организации и отпугнет большинство клиентов.

Необходимость создания автоматизированного рабочего места (АРМ) делопроизводителя вызвана:

Увеличением объёмов информации;

Повышением производительности труда за счёт интенсификации;

Совершенствованием форм и методов управления;

Сокращением времени на обработку информации;

Повышением эффективности работы.

АРМ - наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспе6чивает:

Простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

Компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

Высокую надежность.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно- вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Определенной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам главной ЭВМ и из внешней сети. Тогда несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключатся не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т. п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен.

Поэтому при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

Список использованных источников:

1. Курьянов С. Простая автоматизация сложных процессов / С. Курьянов // Директор. – 2013. - № 11.

2. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования / О. Нельзина // Наука и техника. - 2012. - № 11.