Kratki studijski priručnik o osnovama uredskog poslovanja za prvostupnika. Upute: kako pravilno organizirati protok dokumenata u proračunskoj organizaciji. Rute dokumenata pomoći će ubrzati protok dokumenata u tvrtki

Vodič pokriva teorijske i metodološka osnova suvremeno uredsko poslovanje, vrste i pravila pripreme dokumenata, teorija organiziranja dokumentacijske potpore za upravljanje. Obuhvaćaju se pitanja evidentiranja, sistematizacije i čuvanja organizacijskih, pravnih, informacijsko-referentnih, upravnih dokumenata i dokumenata o osoblju. Na kraju svakog odlomka daju se praktični zadaci za studente koji imaju za cilj učvršćivanje stečenih znanja i vještina.

Korak 1. Odaberite knjige iz kataloga i kliknite gumb "Kupi";

Korak 2. Idite na odjeljak "Košarica";

Korak 3. Navedite potrebnu količinu, ispunite podatke u blokovima Primatelj i Isporuka;

Korak 4. Pritisnite gumb "Pristupi plaćanju".

Na web stranici ELS-a trenutno je moguće kupiti tiskane knjige, elektronički pristup ili knjige na dar knjižnici samo uz 100% avansno plaćanje. Nakon uplate dobivate pristup cjelovitom tekstu udžbenika unutar Elektroničke knjižnice ili ćemo za Vas započeti pripremu narudžbe u tiskari.

Pažnja! Molimo ne mijenjajte način plaćanja za narudžbe. Ako ste već odabrali način plaćanja i niste uspjeli dovršiti plaćanje, morate ponovno naručiti i platiti ga drugim prikladnim načinom.

Svoju narudžbu možete platiti na jedan od sljedećih načina:

  1. Bezgotovinski način:
    • Bankovna kartica: Morate ispuniti sva polja obrasca. Neke banke od vas traže da potvrdite plaćanje - za to će na vaš telefonski broj biti poslan SMS kod.
    • Internetsko bankarstvo: banke koje surađuju s uslugom plaćanja ponudit će vlastiti obrazac za ispunjavanje.
      Molimo da podatke unesete ispravno u sva polja. Na primjer, za" class="text-primary">Sberbank Online potreban broj mobitel i e-mail. Za
    • " class="text-primary">Alfa banka

    2. Tijek dokumenata u proračunskoj organizaciji je skup aktivnosti vezanih uz formiranje i kretanje svih dokumenata institucije, počevši od datuma njihovog stvaranja (primanja) do trenutka njihovog puštanja u rad, slanja ili izvršenja u cijelosti. Reći ćemo vam koji GOST za uredski rad i protok dokumenata postoji u 2019.

    Kako pravilno organizirati tijek dokumenata

    Svrha organizacije procesa u bilo kojoj instituciji je omogućiti pravovremeno donošenje upravljačkih odluka i njihovu provedbu. Cilj procesa je osigurati kretanje dokumenata prema najoptimalnijem algoritmu za organizaciju uz minimalne troškove rada i vremena.

    Što je protok dokumenata

    Uredske poslove u ustanovi obavlja tajnik ili služba uredskog poslovanja.

    Postoji u sljedećim oblicima:

    • općenito - u smislu aktivnosti poduzeća u cjelini;
    • osoblje - u smislu kretanja osoblja, koje provodi kadrovska služba;
    • tajno - o dokumentima povjerljive prirode prema posebnim utvrđenim zahtjevima;
    • elektronički – u smislu prijenosa informacija putem automatiziranih sustava.

    Uredski poslovi i tijek dokumenata 2019 ( priručnik za obuku dizajn se može pronaći u otvoreni izvori) pretpostavlja da kruženje papira u organizaciji počinje njihovom nomenklaturom, odnosno popisom svih postojećih predmeta (radovi iste vrste ili smjera). Da biste ga formirali, morate uspostaviti popis svih dostupnih vrijednosnih papira i kombinirati ih u identična područja. Dalje, za svaku vrstu morate postaviti broj, odnosno kod koji uključuje niz brojeva ili slova. Nomenklatura je osmišljena kako bi olakšala proces arhiviranja i sistematizacije radova. U pravilu se daje u obliku tablice sa stupcima koji odražavaju naziv predmeta, šifru (broj), mjesto u arhivi i rok čuvanja.

    U organizaciji, broj kutija i vrsta papira u optjecaju ovisi o područjima i specifičnostima aktivnosti, ali postoje pravila i vrste zajednički različitim industrijama:

    • interne (one koje djeluju unutar ustanove);
    • dolazni (poslani iz vanjskih struktura);
    • odlazni (poslani vanjskim strukturama).

    Po opće pravilo, bilježe se u evidenciji registracije (svaka vrsta ima svoju) s naznakom serijskog broja, datuma, imena, podataka o pošiljatelju.

    Časopis je potrebno sašiti i numerirati.

    Općenito, broj časopisa u organizaciji povezan je s njezinim potrebama i područjima djelovanja.

    Faze uredskog rada

    Kretanje papira u organizaciji sastoji se od uzastopnih koraka za njihovo premještanje i radnji koje je potrebno izvršiti tijekom razdoblja kada je papir kreiran i izvršen. Na primjer, faze procesa navedene su u uputama odobrenim Nalogom Federalne arhivske agencije br. 44 od 11. travnja 2018. To se može uzeti kao osnova.

    Rad s članovima organizacije sastoji se od niza procesa.

    1. Primarna obrada, uključujući sljedeće elemente:

    • provjera činjenice ispravne dostave primatelju;
    • provjera oštećenja omotnice ili paketa;
    • otvaranje (osim paketa s natpisom "Osobno" i žigovima zabrane pristupa papiru);
    • provjera integriteta dolaznih poruka, uključujući aplikacije;
    • uništavanje omotnica, paketa ili pakiranja;
    • označiti dodjelu dolaznog broja.

    Broj se dodjeljuje jednom, dvostruka registracija nije dopuštena.

    2. Preliminarno razmatranje ispravne raspodjele tokova papira, što:

    • može se provesti prije registracije (ako postoje bilješke o potrebi za hitnim izvršenjem);
    • provodi se u odnosu na sve papire koje ustanova primi i naslovljene su na ravnatelja (ako su naslovljene na odjel, šalju se izravno primatelju).

    Kao rezultat postupka, papiri će se oblikovati u tokove koji idu prema:

    • voditelj ustanove;
    • zamjenik načelnika;
    • šefovi odjela i njihovi zaposlenici.

    Završetak faze bit će prijenos željenom upravitelju u skladu s funkcionalnošću potonjeg.

    3. Pregled od strane upravitelja:

    • napravljen na dan kada primi papir (sljedeći dan - u slučaju prijenosa na kraju radnog dana);
    • nametanje rezolucije.

    Po primitku, rješenje se prosljeđuje odgovarajućem zaposleniku na izvršenje.

    4. Obrada i provedba rješenja.

    5. Formiranje odgovora.

    6. Kontrola izvršenja.

    Rad s odlaznim porukama uključuje popis radnji:

    • projekti su razvijeni i formalizirani;
    • podržavaju zainteresirani zaposlenici;
    • provjerava se ispravnost registracije;
    • evidentirano na dan potpisivanja (sljedeći radni dan ako je potpisano navečer);
    • prenijeti za otpremu;
    • izvršenje je kontrolirano.

    Domaći objekti se obrađuju u fazama.

    Rad s upravnim spisima (nalozi, upute) sastoji se od:

    • priprema projekta;
    • koordinacija sa zainteresiranim zaposlenicima;
    • uputnice za provjeru ispravnosti formiranja;
    • prijenos upravitelju na potpisivanje;
    • registracija (s dodjelom brojeva pojedinim skupinama unutar kalendarske godine);
    • kontrola izvršenja;
    • formiranje skripti u datoteke u skladu s nomenklaturom.

    Rad s protokolima uključuje:

    • oblikovanje teksta;
    • registracija onih koji se izdaju na temelju rezultata sastanaka kojima predsjedava voditelj (broj se dodjeljuje redom unutar kalendarske godine);
    • pohranjivanje izvornika u spise na mjestu upisa;
    • kontrola izvršenja;
    • slanje primjeraka zainteresiranima.

    U ustanovi je za sve dokumente potrebno voditi evidenciju o njihovom broju zaprimljenih, kreiranih u njoj i poslanih vanjskim organizacijama u određenom razdoblju. Takvo snimanje provodi se kako za poduzeće u cjelini, tako i za njegove strukturne odjele, grupe papira, pošiljatelje i primatelje, kao i druge parametre koji su potrebni za obavljanje analize rada.

    GOST standardi za uredski rad

    Državni standardi za uredski rad iz 2019. uspostavljaju popis koncepata uredskog rada s njihovom definicijom. Izvodi se uredski rad-2018, čiji su novi zahtjevi utvrđeni GOST R 7.0.97-2016 (stupio na snagu 1. srpnja 2018.), GOST R 7.0.8-2013 (GOST „Uredski rad i arhiviranje”). u skladu sa zahtjevima utvrđenim ovim dokumentima.

    GOST R 7.0.8-2013 definira popis koncepata koji se preporučuju za sve vrste dokumenata, na primjer:

    • uredski poslovi - poslovi vezani uz dokumentaciju, protok dokumenata, operativno čuvanje i korištenje zavodskih dokumenata;
    • službena isprava - koju je izradila institucija, službena osoba ili građanin, izvršena na propisani način.

    Zamijenjen GOST R 6.30-2003 novi GOST R 7.0.97-2016 sadrži niz inovacija. Institucija samostalno odlučuje hoće li izdati nalog kojim se odobravaju takvi akti kao što su upute za uredski rad iz 2019. u državnim agencijama, upute za kadrovski uredski rad, prema novom GOST-u.

    Razgovarajmo o promjenama GOST-a:

    1. Popis detalja je ažuriran. GOST sada više ne sadrži atribut "identifikator elektroničke kopije dokumenta". Pojavilo se:
      • detalji o nazivu odjela koji je izradio dokument navedeni su u zasebnom retku;
      • pojedinosti pečata o ograničenju pristupa;
      • detalji oznake elektroničkog potpisa.
    2. Zahtjevi za dizajn su pojašnjeni. Odredbe o:
      • numeriranje stranica;
      • korištenje fonta;
      • uvlake i prored;
      • mogućnost sastavljanja dokumenata na obje strane lista;
      • stavljanje pečata, koji ne smije utjecati na potpis.
    3. GOST pojašnjava zahtjeve za ovjeru kopija. Ako je potrebno poslati vanjskoj organizaciji, riječ "Ispravno" je naznačena nizom detalja, podaci o osobi koja je ovjerila presliku (položaj, potpis i prijepis), red ispod - datum ovjere i podaci o mjestu skladištenja originala s pečatom tvrtke.
    4. Rubrika “Obrasci” dopunjena je formatom A6 te su definirana pravila korištenja dvojezičnih obrazaca.
    5. Dio s prijavama sadrži uzorke naslovne stranice, obrasca odjela, pisma na dva jezika i pojedinosti za njihovu izradu.

    Ažuriranje GOST-a podrazumijeva razmatranje pitanja razvoja novo izdanje neki dokumenti, poput uputa za uredski rad 2019 (u općinskim institucijama, drugim organizacijama.

    Uspjeh u poslu uvelike ovisi o njegovoj pravilnoj organizaciji. I menadžeri i obični zaposlenici trebaju voditi evidenciju. Koje su njegove značajke, koje vrste postoje i koje regulatorne dokumente treba uzeti u obzir pri organiziranju protoka dokumenata?

    Što je uredski posao

    Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva i karakteristike, tijekom svog djelovanja stvara različite papire. To mogu biti naredbe, dopisi i protokoli. Svi se odnose na organizacijsku i upravnu dokumentaciju.

    Uredski poslovi su djelatnost izrade organizacijskih dokumenata, koja se obavlja prema određenim pravilima i zahtjevima. Poduzeća najčešće izdvajaju posebne zaposlenike koji se bave samo ovim područjem. U malim tvrtkama tajnička funkcija može se dodijeliti gotovo svakom zaposleniku.

    Ako razumijete bit terminologije (što je uredski posao), podrijetlo riječi postat će jasno. To je, prije svega, bilježenje službene informacije na materijalnom mediju. Tijekom ovog procesa kreira se korisnik koji naknadno pokreće određene radnje.

    Sam pojam "uredski rad" pojavio se dosta davno, ali tek sredinom prošlog stoljeća dobio je službeni oblik, ugrađen u regulatorne dokumente na državnoj razini.

    Uredski rad i tijek dokumenata - što je to?

    Organizacija ne može postojati neovisno o zakonodavstvu. Uvijek ima uredski rad i protok dokumenata. Što je to, koje su značajke prijenosa papira, kako ih pravilno sastaviti? Ova pitanja rješavaju stručnjaci: tajnici, arhivisti, zaposlenici odjela za osoblje.

    Evidentiranje podrazumijeva bilježenje informacija na materijalnom mediju, stvaranje papirnatog ili elektroničkog dokumenta. Na temelju toga se gradi tijek dokumenata organizacije - kretanje naloga ili pisma, počevši od njegovog stvaranja i završavajući izvršenjem i slanjem u arhivu ili uništenje.

    Ovisno o mjestu na kojem nastaju poslovni papiri o zaposlenicima i rukovodstvu organizacije, dokumentacijski tijek se dijeli na vanjski i interni. Daljnji put narudžbe, upute, pisma ovisit će o izvoru.

    Interni protok dokumenata u organizaciji uključuje sljedeće faze:


    Faze vanjskog protoka dokumenata općenito su slične, ali postoje neke razlike:

    • Dokumenti se poduzeću dostavljaju izvana. To mogu biti dokumenti viših i nižih organizacija, podružnica, propisi službenih tijela, sudski nalozi, pisma građana.
    • Svi poslovni dokumenti koje primi organizacija moraju proći postupak registracije. Ona potvrđuje da su pod kontrolom.
    • Sljedeća faza je rad s dokumentom, upoznavanje ili praćenje uputa.
    • Ako je potrebno, izdaje se službeni odgovor.
    • Posljednja faza je prijava za dugotrajnu ili arhivsku pohranu, te eventualno uništenje.

    Osim toga, u odnosu na upravljanje organizacijom, razlikuju se sljedeće vrste protoka dokumenata:


    Sve faze kretanja dokumenata nužno se bilježe u posebnim časopisima. Mogu se izvesti u nekoliko opcija:

    • kretanje dokumenata;
    • kartice dokumenata;
    • Upravljanje elektroničkim dokumentima najčešće je u velikoj većini organizacija.

    Značajke vođenja sudskih spisa

    Mnogi se pitaju što je to i kako se razlikuje od općeg. Sudski postupak je nešto drugačiji paket dokumenata i materijalnih dokaza. Njegovo pravilno skladištenje i premještanje osigurava transparentnost u radu sustava kaznenog progona. Sudački rad, za razliku od organizacijskog, ne može biti volonterski. Provode ga ovlaštene osobe i strogo je kontroliran. Za njega su sve etape normativno i strogo definirane, do destrukcije.

    Tajničke funkcije

    Većina zaposlenika tvrtke ima vrlo nejasnu predodžbu o tome što su uredski poslovi i protok dokumenata. Za tajnicu je to profesionalna djelatnost.

    Tajništvo poduzeća obavlja glavnu funkciju: Prema obliku i svojstvima rada, organizacija službe uredskog poslovanja poduzeća dijeli se na sljedeće vrste:

    • Centralizirano - sve tajnice su u jednom odjelu i odgovorne su glavnom referentu ili višem tajniku.
    • Decentralizirano - tajnici i zaposlenici koji obavljaju svoje dužnosti raspoređeni su po odjelima organizacije i odgovaraju različitim nadređenima.
    • Mješoviti - najčešće se nalazi u velikim organizacijama.

    Značajke protoka dokumenata u poduzeću izravno će ovisiti o tome koji je oblik tajništva usvojen.

    Upute za uredski rad

    Bez obzira na veličinu i oblik vlasništva, svaka organizacija mora imati regulatorni akt koji regulira kretanje dokumenata. Što je to i kako ga sastaviti? Ovo pitanje zabrinjava ne samo tajnike, već i menadžere.

    Upute za uredski rad su interni regulatorni akt organizacije, odobren naredbom ili direktivom uprave, neograničenog važenja. Navodi sve faze donošenja dokumenta, daje popise pozicija čiji potpisi mogu potvrditi vjerodostojnost službenih dokumenata, daje uzorke dizajna, obrasce i obrasce.

    Vođenje evidencije

    U malim organizacijama s niskom razinom protoka dokumenata (manje od 200 godišnje) ne postavlja se pitanje što je evidencija. O svemu odlučuju sami zaposlenici ili čak voditelj.

    Ako poslovi vođenja evidencije nisu izravni za zaposlenika i nisu navedeni u njegovom ugovor o radu, tada treba izdati dekret za dodjelu ovih funkcija. Ovaj bi dokument trebao detaljno opisati dodatne dužnosti, odgovornosti i naknade.

    Značajke vođenja kadrovske evidencije

    Ako organizacija ima barem jednog zaposlenika, tada će se izraditi dokumenti o radu. Pitanje što je upravljanje kadrovskom evidencijom posebno je relevantno za poduzeća s malim brojem zaposlenih.

    Upravljanje kadrovskom evidencijom osigurava kretanje određenih dokumenata koji se odnose na radna aktivnost zaposlenici poduzeća. Obično ove dužnosti obavljaju zaposlenici posebne jedinice - kadrovske službe. Njihove funkcije uključuju primanje, obradu i pohranu kadrovske dokumentacije. Uključujući obradu osobnih podataka koji su povjerljivi.

    Tijek kadrovske dokumentacije obično se provodi odvojeno od općeg dokumenta u skladu s pravilima tajnosti i značajkama pohrane.

    Optimizacija uredskog rada

    Unatoč brzom razvoju digitalnih tehnologija, mnoge organizacije teško mogu optimizirati protok dokumenata. Nastavljaju voditi papirnatu korespondenciju na starinski način i redovito vode dnevnike.

    To je zbog dva čimbenika:

    • otpor prema inovacijama od strane zaposlenika poduzeća;
    • nedostatak financija.

    Menadžeri trebaju imati na umu da optimizacija protoka dokumenata uz znatna ulaganja daje zamjetan ekonomski učinak.

    Uspjeh svakog poduzeća leži u njegovoj kompetentnoj organizaciji. I menadžment i ostali zaposlenici moraju znati što je uredski posao. Koje su njegove značajke i koji se dokumenti smatraju važnima u aktivnostima organizacije?

    Koncept

    Što je uredski posao? Svaka tvrtka, bez obzira na oblik vlasništva, posluje na temelju različitih vrijednosnih papira. To su naredbe, pisma, protokoli. Klasificiraju se kao organizacijski i upravni dokumenti. Uredski poslovi su poslovi izrade papira koji se obavljaju prema općeprihvaćenim standardima.

    Tipično, poduzeća imaju posebne zaposlenike koji rade u ovom području za tu svrhu. U malim organizacijama bilo koji zaposlenik može imati tajničke dužnosti. Ako dešifrirate bit koncepta (što je uredski posao), tada će podrijetlo pojma biti jasno. To je čuvanje službenih informacija na materijalnom mediju.

    U tom procesu izrađuje se organizacijski i administrativni dokument zahvaljujući kojem su jasne daljnje radnje. Sama riječ "uredski posao" nastala je davno, ali je tek od sredine 20. stoljeća postala službena.

    Osnove

    Tu su osnove uredskog rada i upravljanja dokumentima za početnike. Zahvaljujući njima, moći ćete naučiti kako organizirati pravnu osobu svih vrsta. To je složen proces u kojem sudjeluju svi zaposlenici uprave. U jednom odjelu ispunjavaju i sastavljaju papire, au drugom prate njihovo kretanje.

    Sada postoji singl državni sustav uredsko poslovanje, u kojem su navedeni svi normativi za obavljanje ovog područja. Važno je kontrolirati sve faze kroz koje dokumenti trebaju proći. Također se koristi državni standard koji opisuje pravila za obavljanje takvog rada.

    Osnove uredskog rada i vođenja dokumenata za početnike potrebne su za objedinjavanje ispunjavanja papira. To je potrebno kako bi se osigurala usporedivost informacija u jednoj zemlji iu međunarodnoj sferi. Zahvaljujući standardizaciji i unificiranju, nećete morati trošiti puno vremena na izvještaje, jer će procedura upoznavanja s papirima biti pojednostavljena. Primjer je obrazac s detaljima. Razvijaju se za jednu instituciju, zemlju ili za više država. U obrascima je naznačena odgovornost poduzeća. Prije masovnog tiska potrebno je provjeriti ispravnost podataka.

    Tijek dokumenata podrazumijeva obveznu registraciju papira koji su potrebni u proizvodnim aktivnostima. Pismenost zaposlenika povezana je s pravilnom raspodjelom dokumenata, njihovim evidentiranjem i grupiranjem. Sada se održavaju razni seminari na kojima se govori o tehnikama i tajnama ovog zanata. Popularno područje je upravljanje kadrovskom evidencijom, jer ovo područje uključuje rad s puno dokumenata.

    Ovo područje zahtijeva kompetentne stručnjake. Osim osnovnog obrazovanja, moraju se redovito usavršavati i podvrgavati certificiranju. Zaposlenici također trebaju raditi s analitičkom sferom. Zaposlenici izrađuju osobne dosjee, dopunjuju i pojašnjavaju podatke.

    Njihova važna funkcija je praćenje usklađenosti dokumenata sa zakonskim normama. Stručnjaci moraju zastarjele dokumente odmah poslati u arhiv, gdje se čuvaju na potrebno razdoblje, obično najmanje 5 godina. Obaveze uključuju ispunjavanje upitnika koji se koriste pri zapošljavanju, priprema pitanja potrebnih za organizaciju intervjua.

    Uredski poslovi i protok dokumenata

    U svakom poduzeću možete čuti riječi kao što su "papirologija" i "tijek dokumenata". Što je to? Ovaj posao obavljaju tajnici, arhivisti i djelatnici kadrovske službe. Evidentiranje je bilježenje podataka i izrada papirnatih i elektroničkih dokumenata.

    Na njemu se razvija tijek dokumenata. Ovaj koncept se odnosi na kretanje naloga, slova od njegovog stvaranja do izvršenja. Radovi se mogu arhivirati ili uništiti. Tijek dokumenata prema mjestu nastanka može biti vanjski i unutarnji. Izvor određuje put naloga, upute, pisma.

    Faze

    Obavljanje uredskih poslova i protok dokumenata temelji se na vlastitim pravilima. Moraju se poštovati kako bi aktivnosti tvrtke bile zakonite. Interni protok dokumenata odvija se prema sljedećim fazama:

    • Izvršenje nacrta dokumenta.
    • Koordinacija.
    • Potpisivanje projekta.
    • Dodjeljivanje datuma i broja.
    • Registracija i izvršenje.
    • Davanje informacija izvođačima i kontrola.
    • Sukladnost s uputama.
    • Registracija i pohrana.
    • Uništenje ili prijenos u arhivu.

    Faze vanjskog protoka dokumenata gotovo su iste, ali malo drugačije. Radovi se u organizaciju prenose izvana. Izdaju ih uzvodna i nizvodna poduzeća, podružnice, tijela, sudovi i građani. Moraju biti registrirani, što potvrđuje njihovu kontrolu. Zatim slijedi upoznavanje s njima i izvršenje. Ako je potrebno, generira se odgovor. Na kraju se rad šalje u arhiv ili uništava.

    Vrsta

    Postoje i druge vrste protoka dokumenata:

    • Uzlazno - od radnika do uprave.
    • Silazno - od menadžera do osoblja.
    • Horizontalno - s jednakim položajima.

    Kretanje papira bilježi se u posebne dnevnike. Mogu se izdati u različite vrste, no sada je najpopularnije elektroničko upravljanje dokumentima.

    Sudski postupak

    Što je sudski postupak? Sudski postupak predstavlja drugačiji popis dokumenata i materijalnih dokaza. Zahvaljujući njemu pravilno skladištenje i kretanja, sustav provedbe zakona djeluje u skladu sa zakonom.

    Sudski postupci, u usporedbi s organizacijskim, nikad nisu dobrovoljni. Provode ga ovlaštene osobe, a njihov rad se prati. Također ima faze, uključujući i uništavanje papira.

    Tajnički posao

    Mnogi zaposlenici nisu upoznati s osnovama uredskog rada i protoka dokumenata. Ali za tajnika to su profesionalne dužnosti. Ovi djelatnici provode glavne aktivnosti dokumentacijske podrške menadžmentu.

    Ustanova po obliku i djelovanju može biti:

    • Centralizirano - tajnici se nalaze u jednom odjelu i podnose izvještaj višem stručnjaku.
    • Decentralizirano - zaposlenici su raspoređeni po odjelima tvrtke, stoga odgovaraju svojim nadređenima.
    • Mješoviti.

    Načela tijeka dokumenata u ustanovi određena su oblikom tajništva. Ovi radnici su odgovorni za papirologiju.

    upute

    Osnove uredskog upravljanja utvrđuju da svako poduzeće mora imati regulatorni akt koji regulira kretanje dokumentacije. Uputa uredske uprave interni je regulatorni akt poduzeća temeljen na nalogu uprave.

    Rad ima neodređeno vrijeme važenja. Označava podrijetlo dokumenta i daje popise pozicija čiji su potpisi službeni. Upute uključuju uzorke dizajna, obrasce, obrasce.

    Vođenje evidencije

    Osnove uredskog rada i tijeka dokumenata u poduzeću omogućuju pravilno obavljanje ove djelatnosti. U malim poduzećima ovaj posao obično obavljaju zaposlenici ili menadžer. Ako se takva odgovornost ne smatra izravnom za zaposlenika i nije navedena u ugovoru o radu, tada se mora izdati nalog za dodavanje takvih funkcija. Dokument mora opisati dužnosti, odgovornosti i naknadu.

    Načela vođenja kadrovskih evidencija

    Ukoliko ustanova ima najmanje jednog zaposlenog, tada je potrebno izraditi dokumentaciju o radu. Upravljanje kadrovskim zapisima pod nazivom osiguranje kretanja službenih dokumenata koji se odnose na aktivnosti ljudi. Odgovornosti obavljaju djelatnici kadrovske službe. Primaju, obrađuju i pohranjuju papire.

    Njihova je odgovornost obraditi osobne podatke koji se smatraju osjetljivim. U tijeku kadrovskih dokumenata važna je tajnost i poštivanje pravila za pohranjivanje papira. Osnove upravljanja uredom omogućuju vam da učinkovito postavite rad ljudi u tvrtki.

    Iako se digitalne tehnologije sada aktivno razvijaju, većina organizacija praktički ne koristi optimizaciju protoka dokumenata. To uključuje korištenje papirnate korespondencije i vođenje redovitih dnevnika. Razlog tome je nesklonost inovacijama i nedostatak novca. No menadžment mora uzeti u obzir da se optimizacijom uz mala ulaganja mogu postići značajne ekonomske koristi.

    Dakle, sada znate osnove uredskog rada. Nadamo se da su vam predstavljene informacije bile korisne.

    Tijek dokumenata ili dokumentacijska podrška- to je kretanje dokumenata od njihove izrade ili primitka do izvršenja ili slanja drugoj instituciji. Različiti izvori definiraju odnos između tijeka dokumenata i uredskog rada i opisuju se na različite načine. Neki izvori kažu da je protok dokumenata dio papirologije, dok drugi, naprotiv, papirologija je dio papirologije. Uopće uredski rad- Ovo je vođenje činovničkih poslova u ustanovi. A ako uzmemo u obzir protok dokumenata i uredski rad, možemo zaključiti da u nekim slučajevima neki procesi protoka dokumenata u organizaciji možda ne potpadaju pod zahtjeve organizacije uredskog rada (na primjer, elektronička korespondencija između zaposlenika poduzeća). U radu autori predlažu razmatranje uredskog poslovanja kao regulatornog okvira za upravljanje dokumentima uz moguću implementaciju decentraliziranog procesa računovodstva dokumenata.

    Dokumentacijska podrška u ustanovi je glavna djelatnost. Svrha protoka dokumenata je upravljanje informacijama prilikom donošenja upravljačkih odluka. Informacije mogu varirati, mogu se sastojati od poruka putem elektronička pošta, u dokumentima koji su došli iz druge strukturne jedinice, nalozima uprave i više. Takve informacije mogu uključivati ​​naredbe, upute, obavijesti o određenim promjenama u ustanovi. Informacije koje dolaze u instituciju obrađuju se, a zatim formaliziraju u skladu sa zahtjevima standarda, koji mogu biti sadržani u uputama ili dokumentacijskim propisima.

    Uopće dokument- to je podatak koji je zabilježen na materijalnom mediju s detaljima koji omogućuju njegovo prepoznavanje. Postoji višedimenzionalna klasifikacija dokumenata. Svi dokumenti podijeljeni su u sljedeće tokove dokumenata:

    · Ulazni dokumenti;

    · Odlazni dokumenti;

    · Interni dokumenti.

    Dolazni dokumenti- to su dokumenti koji dolaze od viših vlasti, od podređenih organizacija, od drugih odjela, od drugih organizacija, i, naravno, od građana. Takvi dokumenti mogu uključivati ​​naredbe, upute, pisma, pritužbe građana i drugo. Ulazni dokumenti se obično evidentiraju i evidentiraju u dnevniku ulaznih dokumenata.

    Odlazni dokumenti- to su dokumenti koji se šalju iz ustanove. Takvi dokumenti mogu uključivati ​​naredbe, upute podređenim organizacijama, izvješća, na primjer, višim tijelima, pisma i drugo. Odlazne poruke, kao i dolazne, registriraju se i evidentiraju u dnevniku odlaznih dokumenata.

    Interni dokumenti- to su dokumenti koji ne izlaze iz ustanove. Takvi dokumenti mogu uključivati ​​naredbu, naredbu nadređenog podređenom, bilješke s objašnjenjima, izvješća i druge.

    U ovom se radu govori o klasifikaciji dokumenata ovisno o tokovima dokumenata. Sorte svakog toka bit će analizirane u nastavku.

    Prvo će se razmotriti sljedeća klasifikacija ulaznih dokumenata:

    · dokumenti koji ne zahtijevaju odgovor;

    · dokumenti koji zahtijevaju odgovor;

    · dokumenti koji dolaze iz podređenih institucija i organizacija;

    · osobna korespondencija;

    · apeli građana.

    Sada morate analizirati odlazne dokumente. Klasifikacija izlaznih dokumenata uključuje sljedeće komponente:

    · odgovori na zahtjeve građana;

    · odgovori na pristigle dokumente poslane iz drugih institucija.

    Posljednji tok dokumenata koji još nije razvrstan su interni dokumenti. Sljedeće vrste internih dokumenata uključuju:

    · narudžbe;

    · narudžbe;

    · bilješke;

    · upute.

    Na temelju prezentacijskog oblika može se razmotriti sljedeća klasifikacija:

    · na elektroničkim medijima, posebice pismima poslanim elektroničkom poštom;

    · na papirnati mediji;

    · dokumenti poslani s elektroničkim digitalnim potpisom. elektronički digitalni potpis omogućuje vam da provjerite pripada li potpis vlasniku certifikata ključa.

    Prema vremenu razmatranja i izvršenja, dokumenti se mogu klasificirati u sljedeće dijelove:

    · regulatorni;

    · neregulirano.

    Regulatorni dokumenti su dokumenti koji se moraju izvršiti u određenom roku.

    Neregulatorni dokumenti su dokumenti koji nemaju rokove za razmatranje i izvršenje.

    Sljedeća klasifikacija dokumenata prema opsegu izvršenja:

    · organizacijski i upravni dokument;

    · referentni dokument;

    · znanstveno-tehnički dokument;

    · financijski dokument;

    · izvještajno-statistički dokument.

    Ovisno o strukturi, postoje sljedeći dokumenti:

    · dokument složene strukture;

    · jednostavan dokument.

    Prema stupnju pristupa dokumentima razlikuju se sljedeći dokumenti:

    · otvoreni dokumenti;

    · isprave s žigom zabrane pristupa.

    Ovisno o podrijetlu, dostupni su sljedeći dokumenti:

    · službene ili službene isprave;

    · osobni dokumenti.

    Službene ili službene isprave su isprave koje sastavlja pojedinac ili pravna osoba određenim redoslijedom, odražavajući interese ustanove.

    Osobni dokumenti su dokumenti koji odražavaju interese određene osobe. Nazivaju se i registrirani dokumenti.

    Sljedeći dokumenti imaju pravnu snagu:

    · izvorni dokumenti;

    · godišnji odmor;

    · ovjerene preslike;

    · duplikati;

    · ekstrakti.

    Izvorni dokumenti su dokumenti koji su prvi nastali ili izrađeni u jednom primjerku, potpisani od strane autora.

    Kopija dokumenata su dokumenti koji sadrže pune informacije izvornik isprave i njenu vrstu, ali ova vrsta isprave nema pravnu snagu.

    Otkaz isprave je preslika isprave koja se prilikom izdavanja izvorne isprave izrađuje kao kopija i ostaje u ustanovi.

    Ovjerene kopije su kopije koje imaju pravnu snagu.

    Duplikati su ponovljene kopije izvornog dokumenta koje imaju istu pravnu snagu kao i izvorni dokument.

    Izvadci su dio isprave ovjeren službenom osobom i pečatom koji označava ispravu iz koje je izvađen.

    Format prezentacije uključuje sljedeće dokumente:

    · individualni;

    · šablona;

    · tipično;

    · približan;

    · unificiran.

    Pojedinačni dokumenti su dokumenti koji se prezentiraju u bilo kojem obliku.

    Stencil dokumenti su dokumenti kod kojih je struktura i dio sadržaja unaprijed pripremljen, a ostali dijelovi se popunjavaju tijekom izrade.

    Standardni dokumenti su dokumenti koji opisuju određene pojave i procese. To uključuje standardne upute.

    Uzorci isprava su isprave koje se koriste pri sastavljanju isprava na temelju sličnih isprava.

    Unificirani dokumenti su dokumenti koji su dio bilo kojeg jedinstvenog sustava.

    Rokovi izvršenja su sljedeći:

    · bez određivanja roka;

    · hitno.

    Sljedeći dokumenti klasificirani su prema rokovima čuvanja:

    · dokumenti o privremenoj pohrani (do 10 godina);

    · dokumenti trajne pohrane;

    · dugoročna pohrana dokumenata (preko 10 godina).

    Potpuna klasifikacija dokumenata razmatrana je gore.

    Gore razmotreni dokumenti i njihovo kretanje nazivaju se tijek dokumenata.

    U tehnološkom lancu obrade i kretanja dokumenata razlikuju se sljedeće faze:

    · prijem i početna obrada dokumenata koje organizacija primi;

    · preliminarni pregled i distribucija dokumenata;

    · registracija dokumenata;

    · kontrola izvršenja;

    · informativno-priručni rad;

    · izvođenje dokumenata, njihova priprema, koordinacija, izvršenje;

    · otprema ili upućivanje na predmet.

    Sada je preporučljivo detaljnije razmotriti svaku fazu.

    Prijem i početnu obradu dokumenata koje primi organizacija obavlja uredsko osoblje. E-pošta obično ide svakom zaposleniku, tako da obradu ne obavlja samo službeno osoblje, već i pojedinačni zaposlenici.

    Faza preliminarnog pregleda i distribucije dokumenata. Ova faza uključuje distribuciju dokumenata među pojedinim zaposlenicima koji su odgovorni za određeno pitanje, odnosno na koje je dokument upućen.

    Registracija dokumenata igra važnu ulogu. Ova faza je neophodna kako bi se osiguralo da se nijedan dokument ne izgubi i kako bi se pratilo izvršenje tog dokumenta.

    Kontrola izvršenja je sljedeća faza. Podrazumijeva praćenje pravodobnosti i kvalitetne izvedbe dokumenata.

    Informacijski i referentni rad podrazumijeva mjesto gdje se dokument nalazi, tko ga ima ovaj dokument i koji dokumenti sadrže informacije o bilo kojem pitanju.

    Izvršenje dokumenata, njihova priprema, koordinacija i izvršenje pretposljednja je faza obrade dokumenata.

    Slanje ili upućivanje na slučaj posljednji je korak. Nakon izvršenja dokumenta gledaju rok valjanosti dokumenta i šalju ga s arhiviranim dokumentima po ovom pitanju u spis.

    Prethodno je bilo riječi o klasifikaciji dokumenata. U tom smislu razlikuju se sljedeće vrste protoka dokumenata:

    · vanjski;

    · unutarnji.

    Eksterni dokumentotok je dokumentotok u kojem dokumenti dolaze iz drugih institucija.

    Interni tijek dokumenata je tijek dokumenata u kojem se kretanje dokumenata odvija samo unutar određene institucije.

    Ovisno o vrsti organizacije, razlikuju se sljedeći tokovi dokumenata:

    · centralizirano - to je protok dokumenata u kojem postoji jedinstveni sustav registracije i računovodstva dokumenata;

    · decentraliziran je tijek dokumenata u kojem ne postoji jedinstveni sustav registracije i računovodstva dokumenata;

    · mješoviti je dokumentotok u kojem se odvija i decentralizirani i centralizirani dokumentotok. Ova vrsta protoka dokumenata koristi se u velikim poduzećima u kojima se obrađuje velika količina dokumenata.

    Tijek dokumenata trenutno nije idealan, iako se o tome dosta govori i dosta je napisano u literaturi. U mnogim organizacijama postoje neriješena pitanja koja koče poboljšanje institucionalnog upravljanja. Stoga kretanje dokumenata u instituciji nije dovoljno učinkovito promišljeno, neki dokumenti putuju dug put do primatelja, operacije s tim dokumentom se dupliciraju. Često je put koji dokument prolazi mnogo duži od vremena utrošenog na njega.

    Priprema dokumenata u skladu sa standardima temeljni je dio korespondencije s drugim organizacijama, institucijama i poduzećima. Namijenjen je samo uredski posao ispravan pravopis dokumenata razne vrste V različita mjesta recepcija. Postoje sljedeći državni standardi za pripremu dokumenata:

    · GOST R 7.0.8 - 2013. Upravljanje zapisima i arhiviranje. Termini i definicije;

    · GOST R ISO 15489-1-2007. Sustav standarda za informacijsko, knjižnično i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi;

    · GOST R 6.30-2003. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju;

    · GOST 7.70-2003. Sustav standarda za informacijsko, knjižnično i izdavaštvo. Opis baza podataka i strojno čitljivih informacijskih nizova. Sastav i označavanje karakteristika.

    Standard GOST R 7.0.8 - 2013. Upravljanje zapisima i arhiviranje. Termini i definicije daje pojmove i definicije iz područja arhivistike i evidencije. Pojmovi i definicije napisani u ovoj državnoj normi moraju se odražavati u svim vrstama dokumentacije i literature o uredskom poslovanju i arhiviranju.

    GOST R ISO 15489-1-2007. Sustav standarda za informacijsko, knjižnično i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi primjenjuju se na upravljanje dokumentima u svim organizacijama. Proširuje svoj utjecaj na sve formate dokumenata i medije. Standard sadrži odredbe o procesima koji su povezani s institucionalnim dokumentima, odredbe o odgovornostima, procedurama, politikama te sadrži smjernice za implementaciju i dizajn sustava za upravljanje dokumentima.

    Državni standard Ruske Federacije GOST 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata" (usvojen i stupio na snagu Dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. ožujka 2003. N 65-st). Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije uključuje naredbe, upute, pisma, akte , protokoli, odluke Državni standard predviđa: zahtjeve za obrasce dokumenata, sastav pojedinosti dokumenta i zahtjeve za njihovo izvršenje, ispravan položaj pojedinosti. Zahtjevi ovog državni standard preporučljivo, ali ujedno i obavezno, jer netočno sastavljen dokument može uzrokovati kašnjenje u radu organizacije ili državne agencije, jer se netočno sastavljen dokument može pogrešno shvatiti i poslati na reviziju strukturnoj jedinici iz koje je došao. Ispravan dizajn dokumenata je važna sastavnica rada organizacije, ustanove s drugim ustrojstvenim jedinicama, posebno kada je u pitanju vladine agencije s kojim radite ili namjeravate raditi.

    GOST 7.70-2003. Sustav standarda za informacijsko, knjižnično i izdavaštvo. Opis baza podataka i strojno čitljivih informacijskih nizova. Sastav i oznaka karakteristika je međudržavna. Zemlje koje su usvojile ovaj standard: Azerbajdžan, Armenija, Bjelorusija, Gruzija, Kazahstan, Kirgistan, Moldavija, Ruska Federacija, Tadžikistan, Turkmenistan, Uzbekistan i Ukrajina. Ova norma utvrđuje pojedinosti, odnosno njihov sadržaj, prezentaciju, sastav, elektroničkih izvora koji su baza podataka.

    Vođenje evidencije u organizaciji ili instituciji je tijek informacija koji mora biti pravilno dokumentiran, evidentiran i reguliran.

    Svaka aktivnost ima i prednosti i nedostatke.

    Prednosti uredskog rada uključuju prije svega brz pristup potrebne dokumente. Brz pristup potrebnim dokumentima definira organizaciju kao dobro organiziranu, strukturiranu organizaciju s kojom je lako surađivati. Postoje sljedeće prednosti uredskog rada:

    · učinkovitost upravljanja kretanjem dokumenata;

    · čuvanje dokumenata za jednu vrstu djelatnosti na jednom mjestu;

    · formiranje arhiva dokumenata.

    Upravljanje uredom ima i prednosti i nedostatke. Sada je preporučljivo razmotriti sljedeće nedostatke uredskog rada:

    · zastarjela baza podataka regulatorni dokumenti uređivanje poslova dokumentacijske podrške i evidencije;

    · slaba sustavnost u pristupima provedbi standardnih procedura, što ne dopušta brzo izvršenje ili izradu dokumenata;

    · nedovoljna opremljenost modernim sredstvima informatička opremljenost odjela koji su povezani s organizacijskim i kadrovskim radom;

    · nedostatnost ili nepostojanje jedinstvene komunikacijske i transportne mreže koja objedinjuje repozitorije dokumenata različitih odjela organizacije ili institucije;

    · korištenje nedovoljno usklađenih standarda elektronske tehnologije, koji dovode do korištenja netočnih rješenja u različitim radnjama s dokumentima (izrada, obrada, pohrana i kontrola izvršenja);

    · slaba učinkovitost sustava kontrole i brzog odgovora na promjenjivi regulatorni okvir dokumentacijske podrške.

    Klasifikacija dokumenata je raznolika i smatra se velikom količinom. Odnos između tijeka dokumenata jedinstven je i mnogi ga izvori određuju na različite načine. Tijek dokumenata kao i uredski poslovi samostalni su dijelovi u ustanovi. Dokumentotok je kretanje dokumenata u ustanovi, a uredski poslovi su izrada ili izvođenje dokumenata u skladu sa zahtjevima ili, drugim riječima, standardima. Svaka aktivnost ima i prednosti i nedostatke. Što se tiče protoka dokumenata, nema ideala, ali postoje neka poboljšanja za brzo putovanje do primatelja. Razmatraju se prednosti i nedostaci uredskog rada.

Povezane publikacije