Dom Viziri

Davanje pravne snage dokumentima. Definicija pojma “pravna snaga isprave”. Pojedinosti koje dokumentu daju pravnu snagu. Koji su uvjeti za vođenje kadrovske evidencije?

Glavna značajka organizacijski i upravni dokumenti je da su interni dokumenti. Drugim riječima, za njihov razvoj i implementaciju nije potrebno sudjelovanje trećih strana ili predstavnika bilo kojeg drugog poduzeća. Dovoljna je odluka uprave ili drugih dužnosnika poduzeća na čiju se djelatnost ti dokumenti odnose. Za potpisivanje vanjskih dokumenata, ugovora, faktura, potvrda o prijemu radova i sl. nije dovoljno očitovanje volje predstavnika samo jedne pravne osobe. Potrebna je odluka dužnosnika najmanje dviju organizacija koje jedna drugoj nisu odgovorne.

Interni dokument koji je izdalo poduzeće može se smatrati obvezujućim za zaposlenike samo ako ima pravnu snagu.

Da bi dokument imao takvu snagu, potrebno je učiniti sljedeće:

* odredbe sadržane u dokumentu moraju biti u skladu sa zakonskim zahtjevima;
* dokument mora izdati službenik uprave, odjela poduzeća, koji za to ima potrebne ovlasti;
* detalji dokumenta moraju biti u skladu s prihvaćenim standardima.
* Ako ovi uvjeti nisu ispunjeni, sud može dokument proglasiti nevažećim.

Ovlasti zaposlenika poduzeća za izdavanje organizacijskih i upravnih dokumenata

Prije izvršenja uputa određenog dokumenta potrebno je obratiti pozornost na kompetentnost osobe koja je potpisala ovaj dokument. Ako je službena osoba pri sastavljanju i potpisivanju izašla iz okvira svoje nadležnosti, isprava nema pravnu snagu i nije valjana.

Nadležnost čelnika poduzeća uključuje sva pitanja upravljanja tekućim poslovima, s izuzetkom pitanja o kojima samo skupština sudionika poduzeća ili upravni odbor imaju pravo odlučivati. Upravitelj je jedini zaposlenik koji djeluje u ime poduzeća bez punomoći.

Ali, prema povelji poduzeća, nadležnost upravitelja može biti ograničena, a dio njegovih "običnih" ovlasti može se prenijeti na upravni odbor ili opću skupštinu sudionika. Na primjer, povelja može predvidjeti da upravitelj nema pravo sam, bez pristanka opće skupštine sudionika, sklapati transakcije u iznosu većem od 500.000 rubalja. Da bi takva transakcija bila zakonita, uz ugovor mora biti priložen zapisnik glavne skupštine sudionika poduzeća, u kojem mora biti izravno navedeno da je skupština sudionika odobrila ovu transakciju. U protivnom se ugovor (i transakcija) može proglasiti nevažećim. U ovom slučaju, "objašnjenja" druge ugovorne strane da nije znao za ograničenje ovlasti voditelja poduzeća neće biti prihvaćena, jer je povelja poduzeća otvoreni dokument. Tvrtke i tvrtke koje namjeravaju sklopiti ugovor s poduzećem mogu se i trebaju upoznati s njim.

Isključiva nadležnost skupštine sudionika poduzeća uključuje pitanja koja se ne mogu prenijeti na upravljanje upravitelja. Na primjer, Savezni zakon od 26. prosinca 1995. N 208-FZ „O dionička društva„(čl. 48. i 79.) Isključiva nadležnost glavne skupštine dioničara je odlučivanje o sklapanju veće transakcije u iznosu većem od 50 posto knjigovodstvena vrijednost imovine poduzeća. S tim u vezi, povelja dioničkog društva ne može generalnom direktoru dati pravo obavljanja takve transakcije. U suprotnom, to će biti u suprotnosti s odredbama Saveznog zakona "O dioničkim društvima".

Sve druge službene osobe poduzeća mogu rješavati pojedina pitanja samo u slučajevima kada su na to ovlašteni nalozima, punomoći, opisi poslova, pravilnicima itd., koje je potpisao ili odobrio upravitelj. Pri sklapanju ugovora ili pri sastavljanju i potpisivanju drugih robnih i financijskih isprava u ime poduzeća službena osoba mora se pozvati na naziv, broj i datum punomoći, naloga ili propisa na temelju kojeg postupa. U suprotnom, predstavnici organizacija trećih strana imat će pravo sumnjati ima li taj službenik doista potrebne ovlasti.

Nositelj informacije je dokument. Svaki upravljački dokument nositelj je informacija i služi za prikupljanje, analizu, izradu i donošenje upravljačkih odluka te njihovo priopćavanje neposrednim izvršiteljima, zainteresiranim organizacijama ili građanima. Glavni zahtjev za upravljačke dokumente je formalnost, pouzdanost i objektivnost. Ovaj zahtjev se provodi kada je dokument uvakufljen pravnu snagu, tj. uvjet pod kojim se informacije iz dokumenta mogu koristiti u području upravljanja bez sumnje u njihovu pouzdanost za provođenje bilo kakvih radnji. Trenutno se neosporivost i obvezujuća narav isprave također određuje pojmom “pravne snage isprave”.

Za poslove upravljanja iznimno je važna pravna snaga dokumenata, budući da služe kao način dokazivanja informacija sadržanih u njima i predstavljaju jedan od oblika izražavanja prava. Pod pravnom snagom isprave podrazumijeva se neospornost i autoritet utemeljen na zakonu. Pravna snaga dokumenta pretpostavlja da je obvezujući za one kojima je upućen ili za krug sudionika upravljanja (tijela državne uprave, njihove strukturne jedinice, javne organizacije, dužnosnici, državni službenici i građani) koji se rukovode ovim dokumentom i na njemu temelje svoje djelovanje ili se od njega suzdržavaju.

Neki dokumenti, na primjer, pravni akti saveznih tijela predstavničke i izvršne vlasti, sudski, tužiteljski, javnobilježnički i arbitražni akti, ugovorna dokumentacija, u početku imaju pravnu funkciju, uspostavljaju, učvršćuju i mijenjaju pravne norme i pravne odnose ili prekidaju njihovo djelovanje. Ostali dokumenti imaju pravnu funkciju ako se koriste kao dokazi na sudu, istražnim i tužiteljskim tijelima, javnim bilježnicima, arbitraži itd. U poslovima upravljanja, pravna snaga dokumenta osigurava njegovu službenost za zaposlenike, kao dani sustav upravljanja, kao i sve ostale strukture s kojima je međusobno povezana.

Pravna snaga dokumenta- to je imovina koja mu je dodijeljena važećim zakonodavstvom, nadležnošću tijela koje ga je izdalo i utvrđenom procedurom upisa.

Iz ove definicije proizlazi da je upravni organ ili službena osoba koja izdaje ispravu dužna:

Pri izradi se pridržavati važećeg zakonodavstva;

Objavite dokumente samo u granicama svoje nadležnosti;

Pridržavajte se nacionalnih pravila za pripremu i izvršenje dokumenata koja su na snazi u određeno vrijeme.

Dakle, pravnu snagu isprave određuju i sadržaj i oblik isprave. Za određene vrste Dokumenti u trenutnim pravilima registracije razvili su zahtjeve za detalje koji potvrđuju njihovu pravnu snagu.

Da bi dokument bio legalan snaga potrebna sljedeći. detalji:

Naziv vrste dokumenta;

Datum dokumenta;

Reg. broj dokumenta;

Potpis;

Žig odobrenja;

Zakonski akti koji definiraju postupak ovjere elektroničkih dokumenata .

Dakle, elektronički dokument dobiva pravnu snagu:

Potrebni detalji;

Potvrda ovlasti stvaratelja;

Sastav obveznih detalja utvrđen je sljedećim propisima:

Savezni zakoni:

Savezni zakon "O informiranju, informatizaciji i zaštiti informacija". Njime se ne definiraju samo najvažniji pojmovi u području informacija, već se definiraju i ciljevi zaštite informacija, kao i prijetnje informacijama. Ovim zakonom dokument je definiran kao obvezni uvjet za uvrštavanje informacije u informaciju. sredstva. Sukladno zakonu pravni. moć dokumenta koji se pohranjuje, obrađuje i prenosi pomoću automatskog stroja. informacija i telekomunikacije. sustava, može se potvrditi električnim putem. potpis.

U Zakon Ruske Federacije "O komunikacijama"Pitanja elektroničkog dokumentiranja i organizacije rada s elektroničkim dokumentima djelomično su reflektirana. Zakon navodi da je razvoj i osiguranje stabilnih i kvalitetnih komunikacija najvažniji uvjet za razvoj društva i djelovanje države. Sukladno s Komunikacijska sredstva, zajedno s računalnom tehnologijom, čine tehničku osnovu za osiguranje procesa prikupljanja, obrade, akumulacije i distribucije informacija.

Zakon Ruske Federacije "O stanje "tajna" uvela je definiciju još 2 pojma vezana uz problematiku ove teme: o metodama i sredstvima zaštite tajnih podataka; o državnim programima i aktivnostima na području zaštite državne tajne.

Zakon uređuje djelatnost organizacija koje pružaju usluge distribucije integriranih automatiziranih sustava za upravljanje uredom (IASD), koji uključuju podsustav informacijske sigurnosti. Dozvola za obavljanje navedenih poslova izdaje se na temelju rezultata posebnog pregleda organizacije i države. certificiranje svojih rukovoditelja odgovornih za zaštitu informacija, a organizacija mora ispuniti niz zahtjeva.

Savezni zakon "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji" navodi da je elektr. Dokumenti se mogu klasificirati kao Arch. fond Ruske Federacije. Međutim propisi ar-x. odjela samo se u najopćenitijim crtama odnose na pitanja prihvaćanja na pohranu, osiguranja sigurnosti, računovodstva i opisa elektroničkih dokumenata. dok-v. Pitanja izrade i korištenja elektroničkih dokumenata neki drugi odjeli rješavaju samostalno.

Stvaranje elektrona. vlada je zapravo glavni cilj Federalnog ciljanog programa “Elektron. Rusija”, u vezi s kojim su neke odredbe programa posvećene organizaciji elektroničkog upravljanja dokumentima.

Rezolucije saveznih izvršnih vlasti i GOST-ovi:

Goskomstat Rusije od 01.05.2004 N 1 „O odobrenju unificirani oblici primarna knjigovodstvena dokumentacija za obračun i plaćanje rada”;

GOST R 6.30-2003"Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za izvršenje dokumenata", u skladu s kojima se dokumenti sastavljaju.

Vrijedi za elektroničke dokumente GOST 6.10.4-84 "Jedinstveni sustavi dokumentacije. Davanje pravne snage dokumentima na računalnim medijima i tipografijama nastalim sredstvima računalne tehnologije. Osnovne odredbe." Ovaj standard utvrđuje zahtjeve za sastav i sadržaj detalja koji elektroničkom dokumentu daju pravnu snagu, a također utvrđuje postupak za njihovu promjenu.

Za elektroničke poruke - GOST R 53898-2010 „Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima. Interakcija sustava za upravljanje dokumentima. Zahtjevi za elektroničku poruku." Norma određuje format, sastav i sadržaj elektroničke poruke.

Elektronički dokument mora sadržavati:

Matični broj;

Datum registracije;

Potpis (šifra) osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta ili koja je odobrila dokument;

Naziv organizacije - tvorca dokumenta;

Lokacija organizacije koja je izradila dokument ili poštanska adresa.

Moguće je koristiti dodatne detalje, glavno je da se oni koji su potrebni mogu jasno identificirati.

Autentičnost i Autentičnost

Najlakši način da se osigura autentičnost elektroničkog dokumenta je korištenje elektroničkog digitalni potpis(EP). Pri ocjeni dokazne vrijednosti elektroničke isprave sud prije svega vodi računa o pouzdanosti načina nastanka, pohrane, prijenosa i identifikacije autora. Za to je, osim elektroničkog potpisa, važan i pouzdan sustav za obradu elektroničkih dokumenata (trusted storage).

Dokument na računalnim medijima stječe pravnu snagu pod uvjetom da su ispunjeni zahtjevi za njegovo izvršenje, koji su navedeni u nastavku i u skladu su s GOST 6.10.4-84.

Dokument na računalnim medijima mora biti snimljen, proizveden i označen u skladu sa zahtjevima GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1-80, GOST 6.10. 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74, a podaci su kodirani prema svesaveznim klasifikatorima tehničkih i ekonomskih informacija. U nedostatku potrebnih podataka u sveučilišnim klasifikatorima, dopušteno je koristiti kodove registriranih međuindustrijskih klasifikatora.

Dijagram stroja mora biti izrađen uzimajući u obzir zahtjeve državnih standarda za jedinstvene sustave dokumentacije.

Snimanje dokumenta na računalni medij i izrada tipograma mora se provoditi na temelju podataka zabilježenih u izvornim (primarnim) dokumentima primljenim komunikacijskim kanalima od uređaja za automatsko snimanje ili u procesu automatiziranog rješavanja problema.

Dokument na računalnom mediju ili tipografski dokument mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

Naziv organizacije - tvorca dokumenta;

Lokacija organizacije koja je izradila dokument ili poštanska adresa;

naziv dokumenta;

Datum izrade dokumenta;

Šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na računalnom mediju ili tipkanog dokumenta ili, u pravilu, šifra osobe koja je odobrila dokument.

Obvezni podaci o dokumentima na računalnim medijima trebaju biti postavljeni na način koji omogućuje jasnu identifikaciju detalja.

Obavezne pojedinosti dijagrama stroja treba ispisati i postaviti u skladu sa zahtjevima državnih standarda za jedinstvene sustave dokumentacije.

Pojedinost "Naziv organizacije koja je izradila dokument" mora biti napisana u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesaveznom klasifikatoru poduzeća i organizacija (OKPO) i naziv organizacije. Dopušteno je koristiti ustaljene skraćene nazive.

Za organizacije koje nemaju prava pravne osobe treba navesti OKPO šifru organizacije kojoj su podređene.

Pojedinost „Lokacija organizacije koja je izradila dokument” mora biti napisana u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema All-Union klasifikatoru „Sustav za označavanje objekata administrativno-teritorijalne podjele SSSR i saveznih republika, kao i naselja" i naziv naselje gdje se organizacija nalazi.

Detalj "Naziv dokumenta" mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod i naziv obrasca dokumenta prema Svesaveznom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD) za svesavezne dokumente ili industriju (odjel), republički klasifikator upravljačke dokumentacije - za industriju (odjelski), republički obrasci dokumenata .

Atribut "Datum proizvodnje dokumenta" mora se zabilježiti u skladu sa zahtjevima GOST 6.38-72 i mora biti naznačeno vrijeme snimanja dokumenta, omogućujući njegovu identifikaciju s protokolom stroja.

Podatke „Šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na računalnom mediju i tipograma” ili „Šifra osobe koja je odobrila dokument” potrebno je ispisati u sljedećem obliku: identifikacijska šifra i radno mjesto, prezime osobe odgovoran za ispravnu izradu dokumenta na računalnim medijima i strojnog dijagrama, odnosno osoba koja je odobrila dokument. Vlasništvo koda određene osobe mora biti registrirano kod organizacije koja je izradila dokument na računalnim medijima ili proizvela strojni kod, te tehničke softverske alate i organizacijski uvjeti, isključujući mogućnost korištenja tuđih kodova.

Izvornici, duplikati i preslike dokumenata na računalnim medijima i tipografiji dobiveni standardnom programskom opremom određenog računalnog sustava imaju istu pravnu snagu ako su sastavljeni u skladu sa zahtjevima ove Norme.

Izvornik dokumenta na računalnom mediju je prvi zapis dokumenta na računalnom mediju koji sadrži oznaku da je taj dokument izvornik.

Izvornik strojograma je prvi primjerak dokumenta ispisan računalnom tehnologijom. na papiru i koji sadrži naznaku da je ovaj dokument izvornik.

Važno je zapamtiti da je prema GOST R 6.30-97 identifikator elektroničke kopije dokumenta oznaka (podnožje) postavljena u donjem lijevom kutu svake stranice dokumenta i sadrži naziv datoteke na računalu medija, datuma i drugih podataka pretraživanja instaliranih u organizaciji.

Duplikati dokumenta na računalnim medijima su zapisi dokumenta na računalnim medijima koji su noviji po vremenu, vjerodostojni po sadržaju i sadrže oznaku da su ti dokumenti duplikati.

Svi duplikati strojograma su kasniji, sadržajno vjerodostojni ispisi na papiru koji sadrže naznaku da se radi o duplikatima.

Preslike dokumenta na računalnom mediju ili strojogramu su isprave preslikane s izvornika ili duplikata na računalnom mediju ili strojogramu na drugi medij za pohranu, vjerodostojne po sadržaju i s oznakom da su te isprave preslike.

Duplikati i kopije moraju sadržavati obvezne podatke sadržane u izvornom dokumentu na računalnom mediju ili tipkanom dokumentu.

Više o temi 33.. DAVANJE PRAVNE SNAGE ISPRAVAMA O PRIJEVOZU STROJA:

Istraga slučajeva nezakonitog pristupa računalnim informacijama
33.. DAVANJE PRAVNE SNAGE ISPRAVAMA O PRIJEVOZU STROJA
Tema 17. Davanje ovrhe dužničkim i platnim ispravama
Prihvaćanje dokumenata sastavljenih u inozemstvu kod javnog bilježnika. Pojam i zahtjevi za oblik i sadržaj apostille

GAS sustav "Izbori" je prilično složeni sustav i kako bi se osigurala njegova učinkovitost korištenja, održivost i pouzdanost, uvedena cijela serija formalnosti organizacijske i tehnološke prirode. Izborni proces i postupak održavanja referenduma određen je korištenjem brojnih dokumenata na papirnatom i elektroničkom mediju. Takvi dokumenti moraju imati istu pravnu snagu. Ako se tradicionalni zahtjevi nameću papirnatim dokumentima, onda se posebnim zahtjevima nameću elektronički dokumenti. Nije slučajno što Zakon „O GAS „Izbori““ propisuje uvjete za davanje pravne snage dokumentima izrađenim pomoću GAS „Izbori“, budući da su rezultati izbornog procesa i postupka održavanja referenduma od velike političke važnosti.

Nabrojimo uvjete za osiguranje vjerodostojnosti dokumenata pripremljenih pomoću GAS "Izbori":

1. Papirnati dokument pripremljen korištenjem GAS "Izbori" u skladu sa saveznim zakonima, stječe pravnu snagu nakon što ga potpišu nadležni službenici.
2. Elektronički dokument izrađen korištenjem GAS-a "Izbori" stječe pravnu snagu nakon što ga potpiše elektroničkim potpisom
3. Protokol, zbirna tablica rezultata glasovanja, drugi zbirni dokumenti pripremljeni u elektroničkom obliku koristeći GAS "Izbori", stječu pravnu snagu u nalogu nakon obvezne provjere na propisani način korištenjem javnih ključeva elektronički potpisi vjerodostojnosti svih izvornih elektroničkih dokumenata, na temelju koje se izrađuje objedinjeni elektronički dokument.
4. U postupku ulaska u sustav GAS "Izbori". podaci generira se elektronički dokument i potpisuje elektroničkim potpisom relevantni dužnosnici.
5. Sukladnost podaci elektronički dokument podaci papirnati dokument potvrđeno računalnim ispisom, koji potpisuju nadležne službene osobe i prilaže izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica unosa podataka u Državni automatizirani sustav "Izbori" i formiranje elektroničkog dokumenta potpisanog elektroničkim potpisima bilježi se u posebnom dnevniku.
6. Prijenos elektroničkih dokumenata višem izbornom povjerenstvu, referendumskom povjerenstvu korištenjem GAS-a "Izbori" provodi se isključivo nakon provjere vjerodostojnosti i vjerodostojnosti elektroničkog potpisa, stavlja se na svaki poslani dokument korištenjem javnih ključeva elektroničkog potpisa.
7. Rezultati ispitivanja potvrđeno računalnim ispisom zapisnika o pregledu. Ovaj ispis službene osobe potpisuju na propisani način i prilažu izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica prijenosa podataka višem izbornom povjerenstvu, referendumskom povjerenstvu upisuje se u poseban dnevnik nižeg izbornog povjerenstva, referendumskog povjerenstva.
8. Vjerodostojnost elektroničkog potpisa stavljenog na svaki elektronički dokument koji zaprimi više izborno povjerenstvo, referendumsko povjerenstvo od nižeg izbornog povjerenstva, referendumsko povjerenstvo, ovjeren korištenjem ključeva elektroničkog potpisa. Potvrđuje se činjenica provjere točnosti primljenih elektroničkih dokumenata računalni ispis zapisnika o inspekcijskom pregledu. Ovaj ispis nadležne službene osobe potpisuju na propisani način i prilažu izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica takve provjere također se bilježi u posebnom dnevniku.

Razlike između preliminarnih i konačnih rezultata izbora mogu iznositi tisućinke postotka i ne objašnjavaju se nekim nedostacima elektroničkih ili "papirnatih" metoda, već kašnjenjem u prijenosu podataka s nekih posebno udaljenih točaka zemlje. Te razlike ni na koji način ne utječu na stvarni ishod izbora.

Tijekom izbora i referenduma, kompleksi za obradu glasačkih listića integrirani u Elections GLS mrežu mogu se koristiti kao završna periferna oprema sustava na biračkim mjestima. Oni su već eksperimentalno korišteni na izborima u nizu regija u zemlji. Tijekom ovih događanja testirana su različita inženjerska i tehnička rješenja problema automatskog prebrojavanja glasova i prijenosa informacija, a također omogućuju automatsko sumiranje rezultata različitih vrsta glasovanja u samo 20-25 minuta nakon završetka glasovanja.

Uz uštedu vremena, sustav omogućuje provjeru vjerodostojnosti glasačkih listića sinkrono s glasovanjem, tehnički jamči zaštitu rezultata glasovanja od krivotvorenja i pruža vizualnu demonstraciju izbornog procesa u svim regijama zemlje u stvarnom vremenu. Na dan izbora Središnje izborno povjerenstvo Rusije prima privremene rezultate glasovanja prema rasporedu u statističkom, shematskom, tekstualnom, audio i vizualne informacije a nakon obrade promptno se prenose medijima.