Онлайн кассы учет наличных в. Как работает онлайн-касса. Документальное оформление кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей и предприятий различных форм собственности отражен в своде специальных постановлений, опубликованных в июне 2014 года Центральным Банком РФ. Предпринимателям предложена упрощенная схема функционирования системы бухгалтерского учета, которая с одобрением была встречена малыми предприятиями и другими участниками современного экономического пространства страны.

Бухгалтеры получили на руки подробную инструкцию, которая в полной мере отражает процесс осуществления кассовых операций, регулирует многочисленные технические аспекты ведения кассового учета. В 2017 году привычный порядок учета кассовых операций значительно изменится. С 1 февраля 2017 года все контрольно-кассовые аппараты должны быть заменены на онлайн-кассы. Полный порядок подключения и работы с онлайн-оборудованием приведен в Федеральном законе от 03.07.2016 г. №260-ФЗ.

Что такое онлайн-кассы?

Согласно приведенному выше Федеральному закону, переход на онлайн-кассы будет происходить постепенно (начиная с 15 июля 2016 года, когда вступил с силу новый закон о кассах и когда каждый предприниматель мог в добровольном порядке оформить онлайн-кассы, вплоть до 1 января 2018 года, когда произойдет полный переход на электронные чеки).

Электронная онлайн-касса представляет собой кассовый аппарат, который в режиме онлайн передает данные о финансовых операциях в органы ФНС. Уже сегодня все предприниматели должны подготовить свой бизнес к нововведениям, приобрести и протестировать кассовое оборудование.

Отличия онлайн-кассы от обычного ККТ

Электронная касса обладает множеством преимуществ перед обычной кассой, освобождая предпринимателя от рутинных операций по предоставлению отчетности в контролирующие органы ( и т.д.).

Кроме этого, электронные кассы имеют:

• возможность отправки чека на электронную почту потребителя или с помощью SMS-уведомления;
• возможность дублирования электронных чеков бумажными;
• наличие фискального накопителя, защищенного шифрованием для сохранения информации о проведенных операциях и т.д.

Онлайн-кассы имеют ряд недостатков, которые уже вызвали возмущение представителей малого бизнеса, а именно:

• высокие расходы на покупку и обслуживание кассы;
• обязательное наличие бесперебойного подключения к интернету;

Совет: совсем не обязательно, чтобы кассовый аппарат был подключен к интернету именно в момент оплаты товара или услуги. Можно включать интернет 1 раз в день для отправки сводной информации в ФНС.

• расходы на обучение персонала работе на электронных кассах.

При наличии электронной кассы многим предпринимателям сложнее будет проводить так называемые «черные» и «серые» дела.

Как работают онлайн-кассы?

В процессе продажи товара или услуги с помощью электронной кассы участвуют 3 стороны. Информация о кассовой операции передается оператору фискальных данных, который присваивает чеку уникальный номер. От оператора фискальных чеков информация поступает в двух направлениях:

1. В электронную кассу отправляется уникальный номер чека, который в последующем передается покупателю.
2. В ФНС отправляются данные об операции и сводная информация о расчетах за весь день.

Оператором фискальных данных (как посредником между онлайн-кассой и ФНС) может выступать любая организация, имеющая соответствующее разрешение от государства.

Кто освобождается от использования онлайн-касс?

Заставить всех поголовно приобретать и регистрировать в ФНС онлайн-кассы просто невозможно в силу ряда причин, например, из-за многообразия типов налогообложения и, соответственно, форм ведения бухгалтерии, разного и т.д.

Поэтому ФЗ-260 регламентирует отдельные ситуации, когда применение электронных касс невозможно. К ним относятся:

• бизнес в отдаленной и труднодоступной местности – отсутствие интернета во многих селах и деревнях не позволяет своевременно отправлять данные в налоговые органы;
• розничная продажа мелких товаров, таких как мороженное, напитки из киосков, газеты, лотерейные билеты и т.д.

Порядок ведения кассовых документов в 2017 году

Относительно кассовых документов в 2017 году существенных изменений не произошло. Все унифицированные формы (ведомости, ), применявшиеся ранее, продолжают использоваться с учетом нововведений.

Индивидуальные предприниматели продолжают вести налоговый учет доходов и других физических показателей, но при этом освобождаются от ведения , оформления приходных и расходных ордеров. Для ведения кассовой документации может использоваться как бумажный, так и электронный носитель.

Согласно новому закону о кассах 2017 года, в кассовой дисциплине произошли следующие изменения:

• возможность ведения кассовой документации с применением электронной подписи;
• при наличии электронных документов не требуются бумажные экземпляры кассовой книги и ордеров;
• нельзя исправлять ошибки в электронных документах – нужно удалить неверный документ и создать новый;
• оформление второго листа кассовой книги больше не требуется;
• не нужно заполнять кассовую книгу, если в какой-либо день не производились наличные расчеты;
• нет необходимости в ведении кассового журнала.

Новый закон о кассах в 2017 году прежде всего направлен на упрощение кассовой дисциплины, на уход от «бумажной» бухгалтерии, где основные показатели (расчет

Онлайн касса – это аппарат с расширенными возможностями, удовлетворяющий требованиям ФЗ от 03.07.2016 N290-ФЗ, предъявленным к ККТ. От обычных ККМ их отличает способность передавать по Интернету данные по расчетам юридических лиц и ИП в налоговые службы через операторов фискальных данных (ОФД).

Зачем было решено переходить на онлайн кассы

В условиях современной экономики людям трудно найти работу, приносящую достаточно денег для оплаты их нужд, многие из них пытаются наладить собственный бизнес. Из-за возросшего количества фирм растет и численность продавцов, не фиксирующих продажи с целью сокрытия информации о них от налоговой инспекции. В результате государство недополучает налоги, а проводить частые проверки компаний не представляется возможным.

В связи с этим были разработаны онлайн кассы, подтвердившие свою эффективность в ходе пилотного проекта, участие в котором приняли организации Москвы и МО, Татарстана и Калужской области.

Преимущества перед обычными ККТ

1. По словам ФНС, благодаря внедрению онлайн касс будет значительно сокращено число проверок юр. лиц и ИП. Вся информация о продажах будет доступна для контроля в электронном виде. Выездные и документальные проверки будут происходить в отношении предприятий, вызвавших подозрение у органов налоговой службы. Поводом к приезду проверяющих послужат частые аннулирования чеков или единовременная выдача их на крупную сумму за короткий промежуток времени.
2. Применение онлайн касс поможет руководителю предприятия осуществлять контроль над торговыми объектами и объемами продаж в каждом из них через два кабинета: открытый для самой ККТ и личный кабинет, организованный обслуживающим кассу ОФД.
3. Сократятся затраты на покупку ЭКЛЗ и ежегодную перерегистрацию кассы.
4. Онлайн касса способна печатать на чеках широкий перечень реквизитов организации, среди которых наименование услуги/товара; применяемая ИП или юридическим лицом система налогообложения; а также информация об НДС.
5. При расчете с потребителями станет возможным использование смартфона и планшета.
6. Онлайн касса сможет отправлять чеки в электронном варианте на e-mail покупателя (при этом электронный чек равен отпечатанному на ККМ) и СМС на его телефон.
7. Ошибки при расчетах с клиентурой будут легко контролироваться.
8. Утрата бумажного чека перестанет быть проблемой, так как электронный чек останется доступным в любое время.
9. Онлайн касса также облегчит жизнь организациям и предпринимателям, осуществляющим продажи через Интернет-магазины. Согласно закону, чек нужно выдать покупателю не позднее пяти минут после совершения им покупки, но между компанией и потребителем могут быть сотни километров. Раньше приходилось передавать отпечатанный чек через курьера вместе с приобретенным товаром, либо печатать чек и вкладывать его в посылку с покупкой, а это считается нарушением. Теперь же достаточным будет отправка электронного чека на e-mail клиента после оплаты им товара/услуги.
10. Отпадет необходимость целого ряда кассовых регистров и документаций.

Кто и в какие сроки должен модернизировать ККТ

Добровольный переход на онлайн ККТ возможен уже сейчас. С середины 2017 г. все юридические лица и предприниматели, использующие ККМ, обязаны установить у себя онлайн кассы. Преимуществами модернизации касс в ближайшее время можно назвать избежание поиска ОФД в период ажиотажа (и, как следствие, получение возможности заключить договор на обслуживание касс на более выгодных условиях) и отсутствие необходимости покупки новой ЭКЛЗ по окончании старой.

Контрольный срок	Требование
15.07.2016 – 30.06.2017	Добровольный переход на онлайн ККТ. Если установленная касса старого образца подлежит модернизации, можно заняться доработкой ее до онлайн кассы и ее перерегистрацией.
01.02.2017	Налоговые инспекции более не регистрируют кассы старого образца. Однако на “не онлайн кассе” можно продолжать работать.
01.07.2017	“Не онлайн кассы” перестают использоваться большинством ИП и юр.лиц. Исключения: · ИП и юридические лица, уплачивающие ЕНВД (см. Примечание под таблицей); · ИП на ПСН (см. Примечание под таблицей); · ИП и компании, занимающиеся оказанием услуг населению (см. Примечание под таблицей).
01.01.2019	Формирование и передача чека в электронной форме, бумажный чек теперь выдается по просьбе клиента.
01.07.2019	Перейдут на онлайн ККТ все юридические лица и предприниматели, освобожденные от этой обязанности ранее (см. п.2 ст.346.26 НК РФ): · ИП и юр. Лица, уплачивающие ЕНВД; · ИП, применяющие ПСН; · ИП и организации, занимающиеся оказанием услуг населению; · ИП и юридические лица, владеющие торговыми автоматами.
01.02.2021	Организации и ИП, уплачивающие налоги по УСН и ЕНВД, а также ИП на ЕНВД с этого момента обязаны перечислять в чеке купленные товары и цены на них.

Примечание: Налогоплательщики на ЕНВД и ИП на ПСН могут не устанавливать онлайн кассы с оговоркой, что они будут выдавать документ об оплате по просьбе клиента (требование п.7 ст.7 Закона от 3 июля 2016 г. N290-ФЗ). Что касается юридических лиц и ИП, оказывающих услуги населению, то они должны выдавать бланки строгой отчетности (БСО) (требование п.8 ст.7 Закона от 3 июля 2016 г. N290-ФЗ).

Кому онлайн ККТ не понадобится

(подробности см. в п.2 ст.2 54-ФЗ в ред. от 01.01.2017)

1. Бизнесменам, занимающимся продажей газетной и журнальной продукции. Выручка от всех прочих товаров считается отдельно.
2. Тем, кто продает ценные бумаги.
3. Продавцам проездных билетов в общественном транспорте.
4. Занимающимся питанием учащихся и персонала учреждений образования.
5. Осуществляющим продажи товаров на территориях, организованных для торговли.
6. Занимающимся разносной торговлей не/продовольственными товарами в поездах, с велосипеда и прочих мобильных и переносных средств.
7. Владельцам точек по продаже мороженого и неалкогольных разливных напитков.
8. Торгующим с цистерн и овощами на развес.
9. Держащим пункт скупки стеклотары и утильсырья (помимо металла, драгоценностей).
10. Владельцам сервиса по починке и покраске обуви.
11. Изготовителям ключей и галантереи.
12. Няням и сиделкам.
13. Мастерам народных художественных промыслов.
14. Предлагающим за плату провести распиловку дров и вспашку садовых участков.
15. Носильщикам багажа.
16. Собственникам жилья, зарабатывающим на сдаче их в аренду.
17. Компаниям и ИП, открывшим дело в труднодоступных местностях. При этом сохраняется требование – выдача по требованию документа (с указанием его наименования, номера и реквизитов организации) о совершенной сделке.

Схема работы онлайн кассы

Для функционирования онлайн кассы необходимо оформить договор с одним из утвержденных на данный вид деятельности оператором фискальных данных (ОФД), это посредник между каждой кассой и органами ФНС, т.е. без его услуг обойтись невозможно. ИФНС рекомендовала оценить работы ОФД в 3 тыс. рублей в год.

Итак, весь процесс работы с онлайн ККТ заключается в следующем:

• Продавец выбивает чек;
• Касса формирует фискальный признак и таким образом сообщает ОФД сведения о совершенной сделке;
• ОФД генерирует уникальный номер для конкретного чека;
• ОФД отправляет сводку продаж органу ФНС.

Изменения коснутся и выданных чеков , появятся новые реквизиты:

• Время, день и адрес совершения покупки;
• сумма покупки, Налог на Добавочную Стоимость;
• вид оплаты (наличными или через электронную систему платежей);
• приход или расход;
• адрес сайта обслуживающего ОФД;
• система налогообложения.

Ставим новую ККМ на учет

Приобретая кассу, на сайте ФНС вы получаете привязанный к ней личный кабинет , вход в который для ИП производится через портал государственных услуг. В нем удобно ставить ККМ на учет, регистрировать сотрудничество с ОФД и сообщать о замене фискального накопителя. Регистрировать онлайн ККТ надо, перейдя в раздел “Контрольно-кассовая техника”. Учетная запись должна быть подтвержденной, а для совершения любых действий понадобится электронная подпись.

В случае, если вы покупаете онлайн кассу взамен старой, вам нужно подключать ее к Интернету и программе “Бухсофт”. Затем вы подписываете договор с ОФД, условия которого вы посчитаете наиболее приемлемыми для себя. После регистрации в налоговой ваша касса готова к работе.

Если же возможна модернизация вашей старой ККМ, ее придется сперва снимать с учета в ФНС, затем доработать до онлайн кассы в центре тех. обслуживания. Дальнейшие шаги схожи с действиями после покупки новой онлайн кассы.

Законом предусмотрена подача бумажного заявления в НИ, однако бланк заявления о регистрации кассы еще не утвержден, а сама процедура не регламентирована.

Практический пример: подключаем онлайн кассу через Интернет

Подключим ККМ ATOL FPrint 90Ф.

Загрузим и установим свежую версию драйвера ДТО 8.х с сайта ATOL. Там же скачаем руководство по эксплуатации АТОЛ 90Ф. Чтобы подключить кассу к компьютеру, можно воспользоваться кабелем USB, слотом для SIM-карты или модулем WiFi.
Если компьютер не видит драйвер, укажем путь к нему вручную. Для Windows 7 и выше: C:\Program Files (х86)\ATOL\Drivers\USB_Drivers Для Windows XP: C:\Program Files\ATOL\Drivers\USB_Drivers. После установки видим два COM-порта.

Регистрируем нашу кассу . Для этого переходим на сайт nalog.ru. Ссылка на личный кабинет для ИП: https://lkip.nalog.ru/ Ссылка на личный кабинет для юридических лиц: http://lkul.nalog.ru/ Кабинеты загружаются браузером Internet Explorer 8.0 и выше. Доступ происходит после подтверждения личности электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Выбираем закладку “ККТ”, жмем “Регистрация ККТ”, заполняем заявление, указываем тех. данные и информацию об организации. В “Отчете о регистрации” вводим регистрационные данные с КМ.

Процедура регистрации кассы. Нажимаем “Пуск”, далее – “Все программы”, “АТОЛ”, “Утилиты”, “Утилита регистрации ККТ АТОЛ”. Вводим данные, которые запрашивает программа, все они должны сходиться с информацией, введенной в личном кабинете.
Возвращаемся в личный кабинет и вводим полученную из отчета о регистрации информацию. Завершаем процесс регистрации.

Выбираем ОФД, заходим в личный кабинет ОФД, данные для подключения к серверу для передачи чеков вам выдаст ОФД после заключения договора с ним.

Подключаем кассу к ОФД . Для начала перейдем по цепочке: “Пуск”, “Атол”, “Драйверы торгового оборудования v8”, “Управление драйверами”, “EoU” и ставим галочку “автозапуск”, вписываем имя ККМ, адрес порта (который для передачи данных через Интернет, не тот, что для связи с кассой), запускаем службу.
В меню “Пуск” находим “Атол”, “Драйверы торгового оборудования v8”, “Тесты”, “Драйвер ККМ”, “Настройка свойств”. Выбираем модель (в данном случае АТОЛ 90Ф) и порт (COM3), нажимаем “Параметры оборудования”. Указываем адрес сервера ОФД, порт и DNS. Канал обмена – EoU. Адрес сайта налоговой: www.nalog.ru.
В кассе есть таблица 1 для внесения данных о товарах и оказываемых услугах (для работы с таблицами на сайте кассы есть специальное программное обеспечение). Итак, введем информацию:
– наименование товара/услуги,
– ФИО кассира,
– налогообложение.
Включаем печать QR-кода, проставив значение “1” в таблице 2 для параметра N14.
Перезапускаем кассу и печатаем свой первый чек!

Как вести учет после замены ККМ

Стоит отметить, что затраты на покупку онлайн кассы будут возмещены (предполагаемая сумма уменьшения налоговых платежей – 18 тысяч рублей):

Для компаний на Общей Системе Налогообложения расход на покупку кассы можно будет списать;
Компании и ИП на Упрощенной Системе учтут затраты как материальные расходы;
Для ИП на Патентной Системе и ЕНВД планируется налоговый вычет в сумме 18 тысяч рублей.

Что касается учета при наличии онлайн ККТ:

• Отпадет необходимость в заполнении унифицированной “первички” по приходу денежных средств от населения, т.к. все показатели будут доступны в электронной форме.
• Возникнет два новых чека:

1. Чек коррекции (пробивается, если, к примеру, вы найдете неучтенную наличку, по сумме превышающую данные кассы за прошедший день);
2. Чек с признаком возврат прихода (оформляется при возврате наличных средств или денег на банковский счет клиента).

• Передавать запрошенные налоговой службой документы или информацию теперь можно будет только через личный кабинет онлайн ККТ.
• Обязательным станет формирование отчета об открытии и закрытии смены, между которыми должно пройти не более суток.
• Обязательным становится вопрос к покупателю о необходимости отправки ему копии чека на электронную почту или СМС-сообщением.
• Чеки от контрагента в электронном виде нужно будет в учете приравнивать к бумажным.
• На бумажном чеке появится QR-код, обязательным реквизитом станет 21 (вместо 7).
• Бланки строгой отчетности (БСО) станет возможным печатать только через автоматизированную систему (также смогут подаваться в электронном виде), бланки больше нельзя будет заказать в типографии.
• Приходные же и расходные ордера, а также кассовая книга ни в чем не изменятся.

Во сколько обойдется переход на новую кассу

Суммы затрат организации, связанные установкой онлайн кассы складываются из следующих статей расхода:

1. Модернизация старой кассы, если это окажется возможным. Стоимость можно узнать в ЦТО. Для примера возьмем ККТ Меркурий 115К, цена ее доработки составит 12 тысяч рублей.
2. Покупка новой онлайн ККТ. Самая недорогая модель – Атол 90Ф (ранее мы рассмотрели ее в качестве примера регистрируемой в ФНС онлайн кассы). Ее цена – 14 тысяч рублей, плюс установка потребует уплаты 1 тысячи рублей. Если планируется безналичный расчет, придется покупать кассу с терминалом для банковских карт. Пример – FPrintPay-01ПТК за 29450 рублей.

Важно! Касса должна числиться в списке разрешенных к установке онлайн касс, иметь на корпусе заводской номер и встроенные часы реального времени, устройство для печати чеков. Все требования можно найти в статье 4 ФЗ от 22.05.2003 No54-ФЗ (в редакции нового закона).

1. Замена фискального накопителя раз в 13 месяцев (для организаций на УСН, ЕНВД, ПСН (кроме фирм, работающих с подакцизной продукцией) – раз в 36 месяцев). Стоимость фискального накопителя – 6 тысяч рублей.
2. Ежемесячная оплата Интернета.

Важно! Фискальный накопитель сохранит данные в течение 30 календарных дней и передаст их в ФНС даже при сбоях Интернет-соединения.

1. Заключение договора с ОФД. Предполагается, что стоимость услуг будет составлять 3 тысячи рублей в год.

Список ОФД, получивших разрешение на обработку фискальных данных

Меры наказания при уклонении от смены ККТ

Нарушение	Наказание для должностного лица	Наказание для юр. лица или ИП
Онлайн касса не была установлена	25-50% от суммы денег, прошедшей “мимо кассы”, но не меньше 10 тыс. руб.	75-100% от суммы средств, прошедшей “мимо кассы”, но не меньше 30 тыс. руб.
При вторичной проверке онлайн касса так и не была установлена, сумма “теневых” операций составила более миллиона рублей	Дисквалификация на срок до года.	Приостановка работы организации на срок до 3 месяцев.
Несоответствующая требованиям касса, нарушение правил ее регистрации, срока или условия перерегистрации или правил работы с ней	Предупреждение или штраф 1,5-3 тыс. рублей	Предупреждение или штраф 5000-10000 рублей

Типовые ошибки пользователей

Ошибка 1: Чек пробивается только при приеме денег, выплаты денежных средств не фиксируются.
– Онлайн ККТ применяются при любых расчетах с потребителями, а понятие “расчет” упоминается, когда речь идет не только о приеме денег, но и о выплатах их за продаваемые товары или услуги. А значит, выплачивая суммы денег по операциям, имеющим отношение к реализации, надо пробить чек.

Ошибка 2: Продавец при возврате товаров выбивает чек, только если из денежного ящика выдавались наличные.
– Если денежные средства возвращаются на банковскую карточку, чек все равно пробивается с признаком “возврат прихода”.

Ошибка 3: Пробитие организациями чеков с указанием только суммы денег, возвращенных покупателю.
– Только ИП на специальных налоговых режимах имеют право пробить чек, не указав, какие именно товары и в каком количестве выли возвращены. Подобное допущение действует до 01.02.2021 года.

Ошибка 4: Не учитываются излишки наличности в кассе по закрытии смены.
– При обнаружении неучтенной выручки, продавец обязан пробить так называемый чек коррекции и тем самым исправить ошибку и избавить себя от административной ответственности.

Ошибка 5: Не пробивается чек на подарочную карту.
– Реализовывая подарочные сертификаты, продавец должен пробить чек, потому что их стоимость – это оплаченная предварительно розничная продажа.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли пробивать чек, если оплата товара или услуги была произведена в терминале или через систему электронных расчетов (Qiwi, Webmoney, Paypal и т.п.)?
Ответ: Да, применять онлайн ККТ необходимо при расчете как наличными средствами, так и денежными переводами при помощи электронных средств, в числе которых банковская карта, терминал и электронные кошельки.

Вопрос: Обязательна ли печать бумажного чека при совершении клиентом покупки?
Ответ: Если покупатель просит отправить ему чек в электронном виде или в СМС-сообщении, печатать бумажный вариант чека необязательно. Электронный чек приравнивается к бумажному.

Вопрос: Если покупка совершена через Интернет, нужно ли выбивать бумажный чек, чтобы данные об операции отправились в ФНС?
Ответ: Нет, достаточно отправить покупателю чек в электронной форме.

Вопрос: Если организация выдала деньги под отчетность сотруднику, нужно ли фиксировать выдачу средств через онлайн кассу?
Ответ: Нет. Операция не относится к приему или выплате денежных средств после осуществления продажи товара или услуги. Расходного кассового ордера будет достаточно.

Вопрос: Сотрудник фирмы принес документы о продаже товара за наличные. Нужно ли пробивать чек?
Ответ: Нет, чек не нужен. Фактически продажи по этой операции не было, денег вы не получили и не отдали.

Вопрос: Был выдан счет на оплату товара, покупатель перечислил деньги через отделение банка, нужно ли применять онлайн ККТ?
Ответ: Клиент не заплатил наличными и не воспользовался электронными средствами платежа, касса не должна применяться.

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №47 0, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

• Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
• Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
• Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
• Формы КМ-4 – ;
• Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
• Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
• Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

• Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
• Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8 ;
• Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17 ;
• Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19 ;
• Корректирующих чеков или БСО – таблица 30 ;
• , – аналога отчета-Z – таблица 32 ;
• Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33 ;
• Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18 ;
• Отчет подтверждения оператора – таблица 34 .

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники , разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций	Санкции, применяемые к юридическому лицу	Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата	75-100% от выручки	25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб.	Приостановление деятельности на сок до 90 дней	Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы	Штраф – 5000 – 10 000 руб.	Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ	Штраф – 10 000 руб.	Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

• с применением бумажных бланков вручную;
• на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
• в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

• в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
• в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Мы собрали всю полезную информацию про онлайн-кассы с 2017 года в одной публикации.

В июле 2016 года был принят 290 Федеральный закон об онлайн-кассах. Этот закон призван внести изменения в положения 54-ФЗ «О применении ККТ». По новым правилам все кассовые аппараты должны с 1 июля 2017 года передавать электронные копии чеков онлайн в налоговую.

Новшества затрагивают даже тех ритейлеров, которые раньше не работали с ККТ — ЕНВДшников и ПСНщиков. Онлайн-кассы для предпринимателей на ЕНВД и ПСН станут обязательными с 1 июля 2018 года.

Изменения 54-ФЗ — это самая глобальная реформа в ритейле за последние 10 лет.

С момента написания статьи вступили в силу несколько важных изменений закона, вышли новые разъяснения от ФНС.

Прочитайте публикацию с актуальной информацией:

Подробнее о том, что сейчас происходит:

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который отвечает новым требованиям:

• печатает qr-код и ссылку на чеке,
• отправляет электронные копии чеков в ОФД и покупателям,
• имеет встроенный в корпус фискальный накопитель,
• свободно взаимодействует с аккредитованными ОФД.

Все требования к онлайн-кассам описаны в новом законе и обязательны для всех кассовых аппаратов с 2017 года.

Онлайн-касса — это не обязательно совершенно новый кассовый аппарат. Многие производители дорабатывают кассы, выпущенные ранее.

Например, все кассы и фискальные регистраторы Вики возможно доработать до онлайн-кассы. Цена комплекта доработки — 7500 рублей. В сумме учтена стоимость фискального накопителя (6000 рублей), шильды и документации с новым номером ККТ (1500 рублей). Обновление ПО на всех кассах Вики происходит автоматически.

Новые кассы (доработанные и совсем новые) занесены в специальный реестр моделей ККТ и утверждены Федеральной налоговой службой.

Как работает онлайн-касса и что теперь должно быть на чеке

Процесс продажи на онлайн-кассе теперь выглядит так:

Чек онлайн-кассы содержит:

Если покупатель попросил отправить электронную копию чека, то в бумажном нужно указывать электронную почту клиента или его абонентский номер.

Адрес продажи варьируется в зависимости от вида торговли. Если касса установлена в помещении, то необходимо указать адрес магазина. Если торговля ведётся с автомобиля, то указывается номер и название модели авто. Если товары продаёт интернет-магазин, то на чеке должен быть указан адрес сайта.

Фамилию кассира не нужно указывать в чеках из интернет-магазинов.

Новые термины

Оператор Фискальных Данных (ОФД) — организация, отвечающая за приёмку и передачу фискальных данных в налоговую. Также Оператор хранит эту информацию 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных чеков клиентам. Список аккредитованных ОФД представлен на сайте ФНС.

Реестр онлайн-касс — это перечень кассовой техники, готовой к работе по новым правилам и официально одобренной Федеральной налоговой службой России. На декабрь 2016 года реестр контрольно-кассовой техники содержит 43 модели ККТ. Список обновляется, с ним любой желающий может ознакомиться на сайте налоговой. Каждая конкретная касса также вносится в реестр экземпляров ККТ.

Фискальный накопитель шифрует и передаёт фискальные данные в ОФД. ФН пришёл на замену ЭКЛЗ.

Фискальные данные — это информация о финансовых операциях, проводимых на кассе. Технические требования к фискальному накопителю описаны в законе, сейчас на рынке доступна для покупке одна модель фискального накопителя. Каждый экземпляр ФН также внесен в специальный реестр.

Срок действия фискального накопителя для всех предпринимателей разный и зависит от применяемой системы налогообложения:

• ОСНО - 13 месяцев
• УСН, ПСН, ЕНВД - 36 месяцев

Началом срока службы фискального накопителя является дата его активации. Владелец ККТ обязан хранить ФН после замены 5 лет. Менять ФН предприниматель может самостоятельно. Но чтобы избежать проблем с регистрацией или заменой фискального накопителя, мы рекомендуем всё-таки обращаться в сервисные центры.

Купить фискальный накопитель вы можете в своем сервисном центре. Стоимость ФН — от 6000 рублей.

Договор с ОФД — обязательный документ по требованиям нового закона. Без него не получится даже зарегистрировать онлайн-кассу. Однако поменять оператора владелец кассы может в любой момент. Стоимость услуг ОФД — от 3000 рублей в год.

Кто должен перейти на онлайн-кассы

Переход на онлайн-кассы проходит в несколько этапов и затрагивает:

• предпринимателей, которые уже применяют ККТ,
• торговцев акцизными товарами,
• владельцев интернет-магазинов,
• предпринимателей, оказывающих услуги населению и не применяющих кассы, В том числе ИП на ЕНВД, УСН и ПСН,
• владельцы вендинговых и торговых автоматов, а также платежных терминалов.

Предприниматели, которые используют бланки строгой отчетности (БСО), тоже попадают под нововведения.

Форма бланков строгой отчетности меняется. С 1 июля 2018 года все БСО должны быть напечатаны при помощи специальной автоматизированной системы. Эта система — разновидность онлайн-кассы и она тоже передаёт данные онлайн. .

Сроки перехода на онлайн-кассы: 2017-2018 гг.

1 февраля 2017 года	Владельцы вновь регистрируемых ККТ Начинается переход на онлайн-кассы и прекращается замена ЭКЛЗ и регистрация касс по старому порядку.
31 марта 2017 года	Все организации и ИП, которые продают алкоголь ! Исключение: организации и ИП на ЕНВД и ИП на ПСН, которые торгуют слабоалкогольными напитками Продавцы подакцизного алкоголя обязаны применять онлайн-кассы с 1 апреля 2017 года. Продавцы пива, сидра и других слабоалкогольных напитков переходят на онлайн-ККТ в зависимости от выбранной системы налогообложения.
1 июля 2017 года	Организации и ИП на ОСН, УСН и ЕСХН После этой даты нельзя использовать кассы с ЭКЛЗ, все ККТ должны работать с фискальным накопителем.
1 июля 2018 года	Организации и ИП на ЕНВД ИП на ПСН , которые торгуют в розницу и оказывают услуги общественного питания ИП на ЕНВД , если у них есть наемные работники
1 июля 2019 года	Организации и ИП на ЕНВД ИП на ПСН , кроме розничной торговли и общественного питания ИП на ЕНВД без наемных работников , которые торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания Организации и ИП , оказывающие услуги или выполняющие работы, при условии выдачи покупателю БСО

Очень часто предприниматели задают вопрос: «Если компания работает на двух системах налогообложения УСН и ЕНВД, когда переходить на новые правила?»

С 1 июля 2017 года налогоплательщики на УСН должны применять онлайн-кассу. Параллельные режимы налогообложения не играют никакой роли. Кроме того, по каждому режиму пробивается отдельный чек.

Кто освобожден от онлайн-касс

От работы с кассами, как и раньше, освобождены: представители малого бизнеса, оказывающие услуги по ремонту обуви, продавцы на необорудованных рынках, торговцы продукции с цистерн и тележек, газетные киоски, люди, сдающие в аренду собственное жилье, организации с безналичной оплатой, кредитные организации и компании, занятые на рынке ценных бумаг, кондукторы и предприятия общественного питания в образовательных учреждениях.

Религиозные объединения, торговцы предметов народного промысла и почтовых марок тоже могут продолжить работу без ККТ.

Предприниматели в труднодоступных и отдаленных местностях могут работать без кассы. Правда, перечень таких областей определяют руководители на местах.

Как перейти на онлайн-кассу

Переход на онлайн-кассы с 2017 года — фактор, который напрямую влияет на дальнейшую работу бизнеса, подойти к нему следует ответственно.

Главное — не затягивать. Если вы планируете заняться переходом, скажем так, поздней весной, то есть все шансы запоздать с переходом на онлайн-кассу к июлю 2017 года.

Чтобы замена ККТ на онлайн-кассу не доставила неприятностей, рекомендуем заняться этим вопросом уже сейчас.

Опыт внедрения системы ЕГАИС для торговцев алкоголем показал, что предприниматели до последнего откладывают модернизацию оборудования. Это порождает много сложностей: производители онлайн-касс не в успевают подготовить должным образом оборудование, логистические службы испытывают колоссальную нагрузку и срывают сроки, а магазины по всей стране простаивают без возможности законной торговли. Ну или торгуют с риском получить штраф.

Чтобы замена ККТ на онлайн-кассу не доставила неприятностей, рекомендуем заняться этим вопросом уже сейчас.


Выбрать онлайн-кассу для перехода на 54-ФЗ
Решения для любого бизнеса

Порядок перехода на онлайн-кассы

Итак, чтобы перейти на онлайн-кассу мягко, планируйте досконально и действуйте поэтапно:

1. Выясните, можно ли доработать имеющееся оборудование

Обратитесь к производителю вашей кассы. Если технику можно обновить, узнайте цену комплекта доработки для онлайн-кассы и, главное, включен ли в эту стоимость фискальный накопитель.

К этой сумме прибавьте работу ЦТО (или АСЦ) по доработке ККТ. Хотя регистрация кассы и накопителя на сайте ФНС технически не сложная, но даже специалисты, которые проводят регистрацию первый раз, иногда ошибаются. Если ошибётся специалист АСЦ, то ФН (6500 руб.) вам заменят за счет АСЦ. Если ошибку допустите вы, то и платить за замену накопителя придётся вам.

Если вашу кассу можно доработать, не спешите радоваться. Зачастую лучше купить новую онлайн-кассу, чем переделывать старую кассовую технику (стоимость доработки некоторых касс сопоставима со стоимостью новой кассы).

Чтобы не потратить деньги зря, проведите небольшое исследования рынка. Узнайте, сколько стоит доработка ККТ в среднем по рынку (у разных производителей), сколько стоит новая онлайн-касса. Сравните функционал старой доработанной кассы и новой онлайн-кассы. Если каждый шаг и малюсенькая доработка стоит дополнительных 100 рублей — это повод задуматься и поискать альтернативы.

2. Проверьте, есть ли рассматриваемое вами оборудование в реестре ФНС:

• Проверка онлайн-касс - сервис ФНС для проверки экземпляров ККТ.
• Проверка фискальных накопителей - аналогичный сервис для проверки фискальных накопителей (чтобы вам не продали сломанный или уже использованный накопитель).

3. Составьте график замены ЭКЛЗ

Чтобы не переплачивать за работу ЭКЛЗ, уточните когда заканчивается её срок службы. По окончанию работы ЭКЛЗ вам лучше сразу установить фискальный накопитель и перейти на онлайн-кассы.

4. Проведите интернет в магазин

Интернет для онлайн-кассы должен быть стабильным. Уточните, если ли у интернет-провайдеров вашего региона специальные тарифы (также вы можете проконсультироваться в вашем АСЦ). Выясните, что для вас подойдет: проводной интернет или Wi-Fi модем.

5. Уточните наличие обновлений кассовой программы

Если вы работаете с кассовым ПО, например, с товароучетной системой, обязательно выясните, будет она дорабатываться до работы по новым правилам, совместима ли она с онлайн-кассой, сколько будет стоить доработка и когда она будет проведена. Кассы Вики работают со всеми товароучётными системами бесплатно — у нас это базовый функционал.

После всей подготовительной работы определитесь, когда вам переходить на онлайн-кассу.

6. Снимите с учета ФНС старую ККТ

Обратитесь в ваш ЦТО и снимите отчет с ЭКЛЗ. Напишите заявление о снятии с учета и отправляйтесь в налоговую. На руках у вас должно остаться карта владельца ККТ с отметкой о снятии с учета.

7. Выберите ОФД и заключите с ним договор

Это обязательное условие для регистрации онлайн-кассы. Изучите возможные варианты, условия и предоставляемый сервис. Договор ОФД — это оферта в электронном виде, которую вы акцептуете при регистрации на сайте. То есть вам не нужно оформлять бумаги или ехать в отделение.

После заключения договора смело переходите к завершающей части — регистрации онлайн-кассы.

8. Зарегистрируйте онлайн-кассу

Новый закон допускает два варианта регистрации онлайн-кассы: классический и электронный.

Классический способ ничем не отличается от старого. Вы собираете документы, берете новую кассу с фискальным накопителем, идете в налоговую, заполняете заявление и ждёте. Через некоторое время вам выдают регистрационный номер.

Электронный способ регистрации онлайн-кассы позволяет сэкономить время. Чтобы установить онлайн-кассу, вам понадобится электронно-цифровая подпись. Получите её заранее в любом удостоверяющем центре.

Как зарегистрировать онлайн-кассу:

1. На сайте nalog.ru зарегистрируйтесь в личном кабинете.
2. Заполните заявление на сайте ФНС.
3. Введите регистрационный номер онлайн-кассы и фискального накопителя.
4. Заполните реквизиты ОФД.

Если вы всё сделали правильно, ФНС выдаст вам регистрационный номер ККТ. .

Новые штрафы

Штрафовать за нарушения новых правил будет ФНС. Взыскания начнутся уже с 1 февраля 2017 года. Размер взысканий: от 3000 рублей, до запрета торговли.

Процедура оформления административного нарушения стала проще. При первом нарушении в ряде случаев возможно устное предупреждение, но при повторном — приостановка торговли до 3-х месяцев, а это фактически гибель для магазина.

Чтобы избежать проблем, соблюдайте все требования нового законодательства.

Как выбрать онлайн-кассу

Прежде всего, составьте свой собственный список требований к кассе. Определиться с требованиям вам помогут ответы на простые вопросы о вашей торговой точке.

Собираетесь ли вы использовать кассу, как средство автоматизации бизнеса? Если да, то вам понадобится касса, которая умеет работать с распространенными товароучётными системами (1С и производными). Если не собираетесь — выбирайте кассу, которая, по крайней мере, умеет выгружать данные о продажах в таблицы Excel.

Продаете ли вы или собираетесь продавать алкоголь? Если ответ положительный, то касса должна быть адаптирована для ЕГАИС, то есть поддерживать работу с УТМ и иметь функции, например, списания остатков.

Есть ли у вас знакомый или штатный айти-специалист? Теперь касса — это ИТ-система, в которую входит не только кассовый аппарат, но также интернет-соединение, связь с ОФД и криптографическое средство. Если у вас в штате не предусмотрен сотрудник, который сможет провести оперативную диагностику всей системы в случае поломки, то имеет смысл заключить договор с сервисным центром.

Определившись с основными характеристиками, вы сможете принять решение.

Пример: выбрать кассу для магазина у дома

Допустим, у вас небольшой магазин «у дома»: в ассортименте есть пиво и другой некрепкий алкоголь. Торговля идёт хорошо, но вы хотите увеличить продажи, не замораживая при этом, большие суммы в товаре. В штате у вас есть 1 кассир, ему на смену выходите вы лично.

Получается, что вам нужна касса, которая поддерживает ЕГАИС, работу с товароучётными системами и вам понадобится техническая поддержка.

Вам подойдёт касса Вики Мини Ф — она полностью соответствует требованиям 54-ФЗ, имеет все функции, необходимые для работы с ЕГАИС и совместима со всеми товароучётными системами. Техническую поддержку вам окажет региональный сертифицированный партнёр, у которого вы купите кассу.

Пример: выбрать кассу для парикмахерской

Или иначе: у вас несколько парикмахерских салонов по городу. Естественно, никаким алкоголем вы не торгуете и не собираетесь. Информацию о клиентах вы собираете в общую ЦРМ-систему. В штате есть компьютерщик, который эту систему настраивает и помогает решать другие технические проблемы.

В этом случае, вам достаточно бюджетного комплекта: ККТ Вики Принт 57 Ф и системного блока Вики Микро. Все необходимые инструкции ваш технический специалист найдёт в разделе поддержки «Дримкас» и ОФД, который вы выберете.

Если у вас не обычная парикмахерская, а салон премиум-класса, то вам больше подойдёт комплект Вики Классик и Вики Принт 80 Плюс Ф — он не сильно отличается по функциям от бюджетных касс, но его дизайн разработан специально для бутиков, салонов и дорогих кафе.

Выберите свою онлайн-кассу

Требованиям 54-ФЗ и ЕГАИС полностью отвечают кассы Вики.

Онлайн-касса - как вести учет денег при ее применении? О том, что изменилось в этом учете и в документальном оформлении учетных операций, читайте в нашей статье.

Предлагаем наши видео-ролики о том, как сделать возврат по онлайн кассе:

Сущность процесса внедрения онлайн-касс

С 01.07.2017 обязательными для применения лицами, получающими наличную выручку, стали кассовые аппараты нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся:

• более высокой степенью защищенности данных о продажах, сформированных на них;
• способностью передачи в режиме реального времени этих данных в ИФНС.

Одновременно введен ряд изменений:

• в перечень лиц, обязанных применять ККТ;
• порядок регистрации и применения касс;
• реестр обязательных реквизитов документов, формируемых кассой.

О том, как изменение перечня лиц, обязанных использовать ККТ, отразилось на этапах внедрения онлайн-устройств в применение, читайте в статье .

Однако, несмотря на достаточно широкий спектр изменений в работе с ККТ, суть этих перемен сводится к тому, что при наличных расчетах стали использоваться кассовые аппараты технически более высокого уровня. И именно с этим обстоятельством оказалась связана большая часть изменений в порядке работы с ними. Правил учета полученной через ККТ выручки эти изменения никак не затронули, несмотря на ряд новшеств в документальном оформлении некоторых операций с наличными денежными средствами. Поэтому вопрос о том, как вести учет при онлайн-кассах, имеет единственный ответ: в том же самом порядке, что и раньше. Новшеств в нем нет.

Изменения в оформлении документов по кассе

Новый подход к документам, оформляемым при использовании ККТ, обозначился с появлением в законе «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновленного текста ст. 1, в п. 1 которой теперь указано, что при применении кассовой техники следует руководствоваться:

• самим законом № 54-ФЗ;
• нормативными актами, принятыми в соответствии с ним.

То есть это автоматически отменило необходимость оформления считавшихся ранее обязательными документов, унифицированные формы которых были утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

1. Актов:

• о переводе показаний денежных счетчиков на нули (форма КМ-1);
• о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт (форма КМ-2);
• о возврате денег покупателям (форма КМ-3);
• о проверке наличных в кассе (форма КМ-9).

Журналов:

• кассира-операциониста (форма КМ-4), письмо Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692;
• регистрации показаний счетчиков (форма КМ-5);
• учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8).

Справочных отчетов:

• справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6);
• сведений о показаниях счетчиков и выручке (форма КМ-7).

Вместе с тем новыми документами, которые связаны с наличными расчетами, выполняемыми с использованием онлайн-касс, стали утвержденные законом № 54-ФЗ (п. 4 ст. 4.1):

• отчет об открытии смены;
• кассовый чек коррекции;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• подтверждение оператора.

Прочие документы поменяли свою форму и требования к реквизитам. С применением основного кассового документа (чека или БСО) стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):

• возврат денег покупателю;
• выдача средств клиенту;
• получение средств от клиента.

Однако изменения в документах, оформляемых по ККТ, никак не отразились на правилах ведения документации по операционной кассе, утвержденных указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому по-прежнему требуется оформлять кассовые ордера на приход и расход (п. 4.1) и вести кассовую книгу (п. 4.6). По отношению к наличной выручке обязательным будет ее ежедневное оформление по приходному ордеру, составленному на основании сформированного на онлайн-ККТ отчета о закрытии смены , который является аналогом создававшегося на кассе с ЭКЛЗ зет-отчета.

Учет поступления наличной выручки

Принятая в онлайн-кассу выручка отражается по операционной кассе налогоплательщика. Эта процедура фиксируется проводками:

• при розничной торговле, не предусматривающей ведения аналитики по покупателям:

Дт 50 Кт 90.1;

• при наличных расчетах с покупателями, являющимися юрлицами или ИП, в отношении которых учет по аналитике имеет значение:

Дт 50 Кт 62 и Дт 62 Кт 90.1.

Если расчеты осуществляются посредством пластиковой карты (т. е. безналичным способом), то в проводках оказывается задействованным счет 57:

Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62.

Об использовании счета 57 подробнее читайте в материале «Проводка дебет 57 кредит 57 (нюансы)» .

Учет возврата денег покупателю за товар

Отражение в учете возврата денег за возвращенный покупателем товар зависит от того, когда произошло это событие:

• в одном налоговом периоде с продажей (причем неважно, совпадает ли день продажи с днем возврата) — в этом случае задействуются сторнирующие проводки;
• разных налоговых периодах — здесь возврат в периоде его осуществления придется отражать через внереализационные доходы-расходы.

Отдельно от поступления выручки операция возврата будет показана даже при условии совпадения дня возврата с днем продажи, поскольку закон № 54-ФЗ (пп. 1 и 4 ст. 4.1, п. 3 ст. 4.3, п. 1 ст. 4.7) требует обособленного оформления, хранения и передачи в ИФНС каждого сформированного кассой документа.

Учетные операции с применением сторнирующих проводок будут выглядеть так:

• принят товар от покупателя:

Дт 41 Кт 76 (62);

• осуществлен возврат денег:

Дт 76 (62) Кт 50 (51);

• откорректирована выручка:

Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;

• внесены исправления по списанию стоимости проданного товара:

Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно.

Если учет в рознице ведется по ценам продажи, то при возврате возникнет проводка по восстановлению суммы торговой наценки:

Дт 90.2 Кт 42.

Если же налоговые периоды продажи и возврата не совпадут, то в последних 3 проводках вместо субсчетов 90 будут задействованы имеющие аналогичные номера субсчета счета 91.

В отношении корректировки суммы НДС от реализации (если продавец работает с этим налогом) следует учесть, что здесь согласно требованиям НК РФ (п. 5 ст. 171) потребуется сделать вычет на сумму налога, соответствующую сумме возврата. При этом в книгу покупок должны попасть реквизиты либо корректировочного счета-фактуры, либо расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денег покупателю (письмо Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473).

Поскольку для корректного осуществления вычета (с указанием реквизитов документа, дающего на него право) сумму НДС необходимо отразить на счете 19, логичной для отражения суммы, предназначенной к вычету, будет проводка:

Дт 90.3 Кт 19 сторно.

Она, по существу, заменит собой 2 проводки: по корректировке НДС от выручки (Дт 90.3 Кт 68 сторно) и по начислению этой же суммы налога к вычету (Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно).

Вычет по отраженной на счете 19 сумме на дату его начисления будет сделан обычной для него проводкой:

Дт 68 Кт 19.

Об оформлении книги покупок подробнее читайте в статье «Какие основные правила заполнения и ведения книги покупок?» .

Учет иных расчетов с клиентом

К числу иных наличных расчетов с клиентом по кассе могут быть отнесены:

• выплаты за товар, принятый на комиссию;
• оплата закупаемого у населения вторсырья;
• выдача выигрышей;
• расчеты по агентскому договору.

Это операции расходного характера, оформляемые проводкой:

Дт 76 (60) Кт 50 (51).

Варианты номеров счета в дебетовой части этой проводки будут зависеть от того, что в отношении учета конкретной выплаты записано в учетной политике. А в кредитовой части для ситуации перечисления денег на пластиковую карту возникнет счет 51.

Соответственно, при возврате средств, выданных клиенту, возникнет обратная проводка, в которой при расчетах через пластиковую карту будет участвовать счет 57:

Дт 50 (57) Кт 76 (60).

О нюансах отражения в учете операций по агентскому договору читайте в материале «Особенности агентского договора в бухгалтерском учете» .

Итоги

Переход к применению онлайн-касс по существу представляет собой замену использовавшейся ранее ККТ на технику более высокого уровня, дающую возможность лучшей защиты кассовых данных от изменений и повышающую степень контроля налоговых органов над ними. Именно с этого рода изменениями связаны основные аспекты обновления порядка применения ККТ. Несмотря на то что их следствием явилась отмена обязательности применения некоторых документов, ранее оформлявшихся при использовании касс, на порядке отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с приемом и выдачей наличных денег через ККТ, эти перемены не сказались. Поэтому бухучет движения денежных средств, прошедших через кассовый аппарат, ведется в прежнем порядке.