В помощь бухгалтеру – полезные функции Excel. Как я делал управленческий учет в Excel Ведение бухучета в excel

• 12.04.19

  Нововведения в Google Docs позволяют отказаться от использования локальных копий приложений из пакета Microsoft Office. Теперь текстовые документы, таблицы и презентации можно загружать в Docs без конвертации и работать с ними без каких-либо ограничений. Новые возможности доступны пока только корпоративным пользователям, но до конца весны 2019 г. Google снимет это ограничение. 1 045

• 29.04.14

  В сложных экономических условиях анализ финансово-хозяйственной деятельности организации остается предметом постоянной заботы бизнеса. В последнее время одним из трендов на рынке труда явилось увеличение спроса на финансовых аналитиков, так в начале 2014 года спрос на них был на 6,1% больше, чем в 2013 году. Напомним, что сам предмет финансового анализа включен в общегосударственную программу подготовки бухгалтеров в ВУЗах России. 4 731

• 26.03.14

  В сложных экономических условиях анализ собственной финансово-хозяйственной деятельности остается предметом постоянной заботы бизнеса. В начале 2014 года спрос на финансовых аналитиков был на 6,1% больше, чем годом раньше. 4 525

• 08.11.12

  В связи с принятием Закона № 208-ФЗ «О консолидированной финансовой отчетности» увеличивается нагрузка на финансовые службы российских организаций и, как следствие, растет интерес менеджмента к вопросу организации автоматизированной подготовки отчетности по МСФО. 18 728

• 23.07.12

  Проблема автоматизации процессов учета и подготовки отчетности по МСФО. 3 15 156

• 29.03.12

  Общее Справочник единиц измерений дополнен кодами единиц измерений, согласно приложения 2 Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ)(утв. постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 366) (в редакции изменений NN 1, 2, 3) (с изменениями NN 4/99, 5/99, 6/2000,7/2000). АРМ Главного бухгалтера Внешняя отчетность: Добавлен... 711

• 20.03.12

  В письме ФНС от 1 марта 2012 г. N БС-4-11/3387@ сообщается, что ФНС России проводится работа по созданию единого ресурса сведений о льготах и ставках по имущественным налогам по России. Он будет размещен на сайте Службы. Информационный ресурс "Имущественные налоги: ставки и льготы" будет иметь общий доступ. Он предназначен для обеспечения работы Контакт-центров. Сотрудники налоговых органов формируют сведения о ставках и льготах... 803

• 13.03.12

  Общее 1. Справочник партнеров. Для партнера - физического лица поле увеличено до 15 символов. АРМ Главного бухгалтера 1. Внешняя отчетность: В формы и добавлены запросы на расчет форм 3,4,6. При ответе формы не рассчитываются и не выводятся на печать. Добавлен алгоритм и шаблон отчета 1 092

• 02.03.12

  Дополнение № 1-6 к пакету обновлений № 28 Главная книга 1. Внешняя отчетность. В формы «Бухгалтерская отчетность» и «Бухгалтерская отчетность ГНИВЦ» добавлены запросы на расчет форм 3,4,6. При ответе «Нет» формы не рассчитываются и не выводятся на печать. Добавлен алгоритм и шаблон отчета «Пояснения к балансу и отчету о приб(ф.5)» в соответствии с Приказом Минфина РФ №66н от 22.07.10г. №124н от 05.10.11. При сдаче... 1 327

• 25.10.11

  В Excel удобно проверять исполнение годового бюджета, сравнивая план и факт, но для этого надо перенести реальные цифры из «1С» или другой бухгалтерской программы. Ручной ввод данных может привести к ошибкам. Избежать их поможет специальный шаблон для сбора фактических цифр из оборотно-сальдовой ведомости. Готовый файл размещен на сайте www.gazeta-unp.ru в тексте этой статьи. 9 579

• 12.07.11

  Вопрос применения МСФО актуален во всем мире. Даже такие адепты собственных стандартов как США неотвратимо двигаются в сторону сближения с международными стандартами финансовой отчетности. Актуален данный процесс и для России. Несколько утихший в кризис интерес к МСФО в нашей стране вновь пошел в рост. Обучающие курсы и услуги по трансформации вновь пользуются повышенным спросом. 13 857

• 31.05.11

  Проще всего подробный отчет о движении денежных средств сформировать в Excel на основе данных, выгруженных из «1С». Но многие операции приходится делать вручную. Упростить эту работу и составить отчет буквально за несколько минут можно, если сделать это в специальном шаблоне Excel. 22 021

• 25.05.11

  Работа в автоматизированной системе ведения учета по МСФО начинается с загрузки начальных данных – это наполнение нормативно-справочной информации и отражение проводок, обеспечивающих формирование входящего баланса на плане счетов МСФО. 6 705

• 12.11.10

  Постановка учета по международным стандартам начинается с выбора способа подготовки данных. Российские компании используют три основных метода составления отчетности по МСФО: трансформация; параллельный учет; трансляция проводок российского учета в МСФО. Каждый из них имеет свои достоинства и недостатки. 10 256

• 02.09.09

  Налоговая служба по-прежнему раздает всем желающим программу «Налогоплательщик ЮЛ». Это ПО позволяет формировать налоговую и бухгалтерскую отчетность. Мы выяснили, в каких случаях может пригодиться бесплатная программа. Заодно и узнали, чем хороша ее последняя версия. 1 27 644

• 10.12.08

  Выпущена версия 1.2.5 конфигурации "Консолидация.ПРОФ" (ред. 1.2) для системы "1С:Предприятие 8". Новое в версии: 1. Новая типовая методическая модель "Анализ и прогноз финансового состояния отдельных предприятий и холдингов". Методическая модель включает следующие виды отчетов: Отчеты типа «Оборотно – сальдовая ведомость», формируемые по данным регистров бухгалтерии внешних информационных баз: "1С:Бухгалтерия 7.7"; "1С... 760

Руководство компаний, которое приняло решение о начале внедрения системы управленческого учета и непосредственно самого бюджетирования, на первых шагах вынуждено столкнуться с несколькими проблемами , а именно:

• нехватка финансового капитала на внедрение специально разработанной платформы;
• отсутствие четкого понимание того, что необходимо делать.

В таких ситуациях на помощь приходит MS Excel , которая кроме того, что является бесплатной, еще и представляет собой универсальный вариант программного обеспечения для полноценного ведения управленческого учета.

Бухгалтерский учет в обязательном порядке должна вести любая организация, вне зависимости от того, в какой сфере она работает, каковы масштабы и так далее. Во многом это связано с тем, что бухучет должен устанавливать все факты жизнедеятельности компании и отображать их на соответствующих счетах для достижения максимальной картинки финансового положения в целом.

Сведения бухгалтерского учета нередко являются базой для определения налоговых обязательств организации. К примеру, налоговая база на имущество определяется по сведениям бухучета.

Главным предназначением бухучета и параллельно конечной бухгалтерской отчетности является предоставление интересующимся пользователям (внешним) обобщенной информации относительно итогов трудовой деятельности за определенный отчетный период.

В качестве заинтересованных пользователей могут выступать:

• банковские учреждения;
• прочие кредиторы;
• инвесторы и так далее.

Иными словами, в учет берутся все без исключения лица, перед которыми у компании есть долговые обязательства.

В свою очередь, управленческий учет используется исключительно руководством предприятий, а не внешними пользователями. Часто он применяется не только менеджерами компании для оценки текущего положения, но и позволяет предоставлять достоверные сведения для принятия верных управленческих решений, включая возможность мгновенно реагировать на различные факторы.

Важно обращать внимание на то, что пользователи, на которых в первую очередь ориентирована управленческая отчетность, могут быть самыми разными: начиная от непосредственно самих структурных подразделений и заканчивая президентами организаций либо управляющими партнерами.

В свою очередь, направленность управленческого учета на качественные и мгновенные принятия каких-либо решений руководством объясняется разницей в форматах непосредственного представления значений рассматриваемого учета по сравнению с бухгалтерским.

Помимо этого, управленческие отчеты могут различаться высокой степенью детализации или, проще говоря, используемыми способами учета (к примеру, действующим НК РФ, а не РСБУ либо же МСФО), применяемыми специальными счетами/субсчетами, которые не могут быть задействованы в бухучете, а также высокой регулярностью формирования и так далее.

Как составить

Многие отечественные компании сегодня практикуют использование управленческого учета в таблицах, сформированных в MS Excel.

Во многом это связано с тем фактом, что Excel, по сути, относится к универсальному инструменту , который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как это требует иное программное обеспечение учета).

Исходя из этого, благодаря использованию MS Excel, квалифицированный персонал имеет право сформировать все необходимые для принятия каких-либо решений отчеты .

Стандартный управленческий учет в обязательном порядке должен включать в себя несколько базовых компонентов :

• отчет относительно прибыли и финансовых затрат;
• отчет относительно движения финансового капитала;
• баланс организации.

В процессе формирования необходимых таблиц, изначально необходимо обращать внимание на обособленность таблиц.

Каждая отдельно взятая таблица (включающая сведения относительно той или иной стороны трудовой деятельность организации) в обязательном порядке предоставляется отдельный лист. Нет необходимости стараться вместить все на одном листке (имеется в виду все числовые показатели). Более того, объем книги может существенно различаться в зависимости от того, какой уровень детализации затребован руководством.

Для решения данной задачи на практике нередко используются встроенные функции Excel, среди которых выпадающие списки, группировки и так далее.

Все сформированные таблицы с исходными сведениями в обязательном порядке следует размещать на отдельных листах Excel (допустим, лист учета прибыли от реализации строительных материалов и так далее), а в самом начале данной книги следует создать сводную таблицу, в которой с помощью выпадающих списков отображаются конечные показатели относительно иных листов книги.

По причине того, что группировка «Предметов бизнеса» остается одинаковой (к примеру, крупы-напитки и так далее), а непосредственно сами таблицы учета в Excel требуют к себе формирования огромного числа таблиц (учета прибыли, прямых финансовых затрат, косвенных денежных потерь, сопровождающих денежные затраты и так далее), компаниям необходимо помнить об одном нюансе.

Он заключается в том, что наиболее оптимальным инструментом в Excel по праву считаются справочники . В процессе их формирования организации смогут в полной мере по завершению таблиц применять их в качестве автозаполнения всех имеющихся полей.

Помимо всех имеющихся преимуществ наибольшее значение имеет наличие огромного числа всех необходимых формул и различных иных математических механизмов (к примеру, возможность автокорреляции, дисперсия, математическое ожидание и так далее), что оказывает существенную помощь в процессе проведения анализа конечных значений, а также планирования будущего развития.

Это дает полное право в конечном итоге принимать эффективные управленческие решения .

Алгоритм формирования

Алгоритм составления заключается в следующем :

1. Проведение анализа денежной структуры организации.
2. Обязательное формирование классификаторов управленческого учета.
3. Создание плана счетов.
4. Формирование концепции управленческого учета.
5. Создание соответствующего перечня форматов управленческого учета.
6. Внедрение системы и ее автоматизация.

На самом деле на практике многие отечественные организации уже показали, что разработка учета в Excel не составит большого труда. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений и четко придерживаться имеющегося алгоритма.

Для лучшего понимания стоит обратиться к картинке-инструкции :

Исходя из данного изображения, можно видеть, как предположительно должна выглядеть будущая модель.

Внедрение системы в организацию

В процессе внедрения управленческого учета в MS Excel изначально следует уделить внимание автоматизации учета финансовых потоков . Это своего рода информационная база управленческого учета в целом.

Финансовое движение, по сути, является своего рода отображением всех иных операций организации.

На следующем этапе идет внедрение учета прибыли и финансовых затрат. И только в последнюю очередь следует автоматизация активов и пассивов исключительно той части, которая не связана с финансовыми потоками и прибылью.

Существующие правила

На сегодня есть несколько ключевых правил , которые в обязательном порядке следует придерживаться в процессе внедрения автоматизированного управленческого учета в MS Excel.

1. Разделение функций относительно указания сведений и тех, которые припадают на формирование различной отчетности. На первый взгляд это может казаться очевидным, поскольку нередко учреждения рисуют, к примеру, формулу отчета ДДС и в дальнейшем все имеющиеся операции по ДДС заносит в данную формулу.
2. Указание сведений относительно различных хозяйственных операций в форме реестра однотипных записей.
3. Указание сведений по всем имеющимся юридическим лицам и счетам, которые напрямую относятся к организации, в единый реестр.

Допускается возможность различными способами указывать сведения в Excel, поскольку ограничения отсутствуют.

Главное, чтобы это являлся единственный реестр по хозяйственным операциям, где в дальнейшем будет отображаться вся без исключения информация относительно организации, вне зависимости от того, к какому юридическому лицу она относится и какой есть расчетный счет.

Примеры

Пример финансовой структуры организации в управленческом учете на основании разработанных таблиц в Excel будет иметь примерно такой вид:

Что касается классификатора, то он имеет такой вид:

Хотелось бы уточнить тот факт, что классификаторы рассматриваемого учета могут описывать разнообразные объекты с целью их достоверной трактовки всеми без исключения участниками данной системы.

На сегодня существуют следующие наиболее популярные классификаторы :

• разновидность прибыли;
• разновидность изготавливаемой продукции либо предоставление каких-либо услуг (к примеру, строительных);
• различные типы клиентов;
• места формирования прибыли и финансовых затрат;
• разновидности финансовых потерь;
• разновидности обязательств;
• разновидность собственного финансового капитала;
• категория наемного штата сотрудников и так далее.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что, по сути, в таком варианте учета, который был рассмотрен, нет ничего сложного.

Как вести управленческий учет в 1С — на видео.

В настоящее время количество различных отчетов, которые готовятся всеми подразделениями организаций, неуклонно растет. Очень часто на предприятиях осуществляется автоматизация отчетности на базе различных программных продуктов (SAP, 1С, Инталев и прочее). Но даже в тех организациях, где система «автоматизирована», не обходятся без использования Excel. Поскольку в программных продуктах, которые используются для автоматизации, заложены общие принципы построения отчетов, а каждое предприятие - уникально, сложно унифицировать всю отчетность в специализированных программных продуктах, а иногда - и невозможно это сделать. И в этом случае на помощь приходят электронные таблицы Excel. Они позволяют дорабатывать отчеты, представлять информацию, полученную при выгрузке из той же 1С, в необходимом виде, а иногда и вообще служат основной программой ведения управленческой и прочей отчетности.

Программа Excel является одной из наиболее востребованных среди базового пакета Microsoft Office. Менеджер по продажам, используя таблицы, ведет систематизированную работу с клиентами. Секретарь ведет учет всех локальных нормативных актов, корреспонденции или готовит диаграммы на производственное совещание. Экономист обрабатывает первичную информацию и вычисляет показатели работы компании. Электронные таблицы - это самая популярная программа, используемая сотрудниками различных служб и различных направлений деятельности.

Особенно полезной программа оказывается для работников финансово-экономических отделов и бухгалтерии, если на нее возложены функции планирования и ведения управленческого учета. Программа Excel для бухгалтера предоставляет возможность консолидации данных, позволяя сводить информацию из нескольких файлов в один. Позволяет выбрать необходимую информацию, создавая отдельные таблицы, либо скрывая данные в исходной таблице. Позволяет систематизировать имеющуюся информацию по требуемым признакам и подбивать итоги.

Так или иначе бухгалтерия в Excel станет намного проще, если освоить несколько полезных приемов, которые смогут ускорить работу с данными. Узнайте, чем может быть полезен excel для бухгалтера в примерах, которые мы подготовили. Следующие упражнения в Эксель для работы бухгалтеров окажутся не просто полезными, а просто необходимыми.

Фундаментальный инструмент Excel

Кроме непосредственных обязанностей бухгалтеру могут добавить функции по подготовке коммерческих предложений, расчета договорных цен и прочее. Для выполнения расчетов необходимо применять различные коэффициенты и поправки, а также конвертировать цены. И главное, выполнять все действия быстро и без ущерба основным обязанностям.

Эксель для бухгалтера поможет в подготовке основного документа, который можно выполнять на основном листе, а дополнительные расчеты на отдельных.

Так, пересчитывая курс, в одной ячейке можно указать цену, во второй курс валюты, а в третьей задать формулу пересчета (= первая ячейка * вторая ячейка), далее нажать Enter и получить цену в рублях. В первом листе в нужной ячейке можно поставить “=”, перейти на второй лист и указать третью ячейку с итогом. Опять нажать Enter и получить результат.

Если необходимо провести такие расчеты по большому количеству пунктов, где изменяется только цена, то можно воспользоваться фундаментальным приемом Excel - автозаполнение формул, или протягивание.

Возможность протягивать формулы - одно из базовых функций программы. Она автоматизирует процесс подсчета данных в таблице, без многократного прописывания одной и той же формулы. Выполнять протягивание формул можно следующим образом.

В строке формул ставим равно и ссылку на ячейку из таблицы с исходными данными (=А3). После этого получим просто дублирование значения из таблицы. При протягивании этой ячейки получится копия таблицы с данным, которые будут изменяться соответственно со сменой информации в исходной таблице. Это пример протягивания ячеек без фиксирования диапазонов.

Можно закрепить ссылку, чтобы оставить ее неизменной при протягивании полностью, по строке или по столбцу. Фиксирование выполняется в строке формул с помощью знака $. Этот знак ставят перед той частью координат в ссылке, которую необходимо зафиксировать:
$ перед буквой – фиксирование по столбцу - $С1
$ перед цифрой – фиксирование по строке - С$1
$ перед буквой и цифрой – полное фиксирование ячейки - $С$1.

Подсчет календарных дней

Excel может стать незаменимым помощником даже в таких простых действиях, как подсчет календарных дней. Бухгалтеру необходимо точно знать сколько дней было в том или ином периоде, чтобы рассчитать проценты, размер пени, неустойки, кредита и тому подобное.

Если это небольшой отрезок времени, то его просто посчитать, воспользовавшись календарем, но для выполнения постоянных расчетов такой формат достаточно неудобен. В таких ситуациях приходит Excel в помощь бухгалтеру.

Чтобы выполнить расчеты, необходимо выделить три свободных ячейки в таблице. В одну нужно записать начальную дату, во вторую конечную, а третью оставить пустой для получения результатов.

Далее выбираем третью ячейку и жмем “Вставить функцию”, вы можете найти ее по значку ¶x. После нажатия всплывет окно “Мастер функций”. Из списка “Категория” выбираем “Дата и время”, а из списка “Функция”- “ДНЕЙ360” и нажимаем кнопку Ок. В появившемся окне нужно вставить значения начальной и конечной даты. Для этого нужно просто щелкнуть по ячейкам таблицы с этими датами, а в строке “Метод” поставить единицу и нажать Ок. Если итоговое значение отражено не в числовом формате, нужно проверить формат ячейки: щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из меню “Формат ячейки”, установить “Числовой формат” и нажать Ок.

Еще можно выполнить подсчет дней таким способом: в третьей ячейке набрать = ДНЕЙ 360 (В1; В2; 1). В скобках необходимо указать координаты двух первых ячеек с датами, а для метода поставить значение единицы. При расчете процентов за недели можно полученное количество дней разделить на 7.

Также к дате можно прибавлять и отнимать любое количество дней. Чтобы это выполнить, нужно в одной ячейке написать дату, во второй разместить знак равенства, затем щелкнуть по ячейке с датой и набрать “+” или “-” и требуемое количество дней.

Сортировка данных

Очень удобная функция, которая позволяет разместить данные по возрастанию/убыванию. Также сортировать данные можно и для упорядочивания записей по дате.

Для выполнения этого действия необходимо выбрать область, которая требует сортировки. Затем можно нажать кнопку “Сортировка по возрастанию” в верхнем ряду меню “Данные”, ее вы найдете по знаку “АЯ”. Ваши данные разместятся от меньшего к большему по первому выделенному столбцу.

Таблицы Эксель для бухгалтера позволяют сортировать данные, начиная с первого выделенного столбца. Если вы выделили ячейки слева направо, то последовательность будет выполнена в крайнем левом столбце. Если справа налево, то в правом.

Если данные нужно сортировать по среднему столбцу, то можно использовать меню “Данные” - пункт “Сортировка” - “Сортировка диапазона”. В разделе “Сортировать по” необходимо выбрать столбец и тип сортировки.

Работа с длинными таблицами

Таблицы Excel для бухгалтера - многофункциональный рабочий инструмент, который содержит множество информации для ведения отчетности и выполнения текущих расчетов. При печати таблицы, которая не умещается на один лист, можно разместить ее “шапку” на каждой отдельной страничке, что облегчит поиск необходимых данных. Для этого нужно выбрать в меню “Файл”- “Параметры страницы” и закладку “Лист”. Размещаем курсор на “Сквозные строки” или “Сквозные столбцы” и в таблице кликаем на строки, которые нужно разместить на каждом листке.

Также для работы с такими документами можно использовать колонтитулы. В них отмечают необходимые данные, такие как дата, номера листов, имя составителя и прочее. Настройка колонтитулов доступна в “Параметрах страницы” - “Колонтитулы”. Там доступны готовые варианты разметки или возможность добавления собственного.

Кроме полезных приемов по работе в Эксель, бухгалтеру необходимо освоить его горячие клавиши.

Набор горячих клавиш Excel, без которых вам не обойтись

Применение этих сочетаний клавиш в Excel ускорит работу и поможет в выполнении анализа данных, построении графиков и форматировании таблиц.

• F4 - при вводе формулы, регулирует тип ссылок (относительные, фиксированные). Можно использовать для повтора последнего действия.
• Shift+F2 - редактирование примечаний
• Ctrl+; - ввод текущей даты (для некоторых компьютеров Ctrl+Shift+4)
• Ctrl+’ - копирование значений ячейки, находящейся над текущей (для некоторых компьютеров работает комбинация Ctrl+Shift+2)
• Alt+F8 - открытие редактора макросов
• Alt+= - суммирование диапазона ячеек, находящихся сверху или слева от текущей ячейки
• Ctrl+Shift+4 - определяет денежный формат ячейки
• Ctrl+Shift+7 - установка внешней границы выделенного диапазона ячеек
• Ctrl+Shift+0 - определение общего формата ячейки
• Ctrl+Shift+F - комбинация открывает диалоговое окно форматирования ячеек
• Ctrl+Shift+L - включение/ отключение фильтра
• Ctrl+S - сохранение файла (сохраняйтесь как можно чаще, чтобы не потерять ценные данные).

Использование горячих клавиш и полезных приемов в Excel упростят и ускорят вашу работу только при условии того, что вы уже на достаточном уровне владеете этой программой. Если вы хотите повысить свой уровень и эффективнее использовать электронные таблицы вести бухгалтерский учет в Эксель, то можете бесплатно скачать книгу

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера...), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде , который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to...» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае - морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы - чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград» , либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

Возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
- простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
- гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
- отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР - «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции - колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета - своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе.xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» - многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым - БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт - для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас - вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам

В течение четырех дней опытные редакторы «Главбуха» рассказывали на занятиях, как создавать качественную журнальную статью. Одна из учениц школы – Полина Алексеева – решила закрепить полученные знания на практике и написала специально для сайта статью о полезных функциях известной всем программы Microsoft Excel.

Microsoft Excel - программа, обладающая широкими возможностями. Многие знакомы лишь с основными навыками работы с программой, простыми функциями. Бухгалтеру часто не хватает времени, чтобы узнать, как автоматизировать расчет какого-либо показателя, а зря. Мы предлагаем Вам уделить 10 минут в день и освоить особенности Excel, полезные в Вашей работе.

Перед Вами обзор возможностей Excel, полезных бухгалтеру. Откройте программу и попробуйте выполнить наши примеры. Это действительно просто!

1. Как поменять цвет ячейки в зависимости от ее значения

Все очень просто - меняем цвет (заливку, шрифт, рамки), если значение соответствует определенным условиям. Отрицательный баланс заливаем красным, а положительный - зеленым. Просроченные заказы выделяем красным, а доставленные вовремя - черным.

Чтобы сделать подобное - выделяем ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет и выбираем в меню Формат - Условное форматирование.

В открывшемся окне задаем условия и, нажав затем кнопку Формат, параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере крупных клиентов делаем полужирным синим шрифтом, а мелких - черным курсивом:

В условии мы проверяем либо значение ячейки, либо заданную формулу.

Примеры условий:

формула = $А1 =, выделяет цветом всю строку
формула = ячейка = МАКС/МИН ($A$1:$A$10) выделяет максимальные, минимальные значения
формула = ячейка, = СРЗНАЧ ($A$1:$A$10) выделяет значения больше (меньше) среднего

2. Как выбрать из списка нужные записи

Первый способ – автофильтр

Скрываем все строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для этого выделяем любую ячейку списка и выбираем в меню Данные - Фильтр – Автофильтр.

В первой строке, содержащей заголовки столбцов, появятся кнопки со стрелками – кнопки автофильтра. Для выборки записей щелкаем по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбираем из выпадающего списка условие для фильтрации:

Автофильтр выполняет следующие функции:

Сортирует список по выбранному столбцу (выбираем «Сортировка»)
- находит заданное число (или процент) наибольших или наименьших элементов в списке (выбираем «Первые 10»)
- выполняет фильтрацию по заданному условию (выбираем «Условие»)

В данном случае, мы выбираем из списка номера документов, проведенные в указанный период.

Второй способ - расширенный фильтр

Чтобы использовать расширенный фильтр, прежде всего, зададим диапазон условий:

Скопируем заголовки столбцов, по которым будут вводиться условия
- введем условия для фильтрации ниже скопированных заголовков: ячейки одной строки Excel связываются логическим "И", а ячейки разных строк - логическим "ИЛИ".

Например, чтобы отобрать из списка документы, проведенные в период 15 -16 января, в которых фигурирует счет 903003, нужно задать условие следующим образом:

Чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделяем исходный список и выбираем в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр. Откроется окно Расширенного фильтра, в которое введем адрес исходного диапазона и адрес диапазона условий.

3. Функция СУММ суммирует весь заданный диапазон, как просуммировать только значения, соответствующие определенному условию?

В этом случае используем функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим, необходимо рассчитать выручку, облагаемую НДС, по данной таблице:

Наши действия в этом случае таковы: используем функцию СУММЕСЛИ («ставка, %»,">0", «всего покупок»)

Синтаксис функции - СУММЕСЛИ (Диапазон; Критерий; Диапазон суммирования). Здесь «Диапазон» - ячейки, которые проверяются на соответствие критерию; «Критерий» - критерий в форме числа, выражения или текста; «Диапазон суммирования» - ячейки для суммирования.

Синтаксис функции – СЧЕТЕСЛИ (Диапазон; Критерий)

Excel обладает широким спектром функций, выполняющих финансовые расчеты. Например, функция ПЛТ, позволяющая определять ежемесячные платежи по ссуде. В качестве исходных данных для этой функции нужно ввести процентную ставку, число периодов и сумму займа.

В примере мы рассчитываем сумму месячных выплат и полную сумму выплат.

Синтаксис функции ПЛТ (ежемесячная процентная ставка; число периодов; величина ссуды)

Другие финансовые функции, которые можно использовать для расчета кредитов и инвестиций:

Функция КПЕР (Ставка; Платеж; Приведенная стоимость; Будущая стоимость; Тип) – вычисляет срок, за который можно расплатиться с кредитом, если есть данные о сумме кредита, ежемесячных выплат и проценте банка.

Функция СТАВКА (Периоды; Платеж; Приведенная стоимость; Будущая стоимость; Тип) - вычисляет, каков должен быть процент банка для кредита с заданными суммой, сроком и ежемесячной выплатой.

Функция ПС (Ставка; Периоды; Платеж; Будущая стоимость; Тип)- вычисляет, какую сумму можем взять в кредит в данном банке, если готовы выплачивать ежемесячно определенную сумму.

5. Как соотнести записи из одной таблицы с записями из другой?

Рассмотрим, данный вопрос на примере. Наш план счетов представлен в Excel в виде – счет, название. Перед обновлением программного обеспечения было решено удалить счета, по которым не было оборота в течение последних 3 лет. Теперь перед нами список счетов и к ним требуется скопировать наименования из первоначального плана счетов. Функция ВПР позволяет автоматизировать этот процесс.

Вырезка из первоначального плана счетов (1):

Счета, по которым был оборот в течение последних 3 лет (2) – 1000003 и 1100001.

Определим название данных счетов с помощью первой таблицы. Если перед нами список из тысячи счетов – задача уже не выглядит такой простой.

Решение – функция ВПР , которая ищет заданное значение (в нашем примере - это номер счета) в крайнем левом столбце указанной таблицы, двигаясь сверху вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки.

Для функции необходимо ввести такие аргументы, как: искомое значение (указывается ячейка содержащее значение), массив, в котором происходит поиск, и номер столбца:

6. Как из огромной таблицы сформировать компактный и наглядный отчет?

Для этого мы используем сводные таблицы. Например, с помощью данного механизма очень удобно анализировать выгруженные из программы 1С проводки. Рассмотрим эту ситуацию подробнее.

Исходная таблица имеет вид:

Чтобы построить сводную таблицу, ставим курсор в любую ячейку списка данных и выбираем пункт меню Данные – Сводная таблица. Далее следуем указаниям мастера создания сводных таблиц. В результате этой операции получаем шаблон отчета на отдельном листе:

Работать с шаблоном несложно: перетаскиваем мышью названия столбцов (полей) из окна списка полей сводной таблицы в области строк, столбцов, страниц и данных макета:

1) в область строк таблицы данных перетаскиваем поле «Дебет»;
2) в область столбцов помещаем поле «Месяц»;
3) в область данных - поле «Сумма» и т.д.

Итак, отчет готов. Заметьте: в исходной таблице могут быть тысячи записей, а мы потратили на подготовку отчета всего несколько минут.

Отчет можно детализировать, перетащив в область строк любое дополнительное поле, например, счет кредита, субконто и т.д.

Когда количество показателей в таблице не больше 3-4, удобней вместо сводных таблиц использовать механизм Промежуточных итогов. Действуем по следующей схеме:

Первый шаг – Сортировка

Сначала отсортируем таблицу, чтобы сформировать группы строк, по которым в дальнейшем будем подсчитывать итоги – Данные – Сортировка

Второй шаг – Подведение итогов

В этом диалоговом окне мы указываем поле, по которому отсортирована наша таблица, выбираем математическую функцию (сумма, среднее, минимум-максимум, количество и т.д.), отмечаем галочками те столбцы, по которым необходимо подвести итоги.

Нажимаем на клавишу ОК и получаем таблицу, в которую автоматически включены итоги.

При подведении итогов Excel сам производит группировку. Отсортированные группы быстро и удобно сворачивать-разворачивать с помощью знаков "плюс" и "минус" слева от таблицы. В свернутом состоянии отчет выглядит более компактно и информативно.