Трудовая книжка считается одним из главных юридических документов. Она является подтверждением официального трудоустройства .

Ее оригинал всегда находится у работодателя на протяжении всего времени трудовой деятельности, и на руки не выдается до момента увольнения. Бывают случаи, когда при получении кредита банкам необходимо предоставить копию документа для подтверждения трудовой занятости.

У многих возникает вопрос, как заверить трудовую книжку для банка и какие страницы нужны для заверения.

В каких случаях необходима

Сведения о трудовой занятости могут понадобиться разным организациям, в том числе и банковским учреждениям. Заверяется трудовая книжка в банк для следующих целей:

• В случае оформления кредита.
• Для получения субсидий.

До недавнего времени для предоставления денежных средств клиентам копия трудовой книжки кредитному отделу не требовалась. Однако, с ростом непогашенных кредитов и неплатежеспособности клиентов, некоторые учреждения ужесточили свои требования для их выдачи и добавили в необходимый пакет документов сведения о трудовой активности.

ВНИМАНИЕ! Предоставив заверенную копию, клиент тем самым подтверждает свою финансовую состоятельность.

Порядок заверения

Хранением и ведением всех документов организации, в том числе и трудовой книжкой занимается отдел кадров. Заверять данный документ имеет право не только сотрудник кадровой службы. Такие полномочия имеет главный бухгалтер и непосредственно сам работодатель.

Заверение книжки является поэтапным процессом. Важно знать, как правильно проходит этот процесс. Что необходимо сделать для получения копии документа:

1. Обратиться в отдел кадров с письменным обращением для предоставления копии книжки. Кадровый работник должен предоставить образец заполнения заявления. Если такого нет, то оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Если копия необходима для банка, то данная информация указывается в обращении.
2. Копия данного документа обязательно должна быть заверена руководителем или начальником отдела кадров.
3. Предоставление заверенных листов обратившемуся работнику должно осуществляться в течение трех дней с того времени, когда было подано заявление, но не позднее.

Заверять копию всех страниц трудового документа требуется не всегда. Для банка иногда достаточно информации, касающейся определенного периода времени.

ВНИМАНИЕ! Иногда достаточно заверения только последнего листа.

Срок действия

Документ обладает законной силой на протяжении одного месяца с момента ее заверения и выдачи на руки. Она будет действительной для оказания банковских услуг. Далее законная сила теряется, однако срок ее действия для банка можно как увеличить, так и уменьшить.

Для этого кадровым сотрудником записывается определенная дата, с какого и по какое число данный документ будет действительным. Данные записи должны заполняться на последней странице отксерокопированной книги.

Актуальность действующего срока теряется в том случае, когда в книжке появляется новая отметка, например, о сокращении сотрудника.

Требования к процедуре

Оформление копии должно проводится правильно, иначе она не будет иметь законной силы. Основные требования:

• Копия документа может предоставляться как с помощью ксерокопирования, так и путем набранного на компьютере текста. При этом копия должна быть снята только с оригинального образца документа.
• Первым делом делается копия титульного листа с инициалами сотрудника. Пустые листы можно не ксерокопировать.
• Каждая страница должна иметь специальную отметку “Копия верна”, которая делается вручную или с помощью оттиска штампа.
• Под этой надписью должна стоять подпись и фамилия заверяющего документ сотрудника с расшифровкой его должности. Также ставится дата заверения и официальная печать организации.
• Подготовленные листы должны быть скреплены степлером или сшиты нитью.

Также допускается вариант заверения не каждой страницы документа. В данной ситуации все листы сшиваются и нумеруются. На последней странице указывается запись “Прошито, пронумеровано и количество страниц”. Затем ставится оттиск штампа и отметка о заверении.

Оформление последнего листа

Ксерокопия последней страницы документа заверяется особым образом. На ней, кроме надписи “Копия верна”, должна указываться в письменном виде фраза “Работает по настоящее время”, номер записи, должность специалиста, а также подпись, фамилия должностного лица и дата заверения копии.

ВАЖНО! Обязательно должна присутствовать печать организации.Оттиск печати нельзя ставить на пустую часть страницы, он должен затрагивать часть текста и подписи. В противном случае копия документа будет считаться недействительной.

Неработающие гражданине

Как нужно оформить ксерокопию трудовой книжки для банковской организации людям, которые не работают и имеют трудовую книжку на руках?

Для этого необходимо обратиться в любую нотариальную контору. Для нотариуса необходимо предоставить паспорт, и составить заявление о необходимости заверения копии.

Нотариус, рассмотрев данное обращение и согласившись предоставить такую услугу, делает ксерокопию книжки с надписью “Копия верна”, ставит дату и расписывается.

Срок действия ксерокопии страниц, заверенных в нотариальной конторе такой же, как и срок действия, заверенных в отделе кадров. Работник имеет законное основание на то, чтобы получить копию заверенной книжки.

Важно помнить, что не выданный документ в установленный трехдневный срок может обернуться штрафом для работодателя. Неверно оформленный документ может стать поводом для отказа клиенту кредита, а также для других неприятных последствий.

В некоторых случаях работнику требуется сообщить данные о своем месте труда, подтвердить трудовой стаж и тому подобное. Для многих организаций, например, для банка, заверенная копия трудовой книжки является самой важной информацией. Как ее получить?

Понятие данного документа

Как заверить трудовую книжку для банка? Трудовая книжка представляет собой документ, который содержит историю рабочей деятельности гражданина. В ней указываются данные о человеке, на которого она заведена (ABJ, дата и год рождения), о его образовании (например, высшее, среднее профессиональное и так далее), профессии и специальности. Заводят заверенную копию трудовой книжки (для банка) работнику на его первом месте работы отделом кадров. Платить за ее изготовление не нужно. В документ вносятся данные о поступлении на должность, переводе на другую позицию, присвоении классного чина, увольнении и другие. Каждая запись заверяется подписью человека, отвечающего за кадровое делопроизводство. Запись о прекращении отношений с работодателем обязательно удостоверяется личной подписью сотрудника.

Немного из истории возникновения документа. В середине восемнадцатого века во Франции при трудоустройстве начали требовать документ от последнего работодателя. Такая мера стала необходимой в связи с ростом числа бродяг, которые не имели постоянного места жительства, часто меняли место работы и тому подобное. Примерно через тридцать лет были введены трудовые книжки, в которые вносились сведения с разных мест работы гражданина.

Удобно ли данное нововведение? Безусловно. Да, бюрократии стало больше, зато и уровень порядка на рабочих местах повысился. Теперь на трудовые посты брали людей, о которых было известно чуть больше, чем ничего. Соответственно, на специалиста, чье место работы было ранее подтверждено, сразу можно больше надеяться (или полагаться на него в меньшей степени). Положительные (порядок) и отрицательные (бюрократия) аспекты есть у всего. Чем-то нужно жертвовать ради получения блага.

Законодательство

ТК РФ является главным документом, регулирующим отношения между нанимателем и сотрудником. 225-е Постановление Правительства от 16.04.2003 г. определило форму документа, правила его ведения, хранения и тому подобное. Министерство труда, в свою очередь, издало инструкцию по заполнению рассматриваемого документа (Постановление за номером 69, датированное 10 октября 2003 года). Требований к заверению именно трудовой книжки в нем не прописано. Образец трудовой книжки, заверенной работодателем, для банка, составлялся ранее на основании Государственного стандарта 6.30-2003. Данный нормативно-правовой акт уже утратил силу. На замену ему прошел государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Первоначальный срок нововведений был определен июлем 2017 года. Однако вышеуказанный стандарт приобрел силу только годом позднее. В целом изменений оказалось немного. Однако существенные новшества коснутся необходимости направить документ в стороннюю организацию, например, при предоставлении заверенной копии трудовой книжки для банка. Несмотря на необязательный характер государственных стандартов, лучше руководствоваться ими для единого подхода к оформлению документов, отсутствия недопонимания между организациями.

Для чего необходима копия трудовой

Так как наниматель не имеет право выдавать оригинал трудовой на руки, то для предоставления в другие организации делается заверенная копия. Она может понадобиться в следующих случаях:

1. При поиске новой работы. Потенциальному работодателю может быть необходимо подтверждение нужного опыта кандидата официальным документом, а также отсутствия недопустимых для него причин увольнение (например, пребывание на рабочем месте в нетрезвом состоянии, нарушение трудовой дисциплины). В некоторых случаях для замещения должности необходимо пройти конкурсный отбор, в состав материалов для которого включается трудовая книжка.
2. Заверение трудовой книжки для банка. Такая необходимость возникает в случае намерения человека получить заемные средства по потребительскому, автомобильному, ипотечному или иному кредиту. Если заработная плата такого субъекта перечисляется в ту же организацию, в которую подают заявку на кредит, то банк обходится без трудовой книжки.
3. Для расчета выплат по пенсии. Размер такого денежного содержания зависит от стажа, который подтверждается трудовой книжкой. Копия передается в Пенсионный фонд РФ.
4. При изготовлении заграничного паспорта. В перечне обязательных документов Федеральной миграционной службы в таком случае есть копия трудовой.
5. При потере оригинала. Если трудовая книжка была утеряна, то по копии есть возможность восстановить данные. Когда подобный случай происходит по вине работодателя, то он сам занимается ее восстановлением. В другом случае работник самостоятельно воспроизводит записи, для чего необходимо сделать объезд всех организаций, в которых пришлось поработать.
6. Усыновление. Органы, принимающие решения о передаче ребенка новым родителям, опираются, в том числе, на данные из трудовой для оценки стабильности финансового положения и занятости претендентов на усыновление.
7. Получение денежных средств из бюджета. Известны случаи требования оригинала документа в подобных целях, что является противоправным.
8. Работа по совместительству. Может потребоваться при внешнем совместительстве, то есть дополнительной работе в другой организации. Обязательное предоставление в таком случае не предусмотрено. Однако работодателю может быть важна информация об основном месте работы. Например, если сотрудник трудоустроен на должность гражданской госслужбы, то о его совмещении должно стать известно основному работодателю и тот дает свое согласие либо несогласие на дополнительную работу. В течение двух лет с момента увольнения со службы новые работодатели, в том числе работающие по договорам подряда, должны уведомить о найме предыдущую организацию.

Правила изготовления копии данного документа

Перед сотрудником отдела кадров может встать после соответствующего обращения задача: «Как правильно заверить трудовую книжку для банка?». Решение ее аналогично заверению в другие организации. В первую очередь сотрудник выражает свою необходимость в выполнении рассматриваемой процедуры. Для этого он пишет заявление, на которое должны отреагировать в течение трех трудовых дней с момента его подачи. Данный срок обозначен в статье 62 ТК РФ. Если работодатель не уложился в него, то работник вправе обратиться в трудовую инспекцию для принятия мер административного воздействия, в том числе в виде штрафа. В маленьких компаниях получить документ можно быстрее, обратившись устно к кадровику.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, для банка может быть снята двумя способами. Первый вариант предусматривает наличие отметки о заверении на каждой странице копии. В таком случае листы могут быть скреплены обычным степлером. Второй вариант образца заверенной копии трудовой книжки для банка обязывает на каждой странице копии поставить номер, сшить листы между собой, наклеить листок, в котором указывается количество листов, подпись заверяющего лица и его должность, скрепить печатью организации. Надежнее пользоваться первым способом, учитывая сложившуюся позицию судебных органов. Копируются все листы, на которых имеются записи. Каких-то стандартов по расположению страниц трудовой на бумаге, расположении отметок сотрудника отдела кадров или руководителя, печати и так далее не предусмотрено. Однако лучше каждую страницу трудовой располагать на отдельном листе, чтобы избежать придирок принимающей стороны. Внесение дополнительной информации в трудовую книжку аннулирует ранее изготовленные ее копии.

Как заверить документ для банка

Некоторые кадровики при поступлении задачи заверить трудовую книжку для банка требуют образец. Если его нет, то достаточно выполнить последовательно нижеприведенные шаги для недопущения ошибок.

Итак, инструкция, как заверить трудовую книжку для банка или другой сторонней организации:

• на копировальном аппарате делаются копии всех заполненных листов;
• на каждом полученном листе в его нижней части ставится штамп или надпись с содержанием «Копия верна» или «Верно» (или другая формулировка с использованием этого слова);
• рядом с вышеуказанной записью ставится штамп или прописывается должность уполномоченного лица, ставится его подпись и расшифровка (им обычно выступает сотрудник из отдела кадров, главный бухгалтер или непосредственно руководитель организации);
• указывается дата, в которую производилось заверение;
• проставляется печать организации, таким образом, чтобы она частично перекрывала скопированное содержимое трудовой и подпись;
• вносится информации о месте хранения оригинала;
• при необходимости дополняется записью «работает по настоящее время».

При прошивке копии необходимые надписи делаются на последнем ее листе. Добавляется в указанный порядок действия по скреплению листов. Происходит это с помощью иголки и нитки либо проделываются отверстия в бумаге дыроколом, через которые пропускают нить. Ее концы остаются на оборотную сторону документа, и сверху них наклеивается листок, на который вписывается количество листов.

Новшества, введенные с 01.07.2018 г.

Особенно важно учитывать новые правила лицам, озабоченным тем, как заверить трудовую книжку для банка. В упомянутом выше ГОСТе, который начал свое действие в 2018 году, содержится пункт, который предусматривает указание места хранения оригинала трудовой книжки. Указывается не только наименование компании-работодателя, но и реквизиты дела, в котором находится подлинник трудовой. Сведения о деле могут отсутствовать, если масштабы организации достаточно малы и трудовые книжки располагаются в сейфе. Потому трудовая книжка, заверенная для банка, претерпела изменения.

Вкладыш

Количество листов в трудовой книжке ограничено. Когда в ней не остается места для записей, начинает заполняться вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку, на первом листе которого ставится его серия и номер. Вкладышей может быть несколько, нет предела их числу. Он удостоверяется подписью кадровика или начальника и печатью сразу, как только начинает заполняться. В этом его отличительная черта. Как заверить трудовую книжку для банка с вкладышем? Дополнительные листы заверяются точно так же, как и остальные.

Образец записи

Как заверить трудовую книжку для банка? Образец с учетом всех вышеперечисленных нюансов может выглядеть следующим образом:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в АО «Работодатель» в деле № 42 за 2017 год

Менеджер по персоналу Соколова (Соколова С.С.) 09.08.2018 г.».

Срок действия

Часто заемщики интересуются вопросом: «Сколько действует заверенная трудовая книжка для банка?». На сегодняшний день практически нет бессрочных документов. Это касается и их копий. Ведь за период от ее изготовления до предоставления могут произойти значительные изменения. В нормативно-правовых актах ответа нет. Это касается не только срока копии трудовой книжки для банка и для других сторонних организаций. Именно они устанавливают свои правила, в которых указывается, не позже какого времени должен быть заверен документ. При консультировании специалистами, а также при осмотре информационных стендов можно ознакомиться с образцом заверенной копии трудовой книжки для банка, а также сроками ее действия. Многие банки принимают его равным одному месяцу. Это касается займов для самых различных целей.

Исходя из срока, в который заверенный документ имеет юридическую силу, стоит выстраивать дальнейшие планы по работе с банком. Иначе может случиться так, что срок действия заверенной копии закончится, а все необходимые процедуры сотрудники организации еще не успели выполнить. Будет потеряно много времени на восстановление заверенной копии и на возобновление всех финансовых операций, которые в некоторых банках производятся оперативно, а в некоторых, наоборот, довольно медленно.

Советы юристов для изготовления правильной копии трудовой книжки для банка

Чаще всего не выдаст банк кредит без трудовой книжки. Потому чтобы не бегать туда из-за ошибок оформления несколько раз, работнику нужно самому проконтролировать правильность изготовления документа. Хоть банки без трудовой книжки не смогут удостовериться в официальном трудоустройстве заемщика (и смысл предоставления документа именно в этом), внешний вид и наличие всех необходимых записей, печатей и тому подобное тоже может сыграть важную роль. Есть некоторые нюансы, выделенные юристами, характерные для предоставления именно в финансовое учреждение:

1. Формулировка записи. Чаще всего на документах, не только на трудовых книжках, ставят штамп или пишут фразу «Копия верна». Все уже привыкли к такому словосочетанию, и это первое, что приходит на ум при ассоциации с копией документа. В новом государственном стандарте 2016 года используется слово «Верно». Лучше следовать именно такому варианту.
2. Место заверительной записи. Где именно писать необходимые сведения, строго не регламентировано. Должно соблюдаться одно условие – запись не перекрывает основную информацию, содержащуюся на копии. Сам текст пишется понятно и разборчиво.
3. Ответственное лицо. На заверенной копии указывается наименование должности и фамилия, инициалы лица, удостоверяющего копию. Им является или сам руководитель фирмы, или лицо, назначенное им по приказу ответственным за ведение и хранение трудовых.
4. Местонахождение подлинника. В статье был подробно рассмотрен данный аспект. Остается сказать, что еще до введения нового правила некоторые банки просили указать такие сведения. На сегодняшний день важно не забыть, что если нужно заверить трудовую книжку для банка, образец, принятый до лета 2018 года, необходимо актуализировать.
5. Подтверждение текущего места работы. Сам факт постановки заверительной записи с датой и другими необходимыми сведениями должен говорить о том, что человек еще работает в организации. Однако некоторые банки могут потребовать наличие соответствующей фразы на копии.
6. Количество страниц на листе. Для экономии бумаги можно разместить до четырех страниц на одном формате А4. В некоторых организациях это допускается, однако для банка лучше придерживаться соотношения одна страница трудовой = один лист бумаги.
7. Печать. В компании может быть несколько печатей. Лучше всего ставить главную круглую печать на заверенной копии трудовой. Еще можно воспользоваться штампом кадровой службы (при ее наличии). Часто кадровики допускают ошибку, ставя печать на чистом месте листа. Она должна захватывает частично скопированную страницу документа.

Заверение трудовой книжки для банка для каждого гражданина Российской Федерации является очень важным шагом. Именно книжка отражает его трудовую деятельность, причины увольнения и другую информацию. Терять ее крайне нежелательно, ведь восстановление сведений потребует посещения всех организации, в которых человек был трудоустроен. Некоторые из них могут на тот момент прекратить существование, другие – находиться за пределами места жительства гражданина. Выдавать оригинал данного документа на руки работнику до его увольнения категорически запрещено. Если на свой страх и риск работодатель все же совершил такое действие и документ был утерян или испорчен, то восстанавливать его придется своими силами.

Министерство здравоохранения и социальной защиты выступало с инициативой отмены трудовых книжек как обязательного документа. На сегодняшний день Минтруда предлагает переход на электронные варианты подобных документов. Согласно проведенному опросу, граждане нашей страны не против такой инициативы, но с сохранением бумажного носителя. С 2020 года планируют начать передавать в электронном виде в Пенсионный фонд важные документы.

Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)

Во взаимоотношениях работодателя и гражданина при выполнении последним своих должностных обязанностей существенное значение имеет порядок оформления необходимых документов. Особое место среди них отведено трудовой книжке. Обязанность по ее ведению целиком возложена на работодателя. И именно он после получения запроса работника должен выдать заверенную копию такого документа. Исполнение данного предписания может быть затруднительно, так как образец правильного заверения копии трудовой книжки положениями трудового законодательства России не утвержден и не разработан.

Оформление трудовых отношений

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса , подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.

Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.

Пункт 3.26 ГОСТа содержит образец заверения копии трудовой книжки. В этой же норме указаны все реквизиты, необходимые для надлежащего оформления соответствия копии документа его оригиналу:

• отметка «Верно»;
• должность работника, выполнившего заверение;
• его личная подпись и ее расшифровка;
• дата удостоверения копии;
• проставление оттиска печати.

Аналогичный порядок закреплен в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X , из которого также можно узнать, как должна быть заверена копия трудовой книжки.

Важное дополнение, введенное названным Указом, заключается в том, что при удостоверении копии документа необходимо проставлять оттиск печати организации.

Оформление копии трудовой книжки

В большинстве случаев оформления копии трудовой книжки в порядке, предусмотренном нормативными актами России, достаточно. Однако для конкретных ситуаций алгоритм оформления может быть несколько иным.

Например, для того, чтобы ответить на вопрос, как заверить трудовую книжку для кредита, необходимо руководствоваться требованиями конкретного банка, так как отсутствует нормативный порядок подобного оформления.

Проведя анализ таких требований, можно отметить, что для большинства банков копия трудовой книжки должна содержать как общие реквизиты, так и отметку о том, что работник продолжает работать в организации по настоящее время.

Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.

Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек. Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?

Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк. Он не ограничивается только получением кредита.

Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта. Приказ МИД России от 29.03.2016 N 4270 не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке. Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.

Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки. Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень.

Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала. Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в пункте 3.26 ГОСТа , приведенного выше.

Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю.

Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица. Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке. Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации.

Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим. Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.

Где заверить трудовую книжку, если не работаешь?

При наступлении некоторых событий копия трудовой книжки может потребоваться и от неработающего гражданина. В данном случае заверить ее у работодателя не получится.

Неработающему гражданину заверить копию его трудовой книжки сможет нотариус. В силу статьи 77 Основ законодательства России о нотариате именно он наделен правом свидетельствовать верность копии документа его оригиналу. В данном случае удостоверяется только факт соответствия подлинника и его копии. Нотариус не проверяет его содержание.

Следует помнить, что нотариус оказывает свои услуги на возмездной основе. Работодатель же обязан заверить копию трудовой книжки абсолютно бесплатно.

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Порядок заверения

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

1. Можно заверять каждый лист по отдельности.
2. Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

1. Пишем «Верно» или «Копия верна» . Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
2. Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
3. Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати» .
4. Указываем дату .

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

• руководитель организации;
• сотрудник кадрового отдела;
• сам предприниматель;
• бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Новые правила

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно. При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

1. Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица . Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
2. Не везде стоит штамп «Копия верна» . Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
3. Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий . Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
4. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
5. Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
6. Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

• при обращении в кредитную организацию;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• при оформлении льгот, пособий;
• при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

1. Его общий стаж . В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
2. Количество мест работы . Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
3. Занимаемые должности . Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
4. Причины увольнения . В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Иногда работники просят специалистов кадровой службы . Например, образец заверения копии трудовой книжки 2020 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2020.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020

С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст .

Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2020) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
• указывается дата заверения;
• с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, который работает по настоящее время (2020).

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

• указывается запись «Верно»;
• Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
• дата заверения.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения , а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть . Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.