Un guide d'étude court pour les bases du travail de bureau de baccalauréat. Instructions: comment bien organiser le workflow dans une organisation budgétaire. Les itinéraires de documents aideront à accélérer le flux de documents dans l'entreprise

Le manuel examine les fondements théoriques et méthodologiques du travail de bureau moderne, les types et les règles de la paperasse, la théorie de l'organisation du support documentaire pour la gestion. Les questions d'enregistrement, de systématisation et de stockage des documents organisationnels et juridiques, de l'information et de référence, des documents administratifs et des documents sur le personnel sont mises en évidence. À la fin de chaque paragraphe, des tâches pratiques pour les étudiants sont présentées, visant à consolider les connaissances et les compétences acquises.

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Le flux de documents dans une organisation budgétaire est un ensemble de mesures liées à la formation et au mouvement de tous les documents de l'institution, à partir de la date de leur création (réception) et jusqu'à leur mise en service, leur envoi ou leur exécution intégrale. Nous vous dirons ce que GOST existe pour le travail de bureau et le flux de documents en 2019.

Comment organiser correctement le flux de documents

Le but de l'organisation d'un processus dans toute institution est de faciliter les décisions de gestion en temps opportun et leur mise en œuvre. La tâche du processus est d'assurer le mouvement des documents selon l'algorithme le plus optimal pour l'organisation avec des coûts de main-d'œuvre et de temps minimaux.

Qu'est-ce que le flux de documents

Le secrétaire ou le service de bureau est engagé dans le travail de bureau de l'établissement.

Il existe sous les formes suivantes:

• général - en termes d'activités de l'entreprise dans son ensemble;
• personnel - en termes de mouvements de personnel, effectués par le service du personnel;
• secret - en termes de titres de nature confidentielle selon des exigences particulières établies;
• électronique - en termes de transfert d'informations via des systèmes automatisés.

Le travail de bureau et le flux de documents en 2019 (un tutoriel sur l'enregistrement peut être trouvé dans des sources ouvertes) suppose que la circulation des titres dans une organisation commence par leur nomenclature, c'est-à-dire une liste de tous les cas existants (papiers du même type ou de même sens) ). Pour le constituer, vous devez établir une liste de tous les titres disponibles, les combiner dans des directions identiques. En outre, pour chaque type, vous devez définir un nombre, c'est-à-dire un code comprenant une série de chiffres ou de lettres. La nomenclature est conçue pour faciliter le processus d'archivage et d'organisation des documents. En règle générale, il se présente sous la forme d'un tableau avec des colonnes reflétant le nom de l'affaire, le code (numéro), la place dans l'archive, la période de stockage.

Dans une organisation, le nombre de cas et de types de titres en circulation dépend des directions et des spécificités des activités, mais il existe des règles et des types communs à différents secteurs:

• internes (ceux qui opèrent au sein de l'institution);
• entrant (envoyé depuis des structures externes);
• sortant (envoyé vers des structures externes).

En règle générale, ils sont enregistrés dans les journaux d'enregistrement (pour chaque type - le sien) avec une indication du numéro de série, de la date, du nom, des informations sur l'expéditeur.

Le magazine doit être cousu et numéroté.

En général, le nombre de revues dans une organisation est lié à ses besoins et à ses activités.

Étapes de travail sur le travail de bureau

Le mouvement des papiers dans une organisation se compose d'étapes séquentielles pour les déplacer et des actions qui doivent être effectuées pendant la période où le papier est créé et exécuté. Par exemple, les étapes du processus sont définies dans les instructions approuvées par l'arrêté de l'Agence fédérale des archives du 04/11/2018 n ° 44. Cela peut être pris comme base.

Travailler avec les membres de l'organisation consiste en un ensemble de processus.

1. Traitement primaire, y compris les éléments suivants:

• vérification du fait de la livraison correcte au destinataire;
• vérifier l'absence de détérioration de l'enveloppe, du colis;
• ouverture (sauf pour les emballages avec l'inscription «Personnellement» et les étiquettes pour restreindre l'accès au papier);
• vérifier l'intégrité des applications entrantes, y compris les applications;
• destruction d'enveloppes, sacs ou emballages;
• marquez l'attribution du numéro entrant.

Le numéro est attribué une fois, la double inscription n'est pas autorisée.

2. Examen préalable de la répartition correcte des flux de titres, qui:

• peut être effectué avant l'enregistrement (s'il y a des marques sur la nécessité d'une exécution immédiate);
• effectuées par rapport à tous les papiers reçus par l'institution et adressés au directeur (s'ils sont adressés à l'unité, ils sont envoyés directement au destinataire).

À la suite de la procédure, les papiers seront transformés en flux allant à l'adresse:

• le chef de l'établissement;
• administrateur général;
• chefs de service et leurs employés.

La fin de l'étape sera le transfert vers le leader requis conformément à la fonctionnalité de ce dernier.

3. Examen par le superviseur:

• est effectué le jour où il reçoit le papier (le lendemain - en cas de transfert à la fin de la journée de travail);
• résolution de superposition.

Dès réception de la résolution, elle est transmise à l'employé concerné pour exécution.

4. Traitement, mise en œuvre de la résolution.

5. Formation des réponses.

6. Contrôle d'exécution.

Travailler avec des appels sortants comprend une liste d'actions:

• les projets sont développés, formalisés;
• approuvé par les employés intéressés;
• vérifié l'exactitude de la conception;
• sont enregistrés le jour de la signature (le jour ouvrable suivant, si signé le soir);
• sont envoyés pour expédition;
• l'exécution est surveillée.

Les institutions nationales sont traitées par étapes.

Travailler avec des papiers administratifs (commandes, instructions) consiste en:

• préparation du projet;
• coordination avec les employés intéressés;
• instructions pour vérifier l'exactitude de la formation;
• transfert à la tête pour signature;
• enregistrement (avec attribution de numéros pour des groupes individuels au cours d'une année civile);
• contrôle d'exécution;
• la formation des originaux en étuis conformément à la nomenclature.

Travailler avec des protocoles comprend:

• formation du texte;
• enregistrement de ceux qui sont établis sur la base des résultats des réunions présidées par le chef (le numéro est attribué dans l'ordre dans l'année civile);
• stockage des originaux dans des fichiers sur le lieu d'enregistrement;
• contrôle d'exécution;
• envoyer des copies aux parties intéressées.

Dans l'institution, pour tous les documents, il est nécessaire de conserver une trace de leur nombre qui ont été reçus, qui y ont été créés et envoyés à des organisations externes dans une certaine période. Cette fixation est effectuée à la fois pour l'entreprise dans son ensemble, ainsi que pour ses divisions structurelles, groupes de papiers, expéditeurs et destinataires, ainsi que d'autres paramètres nécessaires à l'analyse du travail.

GOST pour le travail de bureau

Les invités pour le travail de bureau en 2019 établissent une liste de concepts de gestion de bureau avec leur décodage. Travail de bureau-2018, les nouvelles exigences pour lesquelles sont établies par GOST R 7.0.97-2016 (a commencé à fonctionner à partir du 01.07.2018), GOST R 7.0.8-2013 (GOST "Travail de bureau et activités d'archivage") est effectué conformément aux exigences établies par ces documents.

GOST R 7.0.8-2013 définit une liste de concepts qu'il est recommandé d'utiliser pour tous les types de documents, par exemple:

• travail de bureau - activités de documentation, de circulation des documents, de stockage opérationnel et d'utilisation des documents de l'institution;
• document officiel - créé par une institution, un fonctionnaire ou un citoyen, rédigé de la manière prescrite.

Le nouveau GOST R 7.0.97-2016, qui a remplacé le GOST R 6.30-2003, contient un certain nombre d'innovations. L'institution décide de manière indépendante d'émettre une ordonnance approuvant des actes tels que l'instruction administrative 2019 dans les agences gouvernementales, le manuel d'administration des ressources humaines, selon le nouveau GOST.



Parlons des changements dans GOST:

1. La liste des conditions requises a été mise à jour. Il manque désormais au GOST la variable «identifiant d'une copie électronique d'un document». Apparu:
   • la condition requise pour le nom du département qui a élaboré le document est indiquée sur une ligne distincte;
   • accessoires de timbre de restriction d'accès;
   • la condition requise pour la marque de signature électronique.
2. Les conditions d'enregistrement ont été clarifiées. Dispositions clarifiées sur:
   • numérotation des pages;
   • utilisation de la police;
   • retraits et espacement des lignes;
   • la possibilité de paperasse des deux côtés de la feuille;
   • l'apposition d'un sceau, qui ne devrait pas affecter la signature.
3. GOST spécifie les exigences de certification des copies. S'il doit être envoyé à une organisation externe, le mot "Vrai" est indiqué dans une rangée de conditions requises, des informations sur la copie certifiée conforme (position, signature et relevé de notes), la ligne ci-dessous - la date de certification et des informations sur le lieu de stockage de l'original avec le sceau de l'entreprise.
4. La section «Formulaires» a été complétée par le format A6, les règles d'utilisation des formulaires bilingues ont été déterminées.
5. La section avec annexes comprend des échantillons de la page de titre, du papier à en-tête de l'unité, des lettres en deux langues, les détails de leur inscription sont donnés.

La mise à jour de GOST implique d'envisager le développement d'une nouvelle édition de certains documents, comme l'instruction paperasse 2019 (dans les institutions municipales, d'autres organisations.

Le succès de l'entreprise dépend en grande partie de sa bonne organisation. Les gestionnaires et les travailleurs ordinaires suivent le travail de bureau. Quelles sont ses caractéristiques, quels types existe-t-il et quels documents réglementaires doivent être pris en compte lors de l'organisation du flux de documents?

Qu'est-ce que le travail de bureau

Toute organisation, quelle que soit sa forme de propriété et ses caractéristiques, crée une variété de documents au cours de ses activités. Il peut s'agir de commandes, de lettres et de protocoles. Tous concernent la documentation organisationnelle et administrative.

La paperasse est l'activité de création de documents pour une organisation, effectuée selon certaines règles et exigences. Le plus souvent, les entreprises affectent des salariés spéciaux qui ne sont employés que dans ce domaine. Dans les petites entreprises, la fonction de secrétaire peut être attribuée à presque tous les employés.

Si vous comprenez l'essence de la terminologie (qu'est-ce que le travail de bureau), alors l'origine du mot deviendra claire. Il s’agit, tout d’abord, de la fixation sur le support matériel de l’information officielle. Au cours de ce processus, il est créé qui déclenche plus tard certaines actions.

Le terme «travail de bureau» lui-même est apparu il y a assez longtemps, mais ce n'est qu'au milieu du siècle dernier qu'il a été officialisé, inscrit dans les documents réglementaires au niveau de l'État.

Travail de bureau et flux de travail - qu'est-ce que c'est?

Une organisation ne peut exister indépendamment de la législation. Il a toujours un travail de bureau et un flux de travail. Qu'est-ce que c'est, quelles sont les caractéristiques du transfert des papiers, comment les rédiger correctement? Ces questions sont résolues par des spécialistes: secrétaires, archivistes, employés du service du personnel.

Le travail de bureau consiste à fixer des informations sur un support tangible, à créer un acte papier ou électronique. Sur sa base, le flux de documents de l'organisation est construit - le mouvement d'une commande ou d'une lettre, à partir de sa création et se terminant par son exécution et son envoi aux archives ou à la destruction.



En fonction du lieu de création des documents commerciaux par rapport aux employés et à la gestion de l'organisation, le flux de travail est divisé en externe et interne. Le chemin suivant de la commande, l'instruction, la lettre dépendra de la source.

Le flux documentaire interne de l'organisation comprend les étapes suivantes:




Les étapes du flux de travail externe sont généralement similaires, mais il existe quelques différences:

• Les documents arrivent à l'entreprise de l'extérieur. Il peut s'agir de documents d'organisations supérieures et inférieures, de branches, de règlements des autorités officielles, d'ordonnances judiciaires, de lettres de citoyens.
• Tous les documents commerciaux reçus par l'organisation passent par la procédure d'enregistrement sans faute. Elle confirme qu'ils sont sous contrôle.
• L'étape suivante est le travail avec le document, la familiarisation ou l'exécution des instructions.
• Si nécessaire, une réponse officielle est émise.
• La dernière étape est l'enregistrement pour un stockage à long terme ou archivistique, et une possible destruction.

En outre, en ce qui concerne la gestion de l'organisation, les types de flux de travail suivants sont distingués:




Toutes les étapes du mouvement du document doivent être enregistrées dans des journaux spéciaux. Ils peuvent être menés de plusieurs manières:

• mouvement de documents;
• cartes de documents;
• la gestion électronique des documents est la plus courante dans la grande majorité des organisations.

Caractéristiques des procédures judiciaires

Beaucoup de gens se demandent ce que c'est et en quoi il diffère du général. Une affaire judiciaire est un ensemble légèrement différent de documents et de preuves matérielles. Un stockage et un déplacement corrects garantissent la transparence du travail du système répressif. Les procédures judiciaires, contrairement aux procédures organisationnelles, ne peuvent pas être volontaires. Elle est menée par des personnes autorisées et est strictement contrôlée. Pour lui, toutes les étapes sont normativement et strictement définies, jusqu'à la destruction.

Fonctions de secrétaire

La plupart des employés de l'entreprise ont une idée très vague de la paperasse et du flux de travail. Pour une secrétaire, c'est une activité professionnelle.



Le secrétariat de l'entreprise remplit la fonction principale en fonction de la forme et des caractéristiques du travail, l'organisation du service de travail de bureau de l'entreprise est divisée en types suivants:

• Centralisé - tous les secrétaires sont dans un seul département et relèvent du greffier en chef ou du secrétaire principal.
• Décentralisé - les secrétaires et les employés qui exercent leurs fonctions sont dispersés dans toute l'organisation et relèvent de différents patrons.
• Mixte - le plus souvent trouvé dans les grandes organisations.

Les caractéristiques du flux de documents dans l'entreprise dépendront directement de la forme de secrétariat adoptée.

Instruction pour le travail de bureau

Indépendamment de la taille et de la forme de propriété, toute organisation doit avoir un acte normatif réglementant la circulation des documents. Qu'est-ce que c'est et comment est-il composé? Cette question inquiète non seulement les secrétaires, mais aussi les gestionnaires.



Une instruction de tenue de registres est un acte normatif interne de l'organisation, approuvé par un ordre ou un ordre de la direction, de validité illimitée. Il précise toutes les étapes de passage du document, des listes de postes dont les signatures peuvent certifier l'authenticité des papiers officiels sont données, des exemples d'enregistrement, de formulaires et de formulaires sont donnés.

Tenue de registres

Dans les petites organisations avec un faible niveau de flux de travail (moins de 200 par an), la question ne se pose pas de savoir ce qu'est la tenue de registres. Tout est décidé par les efforts des employés eux-mêmes ou même du chef.

Si les tâches liées au travail de bureau ne sont pas directes pour le salarié et ne sont pas énoncées dans son contrat de travail, un décret devrait être publié sur l'attribution de ces fonctions. Ce document doit détailler les responsabilités, responsabilités et rémunérations supplémentaires.

Caractéristiques de l'administration RH

Si au moins un employé travaille dans l'organisation, des documents de travail seront créés. La question de savoir ce qu'est l'administration des ressources humaines est particulièrement pertinente pour les entreprises avec un petit nombre d'employés.

L'administration des ressources humaines est la fourniture du mouvement de documents spécifiques liés à l'activité de travail des employés de l'entreprise. Habituellement, ces tâches sont accomplies par les employés d'une unité spéciale - le service du personnel. Leurs fonctions comprennent la réception, le traitement et le stockage de la documentation du personnel. Y compris le traitement des données personnelles classifiées.



Le flux de travail du personnel est généralement séparé du général, conformément aux règles de confidentialité et aux fonctionnalités de stockage.

Optimisation du travail de bureau

Malgré le développement rapide des technologies numériques, de nombreuses organisations peinent à optimiser leur flux de travail. Ils continuent à conduire la correspondance papier à l'ancienne et tiennent les registres d'enregistrement habituels.

Cela est dû à deux facteurs:

• résistance aux innovations des employés de l'entreprise;
• manque de financement.

Les gestionnaires doivent se rappeler que l'optimisation du flux de documents avec un investissement considérable a un effet économique notable.

Le succès de toute entreprise réside dans son organisation compétente. La direction et le reste des employés doivent savoir ce qu'est le travail de bureau. Quelles sont ses caractéristiques et quels documents sont considérés comme importants dans les activités de l'organisation?

Concept

Qu'est-ce que le travail de bureau? Toute société, quelle que soit sa forme de propriété, travaille sur la base de divers titres. Ce sont des ordres, des lettres, des protocoles. Ils sont classés comme documents organisationnels et administratifs. Le travail de bureau est le travail de création de documents, qui est effectué selon les normes généralement acceptées.

Habituellement, les entreprises ont des employés spéciaux qui travaillent dans ce domaine pour cela. Dans les petites organisations, tout employé peut avoir les fonctions de secrétaire. Si vous déchiffrez l'essence du concept (qu'est-ce que le travail de bureau), alors l'origine du terme sera claire. Il s'agit de la préservation des informations officielles sur un support tangible.

Dans ce processus, un document organisationnel et administratif est créé, grâce auquel les actions ultérieures sont claires. Le mot «travail de bureau» lui-même est apparu il y a longtemps, mais ce n'est qu'à partir du milieu du XXe siècle qu'il est devenu officiel.

Les bases

Il y a une paperasse de base et de la paperasse pour les débutants. Grâce à eux, il sera possible d'apprendre à organiser une personne morale de tous types. Il s'agit d'un processus complexe impliquant tous les employés du département. Dans un département, les papiers sont remplis et rédigés, et dans l'autre, leur mouvement est surveillé.

Il existe maintenant un système d'État unifié de travail de bureau, qui indique toutes les normes pour mener à bien ce domaine. Il est important de contrôler toutes les étapes par lesquelles les documents doivent passer. La norme de l'État est également utilisée, qui décrit les règles pour la conduite de tels travaux.



Les bases du travail de bureau et du flux de travail pour les débutants sont nécessaires pour unifier le remplissage des papiers. Cela est nécessaire pour garantir la comparabilité des informations dans un pays et dans la sphère internationale. Grâce à la normalisation et à l'unification, il sera possible de ne pas passer beaucoup de temps sur les rapports, car la procédure de familiarisation avec les documents est simplifiée. Un exemple est un formulaire avec les conditions requises. Ils sont développés pour une institution individuelle, un pays ou pour plusieurs États. Les formulaires témoignent de la responsabilité de l'entreprise. Avant l'impression en masse, il est nécessaire de vérifier l'exactitude de l'écriture des données.

Le flux de documents implique l'enregistrement obligatoire des papiers nécessaires aux activités de production. L'alphabétisation d'un employé est associée à la bonne distribution des documents, à leur enregistrement et à leur regroupement. Aujourd'hui, divers séminaires sont organisés, où ils parlent des techniques et des secrets de ce métier. Un domaine demandé est le travail de bureau des ressources humaines, car ce domaine implique de travailler avec un grand nombre de documents.

Ce domaine nécessite des spécialistes compétents. En plus de l'éducation de base, ils doivent régulièrement améliorer leurs qualifications, se soumettre à une certification. Les employés doivent également travailler dans le domaine analytique. Les employés créent des fichiers personnels du personnel, complètent et clarifient les informations.

Leur fonction importante est de contrôler la conformité des titres aux normes légales. Les spécialistes doivent envoyer les documents périmés aux archives en temps opportun, où ils sont conservés pendant la période requise, généralement au moins 5 ans. Les responsabilités comprennent le remplissage des questionnaires utilisés pour l'emploi, la préparation des questions nécessaires à l'organisation d'une entrevue.

Travail de bureau et flux de documents

Dans n'importe quelle entreprise, vous pouvez entendre des mots tels que «travail de bureau» et «flux de travail». Ce que c'est? Des secrétaires, des archivistes, des employés du service du personnel sont engagés dans ce travail. L'enregistrement s'appelle la fixation d'informations, la production de documents papier et électroniques.



Un flux de documents y est développé. Ce concept s'appelle le mouvement d'une commande, une lettre de sa création à son exécution. Les papiers peuvent être envoyés aux archives ou détruits. Sur le lieu de leur création, le workflow est externe et interne. La source détermine le chemin de la commande, l'instruction, la lettre.

Étapes

La gestion des enregistrements et la gestion des documents sont basées sur ses propres règles. Ils doivent être suivis pour que les activités de l'entreprise soient légales. Le flux de travail interne est effectué sur la base des étapes suivantes:

• Exécution d'un projet de document.
• Coordination.
• Signature du projet.
• Attribution de date et de numéro.
• Enregistrement et exécution.
• Communication d'informations aux artistes interprètes ou exécutants et contrôle.
• Conformité aux prescriptions.
• Enregistrement et stockage.
• Destruction ou transfert vers l'archive.

En termes d'étapes, le flux de travail externe est presque le même, mais légèrement différent. Les articles sont transférés à l'organisation de l'extérieur. Ils sont émis par des sociétés en amont et en aval, des sociétés affiliées, des autorités, des tribunaux et des citoyens. Ils doivent être enregistrés, ce qui confirme leur contrôle. Ceci est suivi d'une familiarisation avec eux et de l'exécution. Si nécessaire, une réponse est générée. À la fin, le papier est envoyé aux archives ou détruit.

Vues

Il existe d'autres types de flux de documents:

• Ascendant - des employés aux patrons.
• De haut en bas - des gestionnaires au personnel.
• Horizontal - avec des positions égales.



Le mouvement des articles est enregistré dans des revues spéciales. Ils peuvent être publiés sous différentes formes, mais la gestion électronique des documents est désormais la plus populaire.

Litige

Qu'est-ce qu'une procédure judiciaire? L'affaire judiciaire présente une liste différente de documents et de preuves matérielles. Grâce à son stockage et à son mouvement corrects, le système d'application de la loi fonctionne conformément à la loi.

La tenue de dossiers judiciaires, par rapport à l'organisation, n'est pas volontaire. Il est dirigé par des personnes autorisées et leur travail est supervisé. Il comporte également des étapes, notamment la destruction des papiers.

Travail de secrétaire

De nombreux employés ne connaissent pas les bases de la paperasse et du flux de travail. Mais le secrétaire a des devoirs professionnels. Ces travailleurs exercent l'activité principale sur le support documentaire de la direction.



En termes de forme et de travail, une institution est:

• Centralisé - les secrétaires sont situés dans un département et sont subordonnés à un spécialiste principal.
• Décentralisé - les employés sont répartis par divisions de l'entreprise, ils sont donc subordonnés à leurs patrons.
• Mixte.

Les principes de circulation des documents dans l'institution sont déterminés par la forme du secrétariat. Ces employés sont responsables de la paperasse.

Instructions

Les bases du travail de bureau établissent que chaque entreprise doit avoir un acte normatif qui réglemente le mouvement de la documentation. Un règlement interne de l'entreprise, basé sur un ordre de la direction, est appelé instruction administrative.



Le papier a une validité indéfinie. Il indique l'origine du document, énumère les positions, dont les signatures sont officielles. L'instruction comprend des échantillons de conception, des formulaires, des formulaires.

Tenue de registres

Les bases du travail de bureau et du flux de travail dans l'entreprise vous permettent de mener correctement cette activité. Dans les petites entreprises, ce travail est généralement effectué par des employés ou un gestionnaire. Si une telle fonction n'est pas considérée comme directe pour l'employé et n'est pas indiquée dans le contrat de travail, alors un ordre doit être émis pour ajouter de telles fonctions. Le document doit décrire les fonctions, les responsabilités et la rémunération.

Principes de gestion des RH

Si au moins un employé travaille dans l'institution, vous devez créer des documents de travail. La gestion du personnel est appelée assurer la circulation des papiers officiels liés aux activités des personnes. Les responsabilités sont assumées par les employés du service du personnel. Ils acceptent, traitent et stockent les papiers.

Il est de leur responsabilité de traiter les informations personnelles considérées comme confidentielles. Dans le flux de travail du personnel, le secret et le respect des règles de conservation des papiers sont importants. Les bases du travail de bureau vous permettent de personnaliser efficacement le travail des gens de l'entreprise.



Bien que les technologies numériques se développent activement actuellement, la plupart des organisations n'appliquent pratiquement pas l'optimisation du flux de travail. Cela implique l'utilisation de correspondance papier et de journaux réguliers. La raison en est la réticence à innover et le manque d'argent. Mais la direction doit tenir compte du fait que l'optimisation avec un petit investissement vous permet d'obtenir un effet économique significatif.

Alors maintenant, vous connaissez les bases de la paperasse. Nous espérons que les informations fournies vous ont été utiles.

Flux de documents ou support de documentation est le mouvement des documents depuis leur création ou réception jusqu'à leur exécution ou leur envoi vers une autre institution. Diverses sources définissent la relation entre le flux de travail et le travail de bureau est décrit de différentes manières. Certaines sources disent que le workflow fait partie du workflow, dans d'autres, au contraire, le workflow fait partie du workflow. En général bureau de travail- Il s'agit de la gestion des affaires de bureau dans l'institution. Et si nous considérons le flux de travail et le travail de bureau, nous pouvons conclure que dans certains cas, certains processus de flux de travail dans l'organisation peuvent ne pas relever des exigences de l'organisation du travail de bureau (par exemple, la correspondance électronique entre les employés de l'entreprise). Dans l'article, les auteurs proposent de considérer le travail de bureau comme un cadre réglementaire pour la gestion documentaire avec la mise en œuvre possible d'un processus décentralisé de comptabilité documentaire.

Le support documentaire dans l'institution est l'activité principale. Le but du flux de travail est de mettre en œuvre la gestion de l'information lors de la prise de décisions de gestion. Les informations peuvent être différentes, il peut s'agir de messages électroniques, de documents provenant d'une autre unité structurelle, d'ordres de gestion, etc. Ces informations peuvent inclure des commandes, des instructions, des notifications de certains changements dans l'établissement. Les informations qui parviennent à l'établissement sont traitées, puis formalisées conformément aux exigences des normes, qui peuvent être inscrites dans des instructions ou des règlements de documentation.

En général document - ce sont des informations qui sont enregistrées sur un support tangible avec des détails permettant de les reconnaître. Il existe une classification multidimensionnelle des documents. Tous les documents sont divisés dans les flux de documents suivants:

· Documents entrants;

· Documents sortants;

· Documents internes.

Documents entrants - ce sont les documents qui proviennent des organes de direction supérieurs, des organisations subordonnées, d'autres départements, d'autres organisations et, bien sûr, des citoyens. Ces documents peuvent inclure des ordres, des ordres, des lettres, des plaintes de citoyens et autres. Les documents entrants sont généralement consignés et enregistrés dans le journal des documents entrants.

Documents sortants - ce sont les documents envoyés par l'institution. Ces documents peuvent inclure des ordres, des instructions aux organisations subordonnées, des rapports, par exemple, aux organes de direction supérieurs, des lettres et autres. Les sorties comme les entrées sont enregistrées et enregistrées dans le journal des documents sortants.

Documents internes - ce sont les documents qui ne quittent pas l'institution. Ces documents peuvent inclure un ordre, un ordre d'un supérieur à un subordonné, des notes explicatives, des rapports et autres.

Cet article traite de la classification des documents en fonction du flux de documents. Ci-dessous, nous analyserons les variétés de chacun des flux.

Premièrement, la classification suivante des documents entrants sera prise en compte:

· Documents qui ne nécessitent pas de réponse;

· Documents nécessitant une réponse;

· Documents provenant d'institutions et d'organisations subordonnées;

· Correspondance personnelle;

· Appels des citoyens.

Vous devez maintenant analyser les documents sortants. La classification des documents sortants comprend les éléments suivants:

· Réponses aux appels des citoyens;

· Réponses aux documents reçus envoyés par d'autres institutions.

Le dernier flux de documents qui n'a pas encore été classifié est celui des documents internes. Les documents internes comprennent les types suivants:

· Ordres;

· Ordres;

· Notes de bureau;

· Instructions.

Selon la forme de présentation, la classification suivante peut être envisagée:

· Sur les supports électroniques, en particulier les lettres envoyées par courrier électronique;

· Sur papier;

· Documents envoyés avec une signature numérique électronique. Une signature numérique électronique vous permet de vérifier si la signature appartient au propriétaire du certificat de clé.

Selon les conditions d'examen et d'exécution, les documents peuvent être classés dans les parties suivantes:

· Réglementation;

· Non réglementé.

Les documents réglementaires sont des documents qui doivent être exécutés dans un certain laps de temps.

Les documents non réglementaires sont des documents qui n'ont pas de conditions de considération et d'exécution.

La classification suivante des documents en fonction du périmètre d'exécution:

· Document organisationnel et administratif;

· Document de référence;

· Document scientifique et technique;

· Document financier;

· Reporting et document statistique.

Selon la structure, il existe les documents suivants:

· Document à structure complexe;

· Un document simple.

Selon le degré d'admission aux documents, il existe les documents suivants:

· Ouvrir les documents;

· Documents avec un tampon de restriction d'accès.

Selon l'origine, il existe les documents suivants:

· Service ou documents officiels;

· Documents personnels.

Les documents officiels ou officiels sont des documents rédigés par une personne physique ou morale dans un certain ordre, reflétant les intérêts de l'institution.

Les documents personnels sont des documents qui reflètent les intérêts d'une personne en particulier. Ils sont également appelés documents personnalisés.

Les documents suivants sont juridiquement valables:

· Documents originaux;

· Vacances;

· Copies certifiées conformes;

· Les doublons;

· Extraits.

Les documents originaux sont des documents qui ont été créés en premier ou produits en un seul exemplaire, signé par l'auteur.

Une copie de documents est des documents qui contiennent des informations complètes sur le document original et son type, mais ce type de document n'a pas de force juridique.

Libération de documents - une copie d'un document, qui est faite pour une copie conforme lors de l'exécution du document original et qui reste à l'institution.

Les copies certifiées sont des copies juridiquement contraignantes.

Les doublons sont des copies du document original qui ont la même force juridique que le document original.

Les extraits font partie d'un document certifié par un fonctionnaire et un sceau, qui indique le document à partir duquel il a été émis.

Sous forme de présentation, il existe les documents suivants:

· Individuel;

· Pochoir;

· Typique;

· Approximatif;

· Unifié.

Les documents individuels sont des documents qui se présentent sous n'importe quelle forme.

Documents au pochoir - documents dans lesquels la structure et une partie du contenu ont été préparées à l'avance, et d'autres parties sont remplies lors de la compilation.

Les documents modèles sont des documents qui décrivent certains phénomènes et processus. Ceux-ci incluent des instructions typiques.

Exemples de documents - documents utilisés dans la préparation de documents pour des documents similaires.

Les documents unifiés sont des documents qui font partie d'un système unifié.

Selon les conditions d'exécution, il existe les documents suivants:

· Sans préciser la durée de l'exécution;

· Urgent.

Selon la période de stockage, il existe les documents suivants:

· Documents de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans);

· Documents de stockage permanent;

· Documents pour stockage à long terme (plus de 10 ans).

Ce qui précède est une classification complète des documents.

Les documents considérés ci-dessus, leur mouvement est appelé flux de documents.

Dans la chaîne technologique de traitement et de circulation des documents, on distingue les étapes suivantes:

· Acceptation et traitement primaire des documents reçus par l'organisation;

· Examen préliminaire et distribution des documents;

· Enregistrement des documents;

· Contrôle d'exécution;

· Travail d'information et de référence;

· Exécution des documents, leur préparation, approbation, exécution;

· Envoi ou envoi aux entreprises.

Il est maintenant conseillé de considérer chaque étape plus en détail.

La réception et le traitement primaire des documents reçus par l'organisation sont effectués par des employés de bureau. Les e-mails arrivent généralement à chaque employé et, par conséquent, le traitement est effectué non seulement par le personnel du bureau, mais également par des employés individuels.

Étape de l'examen préliminaire et de la distribution des documents. Cette étape prévoit la distribution des documents aux salariés individuels qui sont en charge de telle ou telle question, ou à qui le document est adressé.

L'enregistrement des documents joue un rôle important. Cette étape est nécessaire pour qu'aucun document ne soit perdu et pour suivre l'exécution de ce document.

Le contrôle de l'exécution est la prochaine étape. Cela implique un contrôle sur la rapidité et la qualité de l'exécution des documents.

Le travail de référence implique l'emplacement du document, qui possède ce document et quels documents contiennent des informations sur un problème quelconque.

L'exécution des documents, leur préparation, leur approbation et leur exécution constituent l'avant-dernière étape du traitement des documents.

La soumission ou le renvoi est la dernière étape. Une fois le document exécuté, ils examinent la durée du document et l'envoient avec les documents joints sur cette question à l'affaire.

La classification des documents a été discutée ci-dessus. À cet égard, les types de flux de travail suivants sont distingués:

· Externe;

· Interne.

Le flux de travail externe est un flux de travail dans lequel les documents proviennent d'autres institutions.

Le flux de travail interne est un flux de travail dans lequel le mouvement des documents se produit uniquement au sein d'une institution donnée.

Selon le type d'organisation, les workflows suivants sont distingués:

· Centralisé - il s'agit d'un flux de documents, dans lequel il existe un système unifié d'enregistrement et de comptabilité des documents;

· Décentralisé - il s'agit d'un flux de travail dans lequel il n'y a pas de système unifié d'enregistrement et de comptabilité des documents;

· Mixte est un flux de travail dans lequel des flux de travail décentralisés et centralisés ont lieu. Ce type de flux de documents est utilisé dans les grandes entreprises dans lesquelles un grand volume de documents se produit.

Le flux de documents n'est actuellement pas idéal, bien que l'on en dise beaucoup et qu'il ne soit pas suffisant d'écrire dans la littérature. Dans de nombreuses organisations, il existe des problèmes non résolus qui entravent l'amélioration de la gestion institutionnelle. Par conséquent, la circulation des documents dans l'institution n'est pas pensée de manière suffisamment efficace, certains documents vont très loin au destinataire, les opérations avec ce document sont dupliquées. Souvent, le chemin emprunté par un document est beaucoup plus long que le temps nécessaire pour y travailler.

L'exécution des documents conformément aux normes est un élément fondamental de la correspondance avec d'autres organisations, institutions, entreprises. Just office work est destiné à la rédaction correcte de documents de différents types dans différents lieux de réception. Il existe les normes d'état suivantes pour la paperasse:

· GOST R 7.0.8 - 2013. Travail de bureau et travail d'archivage. Termes et définitions;

GOST R ISO 15489-1-2007. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion de documents. Exigences générales;

GOST R 6.30-2003. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse;

GOST 7.70-2003. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Description des bases de données et des tableaux d'informations lisibles par machine. Composition et désignation des caractéristiques.

Standard GOST R 7.0.8 - 2013. Travail de bureau et archivage. Termes et définitions fournit des termes et des définitions dans le domaine de l'archivage et de la tenue de registres. Les termes et définitions qui sont enregistrés dans cette norme nationale doivent être reflétés dans tous les types de documentation et de littérature sur le travail de bureau et l'archivage.

GOST R ISO 15489-1-2007. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion de documents. Les exigences générales s'appliquent à la gestion des documents dans toutes les organisations. Il étend son influence à tous les formats de documents et à tous les supports. La norme contient des dispositions sur les processus liés aux documents de l'institution, des dispositions sur la responsabilité, les procédures, les politiques, elle contient des lignes directrices pour la mise en œuvre et la conception de systèmes de gestion de documents.

Norme d'État de la Fédération de Russie GOST 6.30-2003 "Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse "(adopté et mis en vigueur par le décret du Gosstandart de la Fédération de Russie du 3 mars 2003 N 65-st). Le système unifié de documentation organisationnelle et administrative comprend les ordres, les ordres, les lettres, les actes, les protocoles, décisions. La norme d'État prévoit: les exigences relatives aux formulaires de document, la composition des détails des documents et les exigences pour leur enregistrement, l'emplacement correct des détails.Les exigences de cette norme d'État sont recommandées, mais en même temps obligatoires, car un un document mal exécuté peut entraîner un retard dans le travail d'une organisation, une institution d'État, car un document mal exécuté peut mal comprendre et envoyer pour révision à l'unité structurelle d'où il vient. Une bonne paperasse est une partie importante du travail d'une organisation , une institution avec d'autres unités structurelles, en particulier lorsqu'il s'agit d'agences gouvernementales avec lesquelles vous travaillez ou avec nous eren au travail.

GOST 7.70-2003. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Description des bases de données et des tableaux d'informations lisibles par machine. La composition et la désignation des caractéristiques sont interétatiques. Pays ayant adopté cette norme: Arménie, Azerbaïdjan, Biélorussie, Géorgie, Kazakhstan, Kirghizistan, Moldova, Fédération de Russie, Tadjikistan, Turkménistan, Ouzbékistan et Ukraine. Cette norme établit les détails, c'est-à-dire leur contenu, leur présentation, leur composition, leurs ressources électroniques, qui constituent une base de données.

Le travail de bureau dans une organisation ou une institution est un flux d'informations qui doit être correctement rédigé, pris en compte et régulé.

Chaque activité présente à la fois des avantages et des inconvénients.

Les avantages du travail de bureau comprennent, tout d'abord, un accès rapide aux documents nécessaires. L'accès en ligne aux documents nécessaires définit une organisation comme une organisation bien organisée et structurée avec laquelle il est facile de collaborer. Le travail de bureau présente les avantages suivants:

· L'efficacité de la gestion du mouvement des documents;

· Stockage de documents pour un type d'activité en un seul endroit;

· Formation d'une archive de documents.

Le travail de bureau présente à la fois des avantages et des inconvénients. Il est maintenant conseillé de prendre en compte les inconvénients suivants du travail de bureau:

Base obsolète de documents normatifs régissant les activités de support documentaire et de tenue de registres;

· Faible systématisation des approches de mise en œuvre des procédures standard, qui ne permet pas d'exécuter ou de créer rapidement des documents;

· Équipement insuffisant des départements avec la technologie informatique moderne, qui sont liés au travail d'organisation et de personnel;

· Insuffisance ou absence d'un seul réseau de communication et de transport, qui regroupe les référentiels de documents de différents services d'une organisation ou institution;

· L'utilisation de technologies électroniques insuffisamment conformes, qui conduisent à l'utilisation de décisions erronées dans diverses opérations documentaires (création, traitement, stockage et contrôle d'exécution);

· Faible efficacité du système de contrôle et réponse rapide à l'évolution du cadre réglementaire pour le support documentaire.

La classification des documents est variée et est considérée comme importante en volume. L'interrelation du flux de documents est particulière et de nombreuses sources le spécifient de différentes manières. Le flux de documents, ainsi que le travail de bureau, sont des parties indépendantes dans une institution. Le flux de documents est le mouvement de documents dans une institution, et le travail de bureau est la création ou l'exécution de documents conformément aux exigences ou, en d'autres termes, aux normes. Chaque activité présente à la fois des avantages et des inconvénients. Quant au workflow, il n'y a pas d'idéal, mais il y a quelques améliorations dans le passage rapide du chemin vers le destinataire. Les avantages et les inconvénients du travail de bureau sont pris en compte.